医疗耗材管理信息系统的设计

汤国平，胡 亮

浙江大学医学院附属义乌医院，杭州市，310029

医疗耗材管理信息系统的设计

【作 者】汤国平，胡 亮

浙江大学医学院附属义乌医院，杭州市，310029

医用耗材是医院开展医疗工作不可缺少的主要物资和基础，其品种型号繁多，应用量大，如何对其进行可行而高效的管理一直是大家关心的一个课题。该文就如何设计出一套流程上规范，耗材管理员、供应商、临床科室共同参与的医用耗材信息管理系统展开讨论，并将先进的管理模式-企业资源规划(Enterprise Resource Planning，ERP)运用于整个系统的设计过程中。

医用耗材；信息管理系统；ERP

1 现有医用耗材管理系统存在的问题

(1) 信息流阻塞、效率低下 传统医用耗材管理系统并没有完全覆盖医用耗材供应链，耗材管理人员常常疲惫于庞大的医疗耗材字典库的维护，繁琐的订单，还要密切关注供应商各类证件的效期，不仅效率低下，而且信息流常常滞后，没有发挥信息系统可以协同办公的优点。

(2) 供应商管理存在隐患 医用耗材采购有严格的证件管理制度，在实际工作中耗材管理员要审查供应商的营业执照、经营许可证、生产许可证、注册证等证件，并且这些证件有一定的时效性。如采购证件过期的医用耗材将给临床医疗安全带来隐患和纠纷，所以严格禁止采购证件过期的医用耗材，但是单靠耗材管理员来完成审核和动态管理工作效率低下，而且容易出现差错。

(3) 存货保质监控缺乏管理 医疗耗材面向患者，对其安全性要求严格，效期管理是确保医疗耗材安全可靠的重要一关。对于医疗耗材的效期管理很多医院还是依靠耗材管理员和医护人员的观察，这种做法效率低、劳动强度大、易出错。

(4) 医用高值耗材监管乏力 为了方便管理，按医用耗材的风险级别和价格将其分为普通耗材和高值耗材。医用高值耗材一般是指专科使用，具有较高价值、直接作用于人体起到治疗作用，并且按照价格制度能够收取一定费用的一次性医疗材料[1]。大多数医院的高值耗材管理都相对粗放，临床科室往往会自行通知供应商送货，由于无法溯源,一旦出现医疗纠纷,往往就会“说不清楚”[2]。所以医用高值耗材在管理上要求从采购、验收、保管、使用过程中都有登记，如何将高值耗材供应链上的各个关键点的记录电子化成为一个难点。

2 系统的理论基础

ERP是针对物资资源管理（物流）、人力资源管理（人流）、财务资源管理（财流）、信息资源管理（信息流）集成一体化的企业管理系统。应用计算机技术对供应链进行信息化管理是ERP的核心思想，ERP供应链管理是以企业购、销、存业务环节中的各项活动为对象，不仅记录各项业务的发生，还有跟踪其发展过程，为财务核算，业务分析，管理决策提供依据，从而实现财务、业务一体化全面管理，实现物流、资金流管理的统一。ERP的目的在于增加预测的准确性，减少库存，提高发货供货能力，提高物

流效率，降低供应链成本，实现利益最大化[3]。ERP在企业中运用并且得到了非常好的效果，近些年，ERP的管理模式越来越得到了医院管理部门的重视，将这套管理模式引入到医院，称之为医院资源计划（Hospital Resource Planning，HRP）[4]，目前国内大多数医院的HRP建设还属于起步阶段。

3 系统功能与模块分析

为了克服传统模式下的缺点，必须调动供应商、临床科室的积极性，我们设计开发了一个基于C/S和B/S混合模式的耗材管理信息系统，在这个耗材信息系统中创建了三个管理模块，即供应商模块，网上申领模块和耗材管理模块，每个模块有分若干个单元，如图1所示。

图1 医疗耗材管理信息系统的总体结构图Fig.1 Overall structure of medical consumable material management information system

建立高效的医疗耗材管理信息系统的前提，是要制定出符合实际工作需求且规范、完善的管理流程，流程内容应涵盖从需求提出到进入临床使用的各个环节，如图2所示。

图2 医用耗材供应链Fig.2 Supply chain of medical consumable material

该流程为一个闭环控制系统，从临床科室的需求为起点，经过耗材管理员的审核、汇总后由库房配送，对于新的耗材还需经过主管院领导审批，整个过程都在信息系统里有记录，确保信息的可追溯性。

3.1 供应商模块

供应商是医用耗材的提供者，为了保证医用耗材质量的安全性，必须对其进行严格的管理。首先，供应商创建的账户需要医院耗材管理员审核后方可使用，供应商角色登陆系统后首先要完善自己的基本信息，如各类证件信息（包括营业执照、经营/生产许可证）、公司地址、公司Logo、联系电话等。供应商完善了自己的基本信息后，供应商需要添加已经中标的医用耗材，并且提供耗材相关的信息，包括耗材名称、规格型号、价格、包装规格、生产厂家、注册证、注册证登记时间、注册证失效时间、生产许可证等。另外，为了方便临床使用科室快速而准确地查找医用耗材，供应商需要提供医用耗材相关的照片和描述。供应商添加的耗材需要经耗材管理员的审核才可以添加到字典库，耗材一旦添加到字典库，耗材信息将被锁定不能随意修改。供应商可以登陆系统查看医院发来的订单，订单的内容包括医用耗材的名称、型号、数量、送货时间。

3.2 网上申领模块

网上申领是指临床业务科室通过web浏览器在内网上申领医用耗材。这个模块包含临床科室的联系方式、自定义套餐、申领明细和高值耗材虚拟库四个单元。科室人员登录系统后，首先维护好联系方式，如：电话、送货地点等。字典库中的耗材有上万条，为了使用上的方便性，科室可以按自己的习惯从字典库中挑选出若干耗材建立自己的套餐。最后，科室就可以根据需要输入申领的数目即可，并且通过此界面，临床科室也可以看到医用耗材的库存情况，在库存不足时会闪烁以提示临床科室。申领明细单元里可以查看申领的历史记录和费用。

在高值耗材上的管理上，实行条形码管理体系，我们要求供应商提供HIBC或者EAN/UCC-128条形码，这保证了高值耗材使用上的安全性。管理方式上采用“虚拟入库和出库，先使用后结算”的方式。

图3为高值耗材供应链示意图，临床科室根据需求在网上申领模块提交订单。耗材管理员收到订单后及时订货，临床科室根据实际使用情况在网上申领模块进行虚拟“入库、出库”。使用完毕经审核后，凭借相关单据由耗材管理员完成真正的人库、出库[5-6]。高值耗材的这种条码管理和“虚拟库”的做法，不仅增强了高值耗材的可追溯性，同时也加快了医院资金的周转率。

3.3 医用耗材管理模块

医用耗材管理模块是整个系统中最核心的模块，这个模块包括基础数据管理、账户管理、业务管理、

采购管理和统计与报表五个单元，每个单元有分若干个子单元（见图1）。

基础信息管理单元主要是对供应商、生产厂家和物资字典进行维护和管理，这些管理主要包括供应商（或生产厂家）的证件管理（包括营业执照、医疗营业许可证、产品注册证、生产许可证），如果某个供应商的证件快到期，会在供应商模块和医用耗材管理模块同时发出红色提示，如果供应商没有在供应商模块里及时更新证件信息，耗材管理员将无法向供应商提交相应的订单。另外，在基础信息管理单元里需要审核供应商的提供的耗材字典并纳入到我们事前准备好的字典分类目录。

账户管理单元包括对供应商和科室的账户进行创建、分组、权限分配、修改、删除等操作。

业务管理单元包括入库、出库、耗材的效期管理。入库（或出库）时耗材管理员不仅可以创建入库单（或出库单），也可以根据科室订单直接生成入库单（出库单）。为了强化了医用耗材的效期管理，供应商发货的同时也将耗材的相关信息，如生产日期、有效期、批号、注册证号，通过网络一并提交，当货物送达库房时，耗材管理员只需核对供应商提交的耗材信息和实际收到的耗材便可入库，这种方式方便、简单、操作性强，同时也减少了工作量。

采购管理单元里可以看到科室提交上来的订单，可以按照耗材名称、供应商进行汇总，不仅可以看到订单上耗材的数量，还可以看到库存里对应耗材的数量，当库存过低时将用黄色显示，当库存不足时用红色提示。对于库存过低和库存不足的耗材，耗材管理员通过及时向供应商发出订单，补充库存，通过与供应商的协商我们还可以对必要的耗材进行加急处理。订单发出后系统向供应商发出提醒短信(如果在一定时间内供应商没有处理订单，系统提醒采购员打电话催促供应商处理订单)，供应商登陆系统后可以看到耗材管理员的发出的订单。耗材管理员可以对每次采购的满意度进行评价，为日后的招标工作提供依据。

统计与报表单元里可以清楚地看到库存数量，定期对库存进行盘点核对,做到账物相符；按类别统计医用耗材消耗量，为耗材管理员合理备货提供依据；按科室统计医用耗材申领的数量和金额，为院领导做决策提供了科学、准确、客观的依据。

图3 高值医用耗材供应链Fig.3 Supply chain of high value medical consumable material

4 讨论

医用耗材采购管理工作是一项涉及面广、工作难度较大、具体事务庞杂的工作，医用耗材管理平台好坏直接影响到医院当前和未来很长一段时间内医疗工作的开展。因此，充分利用信息化手段在医用耗材管理工作中显得尤为重要。为了保证了耗材供应链的安全和通畅，该医用耗材管理信息系统有以下特点：(1) 良好的安全性、稳定性和高效性 本系统主要功能模块搭建在医院内网上，仅供应商模块因涉及到对外服务搭建在公共互联网上，内网和外网两台服务器只进行数据传输。在防止数据丢失方面，我们加强机房管理，采用冗余供电系统。使用独立磁盘冗余数组(RAID5 level)进行数据存储，并开发自动备份代码将重要数据每天固定时间自动压缩、加密传送到数据备份服务器中备份。(2) 易用性在供应商模块和网上申领模块采用B/S模型，用户只需浏览器就可以登录系统，并采用ajax技术，提升用户体验度。(3) 可追溯性 整个耗材管理链的每个环节都在系统里有记录，可追溯性极强，增加了医用耗材的使用安全。(4) 信息公开 科室人员进行网上申领时可以实时看到库存量，可根据库存量调整需求量，保证了供应链的流通。科室人员还可以查看申领的历史记录和费用，这有利于各职能科室之间的相互监督，提高了科室间的信任度。

但是，在实际开发和使用过程中也遇到了一些问题，其中主要问题是医用耗材名称的不规范统一和没有统一的编码标准。我国医疗器械的管理部门为中国食品药品监督管理局的医疗器械管理司，其在2002年正式发布了《医疗器械分类目录》，但这个分类目录并没有重视医疗器械编码的作用，其重点放在风险管理等级的划分上[7]。 迄今为止，国内还没有一套完善的医疗器械分类和编码体系。高值耗材通常直接植入人体，由于产品质量而产生的不良事件已成为医患纠纷的热点。因此，如何对植入性医疗器械进行全程追溯已成为医院耗材管理中的重点所在[8]。虽然在国家层面还没有一套完整的编码体系，但上海市食品药品监督管理局在2007年制定了《上海市关于加强植入性医疗器械管理的意见》，意见的中心思想就是为植入性耗材建立可追溯的产品编码标识，并用HIBC或者EAN/UCC-128条形码作为植入性耗材可追溯性的依据。该信息系统中在高值耗材上的管理上，我们采用上海市的管理体系，即采用HIBC或者EAN/UCC-128条形码管理高值耗材，这保证了高值耗材在使用上的安全性[9]。普通耗材的编码我们以《医疗器械分类目录》为依据，根据我院的实际情况进行分类与编码，但同时也希望国家主管部门推广应用一套统一标准的分类和编码标准，早日将医疗器械的分类与编码的问题统一。

[1] 吕明, 郝昱文, 高云. 关于条形码技术在高值医用耗材管理上的应用研究[J]. 医疗卫生装备, 2012, 33(8): 119-121.

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[3] 王志康, 娄海芳. ERP在医用耗材管理中的应用[J]. 中华医院管理杂志, 2012, 28(3): 229-231.

[4] 王小平, 王贤裕, 刘德芝, 等. 浅谈HRP系统在医用耗材管理中的应用[J]. 经济师, 2012, (4): 165-166.

[5] 刘胜林, 郑富强, 苏敏. ERP系统在医用耗材管理中的应用[J]. 医疗卫生装备, 2008, 29(7): 75-77.

[6] 王志康, 娄海芳, 楼亚艳. 我院医用高值耗材信息化管理的实践和体会[J]. 中华医院管理杂志, 2012, 28(6): 468-470.

[7] 岳伟. 正确区分医疗器械编码与UDI间的不同概念[J]. 中国医疗器械杂志, 2012, 36(4):288-292.

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[9] 李涵. 解析医用耗材的常用分类编码[J]. 中国医疗器械杂志, 2012, 36(1): 69-71.

A Medical Consumable Material Management lnformation System

【 Writers 】Tang Guoping, Hu Liang
The Yiwu Hospital Af fi liated to Zhejiang University School of Medicine, Hangzhou, 310029

【 Abstract 】Medical consumables material is essential supplies to carry out medical work, which has a wide range of varieties and a large amount of usage. How to manage it feasibly and ef fi ciently that has been a topic of concern to everyone. This article discussed about how to design a medical consumable material management information system that has a set of standardized processes, bring together medical supplies administrator, suppliers and clinical departments. Advanced management mode, enterprise resource planning(ERP) applied to the whole system design process.

medical consumables material, information management system, ERP

TP311.52

A

10.3969/j.issn.1671-7104.2014.03.020

2013-09-27

胡亮，E-mail: ywhl@zju.edu.cn

1671-7104(2014)03-0229-03