浅析企事业单位人事档案制度的创新与发展

厉丹LI Dan

（中国电子科技集团公司第五十三研究所，锦州 121000）

（The Fifty-third Research Institute of China Electronics Technology Group Corporation，Jinzhou 121000，China）

0 引言

企事业单位的人事档案是记录职工个人经历、思想政治情况、工作情况、个人表现、晋升、薪酬、福利等多项内容的材料，它客观真实地反映了一个人的具体情况，是企事业单位进行人才选拔、职工工龄审核、职工切身利益保障的重要依据，对职工的个人发展至关重要。因此，企事业单位必须提高管理意识，加强人事档案管理，建立和完善人事档案管理制度，提高人事档案管理质量，做好人事档案记录，妥善保管人事档案，为职工未来的发展奠定良好基础。

1 人事档案制度

1.1 管理范围 企事业人事档案管理主要涉及企事业单位的专业技术人才、管理人才、单位职工的人事档案管理。

1.2 人事档案 企事业单位一般都有专门的人事档案管理库房，以用于人事档案的存放，除了单位专门的档案管理员之外，单位其他人不得随意进入档案库随意翻阅和调取档案。

1.3 档案的管理 ①根据具体的天气状况，要注意保持人事档案库房良好通风，同时还要注意库房的温度，不可过高或过低。另外，管理人员还要时常打扫库房，以保持库房的整洁，防潮防蛀，保证人事档案的完整性。②在进行人事档案管理时，要对单位管理的人事档案进行逐人登记，必须保证其完整性和准确性。③单位要定期对档案进行归类和整理，一般每季度都要整理一次，在整理时，管理人员要按照分类、编目和序号的顺序依次进行，一旦发现错误要及时更正，避免出现误放和丢失的情况。④任何个人不得以任何名义私自存放和持有他人的档案，明知错误仍坚持不不交者，应依法追究其责任。⑤积极改进和完善人事档案管理方法和手段，采用先进技术，提高档案管理的信息化和网络化水平，不断提升人事档案管理质量。

1.4 人事档案组成 企事业单位的人事档案是全面反应干部、工人历史和现实情况的实物材料，主要构成如下：

①履历表及其他简历材料等。②自传材料：报告个人有关事项的材料。③各种鉴定：审计工作中形成的材料。④各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历证明等。⑤政治历史审查材料及甄别复查材料、更改或姓名认定材料等。⑥党、团组织建设工作中形成的材料。⑦表彰奖励材料。⑧执纪执法部门形成的涉及个人的材料。⑨任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等。⑩健康检查和处理工伤事故工作中形成的材料。

1.5 人事档案查阅和借用规范 如果需要借用和查阅人事档案时，必须遵守以下规范：①未经允许，任何组织和个人不得随意选查阅他人档案，如需查阅必须办理相关借阅手续。②查阅档案仅限于组织、人事部门派出的专门党员干部到档案室查阅。③任何个人不得以任何名义查阅或借用本人或者其亲属的档案。④管理人员必须做好档案查阅和借用的记录。⑤查阅档案资料时，必须严格遵守档案管理制度，严禁任意涂改、损坏、撤换人事档案资料。⑥在查阅人事资料时，未经允许不得随意抄录其具体内容，经允许抄录后，抄录完毕应及时将资料送还。

2 人事档案的创新与发展

2.1 人事档案的社会化 ①要想实现人事档案管理社会化，就必须积极完善人事档案管理制度，明确公共权力机构与企事业单位档案管理人员的权利义务，建立公共雇佣契约，规范企事业单位的人员流动，依法保护个人合法权益，提高人事档案管理质量，转变以往那种过度自由的人事管理状态，采用新型的人事档案管理方式，强化员工人事档案意识，引导其自觉约束和规范自身行为。②人事档案管理具有极为重要的社会化意义，主要表现在：一是健全人事档案管理制度，严格档案管理机制，在档案资料填写时要力求公平公正，避免出现填写不规范的情况，保证其真实性和公平性；二是最大程度地节约各项社会成本，精简人事结构，不断提高人事档案管理的效率和质量；三是打破以往地区、行业、部门、身份等条件的影响，提高企事业单位人事档案管理的社会程度。

2.2 人事档案的电子化 ①积极推进人事档案管理电子化，采用先进的电子信息手段，逐步建立起一套系统完善的人事档案管理制度，通过信用等级评价规范档案管理和使用秩序，既规范了人事档案的管理工作，又节约了人事档案的归档、整理和保管的成本，还减少了人事档案丢失、损坏的风险。②人事档案电子化动态地反映了个人的基本情况，对其未来的发展和晋升具有重要考量价值。人事档案电子化管理主要包括四个模块，即学历职称模块、职业生涯模块、职业能力与业绩模块、职业道德与信誉模块，它真实地记录和反映了个人的兴趣、特长、业务能力等情况，极大地提高了档案管理的效率和质量。

2.3 人事档案的法制化 所谓人事档案法制化，就是在依据人事档案管理相关法律法规要求的基础上，深化企事业单位人事档案管理体制改革，优化人事档案管理，提高管理质量，强化管理人员的法律意识，并自觉规范其行为。一是在人事档案管理过程中，管理人员必须依照法律规定，自觉维护档案安全，不得随意泄露他人信息；二是当个人与组织缔结相关合约时，必须按照我国《劳动法》的相关规定依法维护个人和组织的合法权益；三是人事档案的使用和管理必须遵守《保密法》和《档案法》的有关规定，本人在社会活动和职务活动中要严守秘密，绝不能泄露国家秘密、组织秘密和单位的商务秘密。

3 结束语

总之，在社会主义市场经济不断深化改革的同时，企事业单位的人事档案制度和人事档案只有沿着社会化、电子化和法制化的方向进行创新与发展，才能适应市场经济人才流动的需要，才能为企事业单位引进更多、更好的人才。

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