探究成本管理新理念——信息系统成本管理

上海立信会计学院 孔令娴 王少伦

探究成本管理新理念
——信息系统成本管理

上海立信会计学院 孔令娴 王少伦

粗框的成本管理模式是我国工业化进程的最大障碍，将信息系统融合到工业化的成本管理中，为我国企业进一步改革指明了方向。文章首先对信息系统做简单介绍，再从企业成本管理水平较低的原因入手，进而分析信息系统在企业成本管理中的优势，最后着重探究信息系统进行成本管理的有效途径。

信息系统；成本管理；成本控制

当前我国的工业化进程遇到很多方面的阻碍，其中很重要的一方面是企业成本管理水平较低，浪费严重，企业扩大再生产资金不足。可见，我国工业化的难点和重点是成本管理，“信息化和工业化深度融合”首先是信息化与成本管理的融合，即运用信息系统进行成本管理。

1信息系统概述

信息系统实质上是一套软件系统，是软件公司根据企业成本管理的整个流程特点而量身定制的。信息系统实施的硬件基础是企业所有部门配备电脑，开通局域网；软件基础是安装统一的信息系统。企业的任何部门在进行成本活动前，需要在信息系统上登录，信息系统根据企业的基础设置，在后台进行复杂运算，最后反馈成本管理意见。比如，生产车间接到生产任务，到仓库领取材料，必须先登录信息系统，输入生产某种产品、多少产量，信息系统经过后台的计算，提示可以领取的材料种类及数量，并自动打印领料单。生产车间凭这张领料单到仓库领料。仓库必须严格按照领料单发出原材料。显而易见，使用了信息系统，避免了生产部门领取材料种类或者数量的错误，为企业节约了成本。

信息系统的最终目的是提高企业资源的利用效率，节约企业的运作成本，增加企业的获利能力。

2我国企业成本管理水平低的原因

近年来，在国际汇率上升与国内物价上涨的双重压力下，我国企业产品价格不断攀升，销售萎缩，企业资金循环不畅，无力扩大再生产，工业化进程受阻。可见，产品价格提高是工业化进程受阻的根本原因。有效的成本管理是控制产品价格的重要途径。然而，当前我国企业成本管理水平较低，这主要由两方面的因素造成。

第一，成本管理涉及数据量大

现代企业的工业化生产将产品的生产过程划分为很多独立的生产工序，每道生产工序的成本包括材料、人工以及间接费用。因为工业化生产的复杂性，仅仅一种产品的一道工序可能就需要投入几百种甚至上千种材料，同时人工以及间接费用涉及到的成本数据也相当广泛。可想而知，对于产品众多的工业化企业，生产工序纷繁复杂，每道生产工序涉及的材料、人工、费用等成本数据相当庞大。

第二，数据存储分散

成本管理的相关数据分散在企业的各个部门，比如生产投领料数据在仓库，人工投入在生产部门，折旧费在财务部门，不同部门分别掌握一部分成本数据，这就造成了企业在生产过程中无法及时宏观上核算产品的实际成本。只有当生产结束后，所有部门掌握的数据集中起来，才能够计算产品实际成本，但此时生产已经结束，浪费已经发生。

3信息系统进行成本管理的优势

在我国企业成本管理水平普遍不高的情况下，党的十八大提出了“推动信息化和工业化深度融合”，为我国成本管理改革指明了方向。那么，信息系统进行成本管理具有哪些优势，是否能够从本质上提高企业成本管理能力。笔者认为信息系统进行成本管理具有如下三方面优势：

第一，准确且快速的数据计算能力

信息系统采用计算机进行成本管理，计算机的优点在于计算准确和迅速。一方面，信息系统能够精确到小数点后五位，这对于高科技企业的材料投放量管理尤为重要；另一方面，信息系统数据计算速度已经进入云时代，快速的成本计算使企业能够掌握实时的成本资料。

第二，所有部门数据共享，及时发现偏差

信息系统通过网络将企业所有部门的数据联结起来。成本项目发生后，企业不同部门的工作人员将分散的零散成本数据及时录入信息系统。信息系统对生产材料领用、车间工序加工、产品完工入库等业务进行动态的反映，实现数据共享。企业能够及时地对生产过程中偏离计划成本的材料、人工等成本支出实时地进行揭示，及时发现超过标准成本的消耗，有利于企业迅速制定改进措施，纠正偏差，以达到降低成本的目的。

第三，预算产品成本

面对日益激烈的市场竞争，企业经常需要做出是否承接某订单的决策。信息系统能够利用计划成本下的单位产品成本或历史产品单位成本，预测任意产量下的产品成本，迅速计算出接单生产对利润的影响，为销售决策提供强有力的科学依据，从而避免积极销售行为的错失或后续机会成本的增加。

4信息系统进行成本管理的途径

信息系统采用“事先计划、事中控制、事后分析”的管理思想和管理流程进行成本控制。

（1）事前计划

事前计划是整个成本管理的起点，简单来说就是在生产过程开始前，制定一套符合企业生产经营状况的计划成本体系。合理有效的计划成本体系是企业在各个部门密切配合、反复研究和测算制定出未来某个时期内各种生产条件(如生产规模、技术水平、能力利用等)处于正常状态下的计划成本。比如，企业根据历年的统计资料计算出生产某种产品需要投入的物料清单、人工清单以及物料单价等信息，这个统计资料存储在信息系统后台，生产过程一旦开始，信息系统可以快速计算出需要投入的各项成本数量及金额。计划成本是进行成本管理的依据和基础。

信息系统成本管理与传统成本管理相比，一个重要的优势就是计划成本的实时更新。信息系统由于高速的数据运算能力，可以根据最新的技术水平以及材料价格对计划成本进行快速更新，更新频率能够达到每五天、甚至每天更新。而传统成本管理中计划成本的更新频率为每年或者每三年。在技术飞快发展的今天，计划成本的高速且准确更新对于成本管理是非常重要的。

（2）事中控制

事中控制是企业生产进行过程中，信息系统及时提示企业发生了成本浪费，并迅速采取相关措施。

1）原材料成本管理。事前计划阶段，信息系统已经制订了详细的物料清单。生产任务下达后，生产部门必须严格按照物料清单领料。在生产过程中，如果发生领用的原材料不够使用，需要再次领料，必须由生产人员登录信息系统，向信息系统发出增加投料的申请，信息系统再次核算产品的成本并与售价比较，将比较的结果反馈企业管理人员，当管理人员复核许可后，信息系统才可以打印新的领料单。

2）人工成本管理。与原材料成本管理类似，当企业需要增加生产产品的人工投入时，必须取得管理人员的许可。因为不同熟练程度的技术工人做相同工作所需要的时间差别很大，获取的报酬也不相同，信息系统可以通过复杂的计算，直接计算得出使用哪位技术工人生产某种产品的成本最低，为企业节约成本。

3）间接费用管理。间接费用包括修理费、水电费、车间管理人员薪资等。当企业维持一定的生产规模时，间接费用浮动相对较小。信息系统进行间接费用管理时采取鼓励节约的方法，即当间接费用降低时，信息系统向管理层发出奖励相关人员的提示。

4）售价管理。信息系统根据原材料、人工以及相关费用的投入量，计算单位产品的成本，当发现产品的成本有超过售价的迹象时，马上向相关负责人发出预警。企业需要采取一系列措施避免亏损，包括进一步控制成本、提高售价以及放弃订单等。

（3）事后分析

事后分析是企业生产过程结束后，信息系统自动计算实际发生的成本与计划成本的差异，即超额成本，分析超额成本产生的原因，追查责任部门。

超额成本原因有很多，包括计划成本制定不合理；成本管理存在漏洞；企业外部因素等。很多情况下，同一个超额成本可能是由两个或两个以上的原因造成的。存在多种原因的情况下，需要量化每种原因的影响程度。进一步确定责任部门，且纳入部门考核指标之内。也就是建立部门与超额成本的负责制度，及时、准确地考核各部门成本管理的实施情况。对于成本管理不认真的部门，实施严格的惩罚措施，矫正该部门的不利活动,督促该部门发挥有效的成本管理职能。从根源上开始改进成本管理控制工作，将成本管理落到实处。

总之，信息系统可以有效监控企业经营活动的全过程，成本控制对象延伸到所有部门，控制形态从事后控制转化为事中控制，真正实现了全方位有计划的成本管理。然而，当前使用信息系统进行成本管理的企业为数不多，管理手段也处于低级阶段，希望本文能够为企业进行成本管理提供新理念，为企业利用信息系统进行成本管理提供帮助。

[1]赖晓烜.对ERP环境下企业财务管理问题的几点思考[J].中国管理信息化,2012(11)：14-15.

[2]金卫健.运用DEMATEL方法分析ERP环境下的企业绩效影响因素[J].财会月刊,2013(05):63-64.

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Kong Ling xian,Wang Shao lun

Raw cost m anagem ent mode is the biggest obstac le to Chinese industrialization p rocess.Inform ation system integ ration with industria lization cost management shows a new d irection for Chinese enterp rises further re form.This artic le firstly introduces information system,then starts w ith low enterp rise cost m anagem ent leve l,analyzes advantages of information system in enterp rise cost m anagem ent,finally exp lores effective ways to how to carry out manage information system in cost management.

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上海市能源经济信息（2014年1-4月累计）

高校创新创业教育基地（10－7109－04－012）。

孔令娴（1982－），女，汉族，天津人，上海立信会计学院助教，硕士研究生，研究方向：信息系统原理与应用。王少伦（1994－），男，汉族，上海人，本科生在读，上海立信会计学院财务管理系学生。