高校仪器信息的标准化管理研究

陈 红， 王寿辉， 徐锡荣， 宫必宁， 王志良

(河海大学 水利水电学院， 江苏 南京 210098)

0 引 言

仪器设备是确保高校教学科研工作顺利开展的基础，近年来，随着国家对高等教育事业投入的增加，各高校购置了大量仪器，为此，各高校也建立了相应的仪器信息管理系统和大型仪器管理系统[1-2]，先后开发了基于Web的管理系统，和基于C/S结构的管理系统[3-8]，以及基于B/S和C/S混合结构的管理系统[9-10]。由于缺乏统一指导，全国高校未能建立一套标准化、规范化的仪器信息管理体系，主要表现在：① 仪器信息管理分类方法多，如分为大型仪器和小型仪器，实验室仪器和原型仪器等，导致管理流程复杂，操作繁琐；② 管理系统结构各异，C/S结构与B/S结构并存，影响系统交互；③ 仪器信息统计随意性强，信息准确性和完整性欠缺，例如部分仪器技术指标、应用范围及相关技术文档都未录入信息库，影响后期使用及维护；④ 数据库形式各异，如采用ACCESS、SQL Sever、Oracle、MySever等不同类型数据库，导致数据兼容性差，影响信息交互；⑤ 仪器编号缺乏规范和统一规划，难以准确反应出高校、购置时间、采购方式等信息，影响仪器共享和信息统计。

仪器信息管理缺乏标准产生的主要问题有：① 系统兼容性差，信息不完整，影响全国仪器信息的统一管理；② 各高校独立都开发相应管理系统，重复建设严重，浪费有限资源；③ 系统扩展性差，数据库容量及编号资源难以满足后期发展。因此，在信息管理流程、数据库选取、仪器编号及仪器基本信息等仪器信息管理方面，应建立统一规划，实现标准化仪管理。

1 仪器信息管理流程标准化

仪器信息管理流程见图1，信息录入时由仪器购置者或使用者填报仪器信息单，经院系负责人审批后，再送至仪器登记管理部门录入到管理系统。高校仪器众多，工作量大，对于大型仪器信息审核较严格，而对于小型低值仪器缺乏必要监管，导致仪器信息录入时存在信息不完整或错误情况，影响到后续仪器使用及维护工作。

图1 仪器信息采集流程

仪器信息管理流程是确保仪器信息准确的关键，实践中，即要保证仪器信息录入的准确性和完整性，又要提高工作效率。因此，仪器信息管理系统必须统一标准，对所有仪器信息实行相同的管理流程。标准化流程管理如图2所示，分为信息录入、信息审核和信息入库等三个阶段。信息录入由仪器购置者或使用者按照仪器信息要求完成；仪器信息审核分为两步：第一步，由管理系统自动根据信息录入需要，审核仪器信息的完整性和准确性，并将审核结果存入系统；第二步，由院系资产管理专员对系统自动审查结果进行复核，确保信息准确性。仪器审查专员完成信息审核后，系统将保存至数据库，并将仪器状态信息修改为信息登记完成。由于仪器信息审核和信息传递等工作都由系统自动完成，因此，工作效率将大幅提高。

图2 仪器信息标准化流程

2 仪器信息记录标准化

2.1 系统结构

各高校开发了基于Internet的仪器信息网络化管理系统[11-12]，系统架构主要分为C/S、B/S及其混合形式。B/S架构客户端是通用浏览器(如Internet Explore，Netscape Navigator等)，服务器端为标准的Web服务器。 B/S架构简化了客户端，无需像C/S模式在客户机上安装特定客户应用程序，需安装通用浏览器即可与服务器数据交互。因此，高校仪器管理系统宜采用B/S架构系统，以利于系统的开放性。

2.2 数据库

仪器信息包括仪器名称、型号、用途、技术文档等多种信息，其主要特点有：① 数据格式各异，仪器名称为文本数据，购置时间为时间数据，技术文档为PDF或WORD格式数据；② 仪器信息数据量大，且不断增加；③ 用途广，常需要仪器查询、信息统计等多种需求。基于上述特点，采用Excel表格形式的台账管理模式已难以满足复杂数据管理需要。为此应采用专业数据库，常用数据库有Access、Oracle、mySQL 、SQL Server等[13-15]。Access数据库容量小，容量超过50 M，数据库性能就将大幅降低，且Access数据安全性能低，其难以满足海量数据存储且安全性能要求高的仪器信息管理需要。Oracle数据容量大，但专业性太强、操作相对复杂，且价格昂贵。相比Oracle，SQL Sever 和mySQL同样具有稳定、快速、安全等优点，数据库容量大，SQL Sever由微软公司开发，与基于Windows开发的信息管理系统兼容性较好，因此，仪器信息管理数据库宜采用SQL Sever数据库。

2.3 仪器编号

仪器编号是仪器的身份证，通过仪器编号能快速查询、修改或删除仪器信息；同时通过仪器编号实现仪器信息交互和数据库整合。传统仪器编号由高校独立设计，一般仅包括购置时间和相对编号等信息，上述信息未全面反映仪器信息。为实现标准化仪器信息管理，仪器编号应反映更多、更全仪器信息，为此，设计了如表1的仪器编号。编号长度为20位，包括：高校名称、一级学科、购置时间、仪器价值、采购方式、经费来源和管理方式等信息。仪器编号中部分编码采用教育部通用编码，如高校代码和一级学科代码都采用教育部统一制定的4位数编码，将有效提高系统开放性。

表1 仪器编号规则

完成仪器信息输入后，系统将根据编号规则，自动为仪器分配相应编号，即减小了工作量，又能更准确的反映出仪器名称、所属学科、购置时间、仪器价值及管理方式，将大幅提高仪器管理效率。

2.4 仪器基本信息

仪器信息与后续使用及维护密切相关，各高校统计的仪器信息各异。信息缺失将影响仪器使用，因此，仪器信息管理系统应具有相对完整的信息：① 仪器基本信息，包括仪器图片、功能、使用范围及相应测量精度；② 生产厂家信息，包括联系方式和生产企业网址，以便于仪器维护；③ 购置信息，包括采购方式、购置时间等信息；④ 技术文档，包括使用说明及安装说明，以便人才培养及仪器维护。

为此，完整的仪器信息应包括：名称、型号、图片、用途、技术指标、供货厂家、生产厂家联系电话、网址、操作说明、技术说明书等信息。

3 结 语

仪器是高校教学科研工作的基础，为提高仪器使用效率，促进仪器共享，必须加强仪器信息交互，当前各高校独立设计的仪器信息管理系统，重复建设严重、资源了浪费；另外，由于采用不同的系统结构和数据库形式，导致仪器信息数据难以实现交互，妨碍了仪器资源的共享及整合。通过对仪器信息管理流程、管理平台、数据库、仪器编号和仪器基本信息的标准化，统一全国高校仪器信息管理，将有效促进全国仪器资源的共享，提高仪器使用效率。

本文提出了仪器信息标准化管理的初步设计方案，由于部分高校已建立了信息管理系统，为此，还需要充分调研现阶段仪器信息管理方法，制定出更详细、更规范、更适用的标准化管理制度，以便各高校在现有管理系统基础上升级，减少重复建设。

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