组织机构代码信息质量改善浅析

张劲男，高祥涛

组织机构代码信息质量改善浅析

张劲男，高祥涛

本文首先介绍了组织机构代码信息质量的内涵，并在此基础上讨论了组织机构代码信息质量的现状和存在的问题，然后分析了影响组织机构代码信息质量的常见原因，最后就改善组织机构代码信息的质量提出了几点思路和做法。

组织机构代码 信息质量

一、引言

组织机构代码（以下简称“代码”）是指国家标准化行政主管部门根据全国组织机构代码编制规则编制，赋予每一个组织机构在全国范围内唯一的、始终不变的法定代码标识。通俗地讲，它就是组织机构的“身份证”。

代码数据库是以组织机构代码为唯一标识，以登记信息为基础的信息库，与社会其他信息库相比，它的优势在于解决了社会活动主体的统一标识问题。我国自1993年在全国范围内统一开始实施代码制度以来，经过10多年的努力和发展，全国组织机构代码数据库容量已达千万级，代码信息在银行账户、信贷登记系统、税务登记、社会保险、公安车辆管理、外经贸进出口管理和统计、国有资产登记管理、人事信息系统、外汇管理、海关监管、质量技术监督等领域得到了广泛的应用，代码数据库已成为覆盖社会各类组织机构最为完整准确、时效性最强的公用信息数据库。

应当说，全国实施代码标识管理，开发利用代码信息资源是信息化建设的重要基础工程之一，是受益于政府，广泛服务于社会的科学管理手段。我国已加入世贸组织，国际经济交往日益频繁，国内已逐步建立起市场经济体制，跨地区、跨省的经济流转日益增加，为促进企业间经济交往，保障交易之安全，便于行政管理及信息统计等目的，代码的工作愈显其重要性与不可替代性。

二、组织机构代码信息质量的内涵

按目前的认识，组织机构代码信息的质量具体体现在三个方面：一是具有唯一性；二是具有准确完整性；三是具有时效性。这三方面的要求，也可以说是保证组织机构代码信息质量的三要素1。

具体地说，唯一性就是指每个组织机构的代码在全国范围内必须是唯一的，不存在重错码问题。它有以下两个方面的含义：一是不存在一个组织机构具有多个组织机构代码。二是不存在一个组织机构代码颁发给两个或两个以上的组织机构。

准确完整性是指每个组织机构代码及其基本信息必须是完整的和准确的，必须准确无误地反映该代码所标识的组织机构的真实情况，即不存在越级赋码颁证、越管理权限赋码颁证、记录信息错误、注录信息不全、随意注录信息、不按政策规定赋码颁证等现象。

时效性是指必须保证组织机构代码信息是现实存在并且现时准确的，即组织机构代码是在有效期内并经过年度检验的，其信息要求是动态的、实时的2。

三、组织机构代码质量现状和存在的问题

在2000年全国统一进行网上赋码之前，由于存在多个管理机构多头赋码现象，使组织机构代码数据的唯一性很难保证。实现网上统一赋码后，不再采取传统的分级切段式的赋码模式，而是采用国家代码中心和省级分中心的二级集中赋码模式，通过全国联网的省级数据库审核，申领单位确实没有办理过组织机构代码后，由省中心将具体的组织代码直接赋予相应的组织机构。从技术上讲，可以说是基本保证了组织机构代码的唯一性，但随着组织机构代码应用领域的拓展和深入，对组织机构代码的认识也在不断加深，为了某种目的想在代码上做文章者不断增多，使现有的技术已很难从根本上保证组织机构代码的唯一性。例如：因组织机构名称、类型、性质等变更而产生的一个组织机构有多个组织机构代码现象时有发生，但应用部门要求，却是要达到零差错率。

在准确完整性方面存在的问题是当前影响代码信息质量的较普遍性问题，主要表现为注录数据不完整。按照现行软件的要求，每个组织机构代码都对应着该机构的40多个信息项，而其中必录信息项不到一半。因此，非必录信息项注录显得非常随意，甚至有的基本上不注录，即使必录项的注录，也由于某些原因而产生不准确现象。其次，由于个别工作人员的原因，越管理权限赋码颁证和不按政策规定赋码颁证现象目前仍时有发生。再次，我国改革开放已经30年，社会经济结构发生了巨大变化，新的所有制形式和组织机构类型不断涌现，可以说是天天都有新问题，这也是影响组织机构代码质量准确性的另一个因素。

时效性问题是当前谈论最多而实际操作中又最难以解决的问题，如解决不好，也会影响到组织机构代码的应用。全国组织机构代码数据总量已突破千万，就代码证的年检换证情况来看，超期年检、超期换证仍然很多，机构批准部门与赋码部门信息交换程度还不够，一些组织机构的变更及注销信息未能得到及时更新，所有这些都致使代码时效性的下降。

四、影响组织机构代码信息质量的原因

代码的生命在于应用，但应用的前提是代码信息的质量，代码信息的质量可以从代码的唯一性、准确完整性和时效性来界定；综合为组织机构代码的质量特性。从目前组织机构代码发展的实际情况来看，影响组织机构代码信息质量的原因主要有以下几方面：

1.代码信息采集、录入过程中仍存在不规范的操作，个别代码工作人员工作能力欠缺、态度不够认真。由于组织机构代码工作从受理到数据信息录入还是以人为本，因此，人为因素是影响代码信息质量的一个重要方面。在个别代码部门，由于具体工作人员不稳定，更换频繁，而新进人员对代码工作的政策、原则、要求等了解不全，业务不熟，操作不规范，在工作衔接中容易出现差错，致使录入的代码信息不够准确、完整，甚至可能出现重错码问题。

2.有些企业特别是个体工商户只办理登记，不办理注销登记，关闭、停业后产生无效的垃圾数据。部分企业因无法继续维持下去，不按时参加年检、换证，所以只好按“工商管理条例”自然注销，而组织机构代码相关数据信息却无法依法销毁；还有些企业特别是个体工商户对代码证持着“重办理，轻注销”的态度，结果造成了很多垃圾数据。

3.许多企业单位对机构代码知识了解少，当数据采集项发生了变动后不能及时来进行相应数据的更新。超期年检的组织机构仍很多，这些都致使代码信息的时效性下降。

4.因机构名称、类型、改制等变更而产生的重码、重名现象仍时有发生。由于在市场经济条件下，组织机构随时会根据市场环境的变化来调整自己的存在形式和经营性质（如转制等），而代码管理机构与工商管理部门在管理流程上又缺乏标准的公文往来，如果双方协调不力，代码管理部门就不易区分那些因企业重组、改制而更名且工商行政部门为其换发新营业执照的已赋码的组织机构，此时就有可能会再次赋码，进而造成机构重码。

五、改善代码信息质量的几点思路和做法

1.从源头抓质量，严把数据采集、录入关，按照国家代码中心规定采集数据信息。

为保证代码信息的质量，就应严格按照国家代码中心规定的数据采集标准进行采集，规范和完整代码数据采集和录入，在数据规范方面应注意各数据项的真实性、完整性以及数据的必录项，克服人为因素造成的错误数据，杜绝不合格数据的产生。同时，对以前的数据可以结合年检和换证工作进行完善。

2.加强代码工作人员素质，注重培训和管理，建立代码质量管理体系。

提高人员素质是保证代码信息质量的前期，要提高代码质量，就要以人为本，从工作人员的思想意识到操作技能，加强代码工作人员的业务培训和考核，特别要加强代码工作的政策、规范、技术应用等培训，通过加强培训和管理，提高全员的整体水平。在一些非集中式培训中，可以尝试采用QQ群的方式进行，通过网络建立低成本、方便、快捷的学习交流平台，把日常代码工作中的重点、难点、易错之处编成示例库（最好有语音和图文）发到群上让大家学习，并随时将国家代码中心的新动态、新要求及实际工作遇到的新问题在群上进行通报解答，使代码工作人员能够及时地掌握最新的工作信息和业务知识。

从质量管理的角度来看，组织机构代码作为一种特殊的“产品”，同其他产品一样，存在着质量保证的要求。代码质量首先指的是组织机构代码本身的质量，包括组织机构代码的唯一性、终身不变性、无含义性，以及组织机构代码基本信息的准确性、时效性、完整性、可靠性和安全性，这些综合为组织机构代码的质量特性。另外，还包括赋码过程的规范性质量，以及整个组织机构代码系统管理工作、技术水平以及组织工作所能达到的规范保证。所以，有必要构建一套从信息采集、信息处理、数据传输、数据库维护到信息应用各环节的规范化代码质量管理体系以保证代码质量的全面提升。

3.加大宣传力度、执法力度，促进社会各界和组织机构自觉履行代码登记、变更、注销等相关业务的自觉性。

社会上的一些组织机构对代码知识知之甚少，加之对其不重视，所以在申领完代码证书，办理好银行开户和税务登记手续后，就认为代码证不会再有多大用处，所以不能按照规定及时地申报代码证的年检、换证、变更、注销等，从而使代码信息库的准确性和时效性下降，垃圾数据增多。针对这种情况，可以利用电台、报纸等媒体，向社会广泛深入宣传代码工作的重要性和实际意义，向人们讲解代码知识和展示有效代码证的式样，让全社会都认识代码、了解代码、应用代码；同时，加强执法，对逾期不申报的单位采取处罚等必要的规诫措施，以提高其履行代码登记、变更等相关业务的自觉性。

4.主动同机构批准部门和应用部门搞好协调、交流工作，建立工作互动关系，同时积极拓展新的应用领域，推进代码的深度应用

要保证组织机构代码信息的质量，并非代码管理机构能独立完成的，需要全社会的共同努力3。从赋码到应用，都离不开工商、民政、编办、税务、金融等部门的协调配合和支持。因此，代码管理机构应主动与各机构批准部门交流通报有关信息，形成信息交换的经常化、制度化，要充分利用工商、税务、质监部门三方信息共享资源，对代码信息库中到期、变更、注销的数据，采用发信告知和验证等方式，完成代码信息的更新，促进代码的年检、换证工作，提高代码信息的动态时效性。此外，还应加强与税务、统计、质量技术监督、海关、银行等应用部门的沟通和协调，针对不同部门的系统环境，运用灵活多样的方法，建立信息互通的合作机制，加快代码信息的更新速度，提升代码信息动态时效性。通过代码信息的共享和应用，提高代码信息质量，进一步拓展代码应用领域和深度。

5.抓好年检工作，增大年检覆盖率，提高数据的动态性、完整性和时效性。

“年检不搞，质量难保”，实施代码年检，是保证代码信息准确、实时、完整的有效手段，是提高代码信息质量的必然要求。为了增大年检的覆盖率，减少超期年检情况的发生，代码管理部门可以通过电台、报纸等媒介，以公告的形式广泛宣传年检事宜；同时，根据实际情况，可采取年检（换证）超期的预先告知制度，即通过信件、电话或短信告知的形式来催促和提醒年检期限迫近的单位前来年检；此外，还可以考虑在互联网上建立“代码信息远程查询平台”，向社会免费提供“代码信息有效性核查”服务。由于只提供代码证是否有效的信息和提示，不存在对组织机构其他信息披露的问题，这样只会对社会上“过期失效”的代码证和“未通过年检”的代码证形成信任压力，从而，促使组织机构主动办理代码证的换证和年检手续。

6.定期与机构批准和代码应用部门开展数据库的比对工作，双方通过数据核对，对发现的问题及时修改。

随着行政事业单位改革和企业改制的不断深化，新成立或变更或撤消的组织机构渐趋增多，组织机构的这种关、停、并、转情况时有发生4，为确保代码数据库的动态性和准确性，很有必要定期与机构批准及代码应用部门开展数据库的比对工作，利用其他部门的数据，通过核对，及时发现并解决问题。例如工商、国税、地税等部门的数据具备很强的实效性和准确率，通过数据比对，就能清除掉代码库中已经废业和无效的企业数据，还能及时修正代码注册过程中人为因素造成的数据错误，大幅改善代码信息质量。

六、小结

组织机构代码是我国社会和经济管理的重要基础信息，数据质量作为代码的基础性工作始终贯穿着代码的发展历程，随着组织机构代码应用领域的不断拓展，代码信息在国民经济建设中的基础地位也越来越重要，对代码数据质量的要求也越来越高。只有不断地改善和稳定组织机构代码信息质量，做到零差错率，才能使代码在应用部门得到进一步的认可，获得更深层次的应用。

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[2]陈爱琴.浅析组织机构代码的质量保证工作[J].福建质量信息，2008(07):3-4.

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[4]吴俊霞.如何提高组织机构代码数据库质量[J].大众标准化，2004(10): 48.

This paper firstly describes thEConnotation of organization code information quality,and discusses their status and the existing problems, and then analyzes thECommon reasons affecting the organization code information quality, and finally puts forward some ideas and methods to improve the organization code information quality.

organization code， information quality

哈尔滨市标准化研究院