浅谈使领馆机构在华运作的工作目标和财务难题

徐 颖

（上海交通大学，上海 200000）

1950年5月，瑞典成为第一个与中华人民共和国建立外交关系的西方国家，为当代瑞中关系的发展搭建了舞台。七年后，两国签署了贸易协定。1981年瑞典国王和首相首次访华以及三年后中国对瑞典进行首次国事访问以来，两国最高层领导人频繁会晤。例如，胡锦涛主席于2007年访问瑞典。1996年，瑞典在上海设立总领事馆，次年中国驻哥德堡总领事馆投入使用。

自中国1978年对外开放以来，中国经济保持快速增长已达三十余年。长期以来，瑞典的公司和企业家们对抓住中国市场所呈现的种种机遇，均始终怀着极大的热忱。瑞典公司的表现迄今为止一直可圈可点，而瑞典与中国的贸易总值也已经达到了每年九百亿瑞典克朗的水平。这使得中国成为瑞典在亚洲的最大贸易伙伴。

自1996年瑞典在上海设立总领事馆后，商务处也同时成立（也叫瑞典贸易投资委员会）。商务处的核心任务是帮助瑞典企业在全球范围内的投资和发展，以及在当地建立有效的关系网路和商务推广活动。作为和总领事馆平行运作的商务处，和总领馆一样完全适用瑞典的法律法规和会计制度。作为一个工作机构，商务处不但没有一般企事业单位都拥有的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等行政执照，甚至还能根据花费的经费退还中国的增值税。同时为了方便商务运营，商务处同时还在本地成立了外商企业代表处以及外商投资咨询公司等实体经营机构，以有利于不同商务项目的操作。作为在本地成立的外商企业代表机构和外商投资咨询公司，则完全需要遵循中国的相关法律和会计准则。但是在财务核算过程中，这3家机构又会同时合并核算以向瑞典总部汇总财务数据。在这个过程中，就会有许多实际问题产生：

一、会计准则不同

商务处需要遵循的是瑞典会计制度，它是根据国际会计制度演变而来，根据瑞典国情做过适当的调整。而外商企业代表处和外商投资咨询公司则遵循中国的会计制度。这两种制度在内容上就有很大不同，比如会计科目的设置，固定资产的标准，财务软件等。瑞典的财务ERP系统叫AGRESSO，中国的财务系统则使用的是金蝶财务软件。商务处的会计报表只需填报AGRESSO系统就可以了，而外商投资咨询公司则需要同时填报AGRESSO和金蝶财务软件。

二、货币汇率不同

中国的金蝶会计制度以人民币为本位币，可以选用其他外币种类作为参考外币。但是在瑞典AGRESSO系统中，则是以瑞典克朗为本位币，并且所有的项目合同金额、成本、费用都会用瑞典克朗结算。瑞典总部瑞典克朗兑人民币汇率是以欧洲央行或瑞典主要商业银行的汇率来计算，而中国是以中国人民银行及中国银行的中间汇率来计算。

在收入模式中汇率问题也是一个比较突出的问题：每月以本地实际发生的人民币数字计算成本费用，在系统里换算成瑞典克朗供总部计算，他们汇款过来的时候本地只有美元账户能接收，因此每月的汇兑损益差异非常之大。

三、收入模式不同

在经过四大会计师事务所之一的普华永道的咨询策划下，外商投资咨询公司财务采取成本加成的收入模式，即：用上月的成本费用加5%的利润率，作为每月的收入开发票给总部。而商务处则通过对成本费用的估计作为预算来向总部要钱。

四、成本模式如何合并

如果说收入模式可以分开核算的话，那成本则无法分开。因为即使成立了不同的经营实体，但是员工都是同一批员工，并且他们为不同的经营实体做不同内容的工作。因此除去房租、水电煤、差旅费这些硬性成本以外，最难以核算的是人员的成本和工时。

在AGRESSO的系统中，有它独特的计算工时成本的方法。涉及到几个名词：

BP：即Billable hour price，指会由客户支付的工时。

U tilization：工时利用率，指一个员工在每周40小时的工作前提下，会有多少个BP的小时。

Unallocated cost：除了BP工时以外，其他所有工时。

员工级别：分为 ASSO（助理），CON（顾问），PM（项目经理），SPM（高级项目经理），TC（trade commissioner贸易官员）。

每一个员工都有自己的级别，在把每个员工按级别、工资、社保、BP、utilization、房租等全部填报以后，系统会自动算出每一个级别员工的standard hourly rate（小时标准工时成本），这个成本即为系统中核算项目的成本依据。

每做一个项目，员工就需要在系统中填报所花费的小时数，例如一个员工如果他的每小时标准工时成本是400元，他在这个项目中总计花费了25个小时，那么他在这个项目中的成本为400*25=10000元。

在AGRESSO系统中，这个数字即可作为该项目的人工工时成本。但是在中国的金蝶财务软件中，是无法用这种工时成本来直接作为成本的。根据中国的会计制度，应当将每个员工的实际工资、社保、办公室房租、水电煤等每一项独立的费用直接记录成费用成本，以此作为成本核算依据。因此单就这一项，AGRESSO财务系统和金蝶财务系统是无法保持一致的，得不出同一个财务报表。

五、项目的利润和成本核算

在前一章节中曾经解释过标准人工工时成本是如何得出的，这个工时成本每年会根据当年员工的实际工资和社保费用、办公室房租成本等费用的增减变化而变动。但在一年之内这个数字不会发生变化，以便于在当个会计年度内方便的核算项目。商务处理论上是不以盈利为目的的一个商务机构，但是由于上海相对于全球其他城市来说是贸易发达地区，所以瑞典政府每年的政府资金扶持就相对较少。在这种情况下，上海办公室需要自负盈亏，至少需要赚到一定的利润来维持办公室的日常开销，以及一部分瑞典总部人员的日常开销。以2012年为例，利润率需要达到30%，同年的个级别人员标准小时工时成本如下：

TC: 3080 瑞典克朗

SPM: 1025 瑞典克朗

PM: 849 瑞典克朗

CON: 454 瑞典克朗

ASSO:393 瑞典克朗

那么假设一个项目的收入是50000瑞典克朗，如果要达成30%利润率的话，那么时间成本不能超过50000/1.3=38,461瑞典克朗；这就意味着TC可工作12.5个小时；SPM可工作37.5个小时；PM可工作45.3个小时，CON可以工作84.7个小时；ASSO可工作97.8个小时。

但是实际情况将复杂得多，比如一个项目通常需要几个组员共同完成，例如1个PM，一个CON，一个ASSO，在多人工作模式下，项目经理在项目开始执行前就需要计算好时间成本，时间花费不足可能完成不了项目进度，如果时间花费过多又会影响利润率；如果是那种超大型项目，还会涉及到跨办公室之间的合作，每个办公室由于地区消费程度不同，人员的标准小时工时成本也是不同的，那么如何分配每个办公室得到的收入，如何安排每个办公室团队之间的时间成本则是一个复杂的计算模式。

以上谈论的这些问题是在日常运营中最突出的财务问题，实际情况还会比这个广泛和复杂。瑞典企业的作风向来以诚实、严谨而著名，无论是商务处也好，还是外商企业代表处或外商投资咨询公司也好，都竭力遵守当地法律法规并尊重当地文化，希望本篇论文能够增进读者对瑞典领馆在中国表现的了解，同时领馆自身也在不断强化对中国法律法规认识，强化在中国市场所呈现的种种机遇与挑战的认识。