水利企业档案编研工作探讨

张玉婷

水利企业档案编研工作探讨

张玉婷

企业档案全方位反映了企业活动的方方面面，它既包括企业的生产经营活动内容，也包括企业的管理、财务、人事等其他活动的内容，如文书档案、科技档案、经济管理档案、专利档案、商标档案、财会档案、人事档案等，真实全面地记录了企业在行政管理、技术引进、产品研制、生产、市场营销、经营决策以及财会、人事管理等方面的活动，是企业重要的知识资源。企业档案管理的好坏，直接影响到企业的生产、技术、经营等各个方面。企业档案编研是根据企业科研、生产、技术、管理等需要，在对库藏档案进行分析的基础上，按一定专题进行加工整理，形成归类、系统、适用的材料提供给利用者的一项工作。好的编研材料既可以方便档案使用人员，也可以提高档案管理的效率，达到事半功倍的作用。因此要拓展档案工作的思路，加大编研工作的力度。

一、企业档案编研的意义

1.企业档案编研能够满足企业档案各类使用人员的客观需要

编研人员所做的工作，实际上就是将档案里分散的知识集中起来，使无序、孤立、凌乱的知识系统变得有序化，让档案中包含的知识得到增值。档案编研既提高了档案利用工作的效率，又扩大了档案利用的范围，可以更好地为各类档案使用人员服务

2.企业档案编研有助于促进档案工作的发展

开展企业档案的编研工作，有助于完善企业档案工作的职能，促进档案各项业务工作的开展，并提高档案工作者的工作能力和业务水平。

3.企业档案编研有助于促进企业文化建设

档案编研不仅在企业物质文明建设中施展主要作用，对精神文明建设也具有

积极意义。这首先表现在企业档案编研对企业文化建设的促进作用上，编研成果一方面为企业文化建设提供了依据和生动真实的教材，另一方面其本身也是企业文化建设的一种精神成果。

二、企业档案编研工作的原则

企业档案编研工作是企业开发利用档案信息的一种重要形式，为了使企业档案编研材料具有价值，达到提供利用的目的，企业档案编研工作应遵循以下原则：

1.适应需要，突出重点原则

企业档案的编研应围绕满足企业生产经营活动的需要，有重点地进行编研。企业档案的编研工作不同于专门的学术研究和著书立说，而是以编研为手段，发挥企业档案史料的优势，配合企业生产经营的中心工作，确定具有现实意义的专题，查选档案材料，研究分析，整理汇编，满足企业各部门利用档案的需求。

2.广泛选材，实事求是原则

企业档案馆藏丰富，基础工作好，是编研材料的主要来源。因此，当确定选题时，一定要以本档案室的档案史料为基础，最大限度地选材，以保证编研材料的正确性和完整性。要做到不准确的资料不引用，不完整的档案不使用。不能只选中几份资料就满足一得之见，以偏概全。

3.忠于原文，保证质量原则

企业档案编研材料要忠实于档案的原件，要保证编研材料的质量。企业档案是反映企业历史的客观存在，档案人员的责任就是通过编研加工真实的史料，反映历史的本来面目。忠于原文与科学的编辑加工是不矛盾的，纠正原文的错误之处，可更准确地表达原意。科学加工的目的，正是为了忠于原文。编研加工档案时必须在认真研究和仔细校对的基础上，对原文进行考证、纠错，并以一定的方式加以说明，这样才能使编研材料准确可靠，有根有据，才能编辑出高质量的档案材料。

三、企业科技档案编研工作在实际工作中的应用

以安徽省水利水电勘测院设计院档案工作为例，为适应水利水电事业的迅速发展和加快前期设计工作的需要，全面开发综合档案室现有水工闸门档案的信息资源，方便用户查找所需闸门的技术参数和迅速调阅档案，该院1985年起着手《水工闸门技术特性汇编》的编制工作，每年将当年设计归档的新闸门技术特性增补进去，至1994年底共汇编收集各种类型闸门259种。为方便使用，《汇编》在整编时以门型分类即分为平面闸门108种，弧形门27种，其他型闸门104种共三大类。为便于专业人员查找，根据水工结构布置和闸门工作特性等条件，对各类闸门又分别按露顶式、潜没式、定轮、滑轮等特性划分栏目，各栏目顺序以闸门的孔口宽度为准，按其孔口高度及设计水头由大到小依次排列。此汇编在以后的闸门设计工作中发挥了很大作用，得到专家一致好评。

2005年中央再次提出对中部四省大型泵站进行更新改造的要求，由于这些泵站大多建于二十世纪六七十年代，受当时经济、社会条件的限制，许多泵站存在设计不合理、建筑质量差、机泵选型不当的缺陷。对大型排涝泵站进行更新改造，提高运行的可靠性、安全性，使其继续有效地发挥除涝减灾作用，已成为迫切需要解决的重要问题。安徽省水利水电勘测院设计院承担了安徽省沿江圩区排涝泵站工程可研项目，为方便用户查找所需的泵站资料及为设计人员在泵站的技术改造、安全鉴定等工作中提供快捷、准确的档案信息资源，收集了排涝泵站的工程规模、主要技术特性、参数等编制了《安徽省沿江圩区排涝泵站主要技术特性汇编》，共收录泵站43座（其中更新改造16座），分别选取其工程规模、建设任务等规划设计参数，泵型、装机功率等水力机械基本参数，输电线路、高、低压开关柜、计算机监控系统等电气基本参数、泵站的技术特性方面包括了该泵站的工程等级、地震烈度、泵站型式、泵房型式等其他主要技术特性材料汇编入册。

四、企业科技档案编研工作应注意的几个问题

1.必须搞好企业档案业务的基础工作

只有把本企业各个历史时期、各种门类的档案收集齐全，不断丰富馆藏，抓好档案基础工作，才能围绕企业工作中心，根据领导和各级管理人员的需要，编辑开发出适应性强，既真实可靠又系统完整的档案信息。这要求档案管理人员注重平时积累，加强材料收集，可以采取表格建账的形式，将单位每一时期，每一项变化随时登记，如大事记、组织沿革等，同时还可随时复制有关文件，做好文件编研材料积累，如文件汇编等。

2.必须处理好档案保密和利用的关系

企业档案编研工作是一项政治性、科学性和技术性很强的工作，既要编研利用，又要注重保守国家和企业的商业秘密。既不能因为保密而将档案永远封存起来，也不能为了利用档案而失密，在编研工作中应尽可能处理好这两者的关系。

3.灵活形式、务求创新

在编研成果形式上，因进入信息社会，纸质档案的“一统天下”正逐步被声像档案、电子档案等多种载体并存的格局所替代，因此，传统的编研形式也必须进行转换和创新。可以利用摄影、录像、照片和文字说明等多种形式和载体记录企业发展，这种生动、直观、说服力强的编研成果更能适应当前社会发展。还可以利用计算机网络技术，将馆藏内容、编研成果等制成网页，在企业内部局域网中提供利用，把一些编研成果如大事记等放在企业外部网页上，对企业起到宣传作用。随着现代信息技术的发展，编研成果形式注定要向多载体、全方位、深层次的方向转变。

随着我国市场经济不断发展，企业要不断深化改革才能生存发展，档案工作者应准确把握企业改革带给档案编研工作的机遇，适应当前档案资源信息化建设快速发展的形势，及时调整档案编研观念，强化档案编研工作，为国家和企业的繁荣与发展作出贡献■

（作者单位：安徽省水利水电勘测设计院 230088）

（专栏编辑：周 权）