浅析导入ISO 9001促进期刊规范发展

朱 文 君

浅析导入ISO 9001促进期刊规范发展

朱 文 君

通过分析期刊导入质量管理体系中遇到的实际问题,根据ISO 9001中的相关条款和要求，结合实际情况灵活运用相关定义和方法来提升期刊质量。如何在原有体系架构的基础上进行梳理整合并突破创新，确保期刊质量能够不断提升并持续改进,是值得我们思考的课题。

IS O 9001 科技期刊 质量管理

引言

我国各行各业的期刊数量众多、鱼龙混杂，真正优秀的期刊却是凤毛麟角。与国外同类杂志相比，我国的科技期刊仅仅处在起步阶段，发展缓慢。如何在众多同类期刊中脱颖而出，除了在稿件内容上精益求精,还需要规范运作模式，通过导入ISO 9001质量管理体系来进一步提高工作效率,推动期刊更快更好地发展。

在期刊日常管理工作中,我们需要面对诸多问题,例如控制稿件质量、系统管理来投稿件、降低文字差错率、扩大市场份额等，都是期刊管理的核心环节，与期刊的未来发展息息相关。带着这些问题，我们在导入质量管理体系的过程中，需要注重理论结合实践，着力于解决实际问题，力争全面、系统、有效地提升杂志的整体质量。

一、贯标工作中面临的问题

1． 工作机制有待完善

期刊贯彻实施ISO 9001质量管理体系的过程往往不是一蹴而就的，记录不完整、文件不统一、信息追溯困难、操作不规范是贯标初期的常见问题。在多次整理归并，不断完善的基础上，我们渐渐摸索整理出一套较为规范系统的质量管理体系文件,对编辑出版过程的策划、实现和监视做出明确规定。在这个循序渐进的过程中，需要不断地定期梳理和废除无用的表单记录，识别并监控关键过程，将贯标工作与部门考核挂钩，保持持续改进，最终做到将理论与实践有机结合。

2．意义认识不够深刻

在实际操作中，遇到这样那样的困难是难免的，除了客观存在的问题，还有人员操作以及工作心态上的问题。有的员工认为贯标工作增加了日常工作量，感到不理解，不愿意配合；有的员工为了尽快完成工作，忘记留下记录或者对于记录的内容马虎了事，都给贯标工作带来了一定的阻碍。针对这些问题，我们需建立专人负责制，在工作中不断检查和督促，保证每个环节都执行到位，同时管理者也需要加强员工的质量管理意识，确保贯标工作能够顺利开展。

二、灵活运用过程方法（PDCA）

在期刊的管理工作中，为了梳理繁杂的工作，对过程进行识别并管理，每个过程都要做到有据可依。这些过程包括：期刊实现的策划、与顾客有关的过程、与顾客沟通、采购、出版服务提供、产品的监视和测量、不合格品的控制、数据分析等。以上所有过程都适用于“PDCA”过程方法，见图1。即通过前期策划，监控实施过程，检查验证结果，不断持续改进。我们在实际运用中，将以上关键过程与“PDCA”过程方法有效结合,注重过程与过程之间环环相扣，从而提高工作效率，最终达到增进顾客满意度的目的。

图1 PDCA过程方法

1．策划（Plan）

策划阶段是高屋建瓴的开拓思路阶段，通过大家集思广益，对期刊全年工作安排以及每月期刊主题进行系统规划，确定本年度及每月的工作思路和框架。策划类型的划分往往有粗有细，可以大到全年策划、栏目策划，小到每月策划以及每篇报道的策划。在操作过程中要尽量粗中有细、相互呼应，比如将每月策划作为全年策划或栏目策划的细化和完善。根据策划的结果制定选题计划，由最高管理者审核通过。

2．实施（Do）

从实施的定义上来看，对过程的控制就是控制过程的输入、转换和输出，以及过程所需要的资源。过程输入是过程操作的依据和要求，过程转换则是应用策划所配备的资源，实施开展活动，过程输出则是过程实施的结果。

期刊出版发行过程中的实施阶段包括：根据选题计划要求进行组稿、稿件通过三审三校、排版设计、刊物出版发行等。在整个过程执行中，要根据策划结果进行操作，对已识别的过程进行控制，由专人审核通过，注意过程实施过程中的协调和不同过程间的相互配合，更好地为杂志质量目标服务，起到目标增值的作用。

3．检查（Check）

检查是质量管理体系不可缺少的组成部分，检查对象包括管理体系的全过程，针对策划的执行情况，从而评定组织管理体系的总体业绩和相关过程的有效性和效率。在实际操作中，通过汇总分析检查结果和相关测评数据，找出各过程运作的规律和发展趋势，从而为改进提供充分依据。

4．改进（Act）

在日常业务中，各评审环节发现不合格情况应立即按有关规定予以纠正，是找到问题解决问题的过程。每年对刊物的编辑、出版、服务的相关数据做出书面分析报告，定期进行顾客满意度测量、检查并验证结果。结合实际情况及顾客满意度分析报告的反馈，找到潜在的问题，寻求解决方案，不断提高工作效率。

三、注重过程监视测量

在对期刊进行贯标的过程中，需要结合实践经验对期刊生产的核心过程进行明确识别。过程监视和测量的重点是产品的实现过程，而编辑部完成每期期刊的主要过程分为来稿编辑过程和排版设计过程。我们通过绘制编辑工作流程图和出版工作流程图，见图2。等相关图表来清晰界定过程中的每个步骤，对各个步骤实施监视测量，由专人负责审核，通过一系列记录留下痕迹来为期刊符合确定的要求提供有效证据。

图2 编辑工作流程图

通过对核心过程的把控，期刊得以严格控制文字差错率，圆满完成新闻出版总署对于每期刊物差错率≤0.03%的质量目标，同时确保每期刊发有一定质量水平（一定质量水平由期刊管理者来界定）的文章不少于规定数量。杂志作为内容产业，打造精品是杂志永恒的主题。

四、持续改进寻求突破

在完成每期期刊出版任务的同时，期刊还可以通过读者调查问卷、网站在线沟通、电话沟通等多种方式和渠道与读者进行交流，定期汇总读者的反馈意见。在汲取众人意见的基础上，制定切实可行的改进方案，不断循序改进提高读者满意度。

期刊编辑部根据自身发展要求以及结合读者反馈的建议，定期进行栏目内容调整，优化版面设计，创建信息共享机制，培养稳定、高端的作者队伍、专家队伍和编审队伍，同时开发专题刊物、电子书等杂志衍生产品，以期更好地迎合未来市场发展的需求，跟上时代潮流，打造具有一定质量的优秀媒体品牌。

五、结束语

通过贯彻ISO 9001制定的质量管理体系文件，对编辑出版过程的策划、实现和监视过程进行明确界定，同时对期刊的设计排版提出规范要求，适用于期刊的整个采编、出版、发行过程。在确保期刊质量可控的同时，以求更好地实现主管部门的质量方针和目标,进一步提升整体质量。

近年来的实践经验表明，导入ISO 9001质量管理体系为期刊管理工作带来了诸多帮助，对厘清工作任务、规范工作流程、提高工作效率具有重要的意义，同时对稿件的分类更为细致，注重来稿质量。工作流程中各环节的执行质量决定了最终成果的质量，最后结合持续改进工作来不断推动期刊进步。

[1] 张伟. GB/T 19001—2008标准理解、应用与实践[M].北京：中国标准出版社，2009.

[2] 周长春，孙凤鸣. 质量管理国际标准应用导论——解读2008版ISO 9001[M]．北京：科学出版社，2010：1-5.

By analyzing the magazine into the actual problems in the quality management system, according to the relevant provisions and requirements of ISO 9001, combined with the actual situation flexible use of related def nitions and methods to improve the journal quality. How to carry on the comb on the basis of the original architecture, integration and innovation can ensure the quality of the journal of continuous improvement, constantly is worth thinking about.

ISO 9001, journal of science and technology, quality management

作者单位：上海市质量和标准化研究院编辑部