浅谈医院医疗设备档案管理的系统建设

李 慧 陈 珍 倪 萍

浅谈医院医疗设备档案管理的系统建设

李 慧①陈 珍①倪 萍①

目的：通过完善医疗设备档案管理系统数据库，实现医疗设备科学高效的管理。方法：按照医疗设备管理的需求，对医疗设备档案系统存在的问题提出改进思路和解决对策。结果：进一步完善了现有医疗设备档案数据库中设备的使用情况、成本效益、保障费用和资产动态管理数据。结论：通过进一步健全医疗设备档案系统，可为医疗设备管理提供切实可靠的原始数据，实现医疗设备档案信息资源全方位共享、全动态管理。

医疗设备；档案；管理； 信息资源

医疗设备全程管理主要涵盖两个方面：一是设备从需求论证，设备采购、验收、建档、安装、调试、使用、维护、维修、质控以及报废等流程式质量管理；二是设备的资金来源、经费预算、财务管理及经济效益等经济与资产管理[1-2]。要实现设备全面质量管理，前提是要规范地建立完整的医疗设备档案。

1 医疗设备档案管理系统建设

1.1 医疗设备档案管理的任务

根据医院临床、科研和教学的需要，以经济、实用为原则，为正确地选购设备提供详细的档案资料。加强岗位责任制，负责建立健全管理制度，形成科学、先进的管理方法。尽快掌握引进设备的运行使用情况，并及时提供相应反馈信息[3]。

1.2 医疗设备档案管理的内容

(1)商务资料。购置医疗设备的审批文件、可行性论证报告、招标文件、供应商资质、商检证明、订货合同书、海关报关单及发票复印件等。

(2)技术资料。医疗设备的使用说明、操作手册及维修线路图等。

(3)管理资料。设备基本信息登记表、维修登记表、技术状况鉴定、检修、保养记录和报废表、声像图片资料、接收验收表及请领单等[4]。

1.3 医疗设备档案管理的原则

医疗设备需建立总账和使用科室分户账，按照科室建档，一式三份，分别由医疗设备档案室和使用科室专人保管。医疗设备档案应放置于统一的档案盒中。

1.4 医疗设备档案管理的方法

医疗设备档案管理应做到“四建”，即建制、建账、建档和建卡。

(1)建制。《中国人民解放军医疗设备档案管理办法》是军队医院设备档案管理的基本制度，在此基础上应结合各单位实际，建立健全管理制度的实施细则。

(2)建账。医院设备要求建立电子档案，对医院新采购的设备按照固定资产管理系统录入设备的基本信息(设备名称、使用科室、单价、厂家信息及接收设备的时间等)(如图1所示)。

(3)建档。对于万元以上的医疗设备，均应建立完整的档案资料。内容包括配置许可证、使用许可证及上岗人员技术合格证，建立设备使用管理登记本，记录仪器使用情况、交接记录及检修记录等[5]。

(4)建卡。固定资产在投入使用后应将医疗设备卡粘贴在设备上，卡片信息主要有设备编号、设备名称、型号规格、单价、国别、使用科室、启用日期和保管人等。

2 医疗设备档案管理中的问题与对策

医疗设备档案管理信息化已成为重要的管理手段。目前，在用固定资产管理软件对设备的使用情况、成本效益、保障费用和资产动态管理功能尚存在不足，主要反映在实现信息共享和动态管理方面[6]。医院应在现有医疗设备管理制度和医疗信息管理系统的基础上，对档案管理信息数据库进行系统升级，从而实现数据库多途径、多渠道地开发和管理，使医疗设备档案信息资源得到充分利用。

图1 固定资产管理系统

2.1 大型医疗设备使用率及成本效益分析

对大型医疗设备进行使用率和成本效益分析，将设备使用分为4个等级：优秀，设备使用率＞85%；良好，设备使用率在60%～85%；一般，设备使用率在30%～60%；差，设备使用率＜30%。大型医疗设备成本效益指标计算方法为：

年设备毛收入(使用成本)＝设备折旧＋维修材料费＋营房水电＋人员工资；

年设备纯收益＝设备收益情况－使用成本；

收益率＝纯收益÷使用成本×100%[7-8]。

对大型医疗设备做使用率和成本效益分析的方法可用于医院的各类设备。通过调查分析发现，目前尚存在数据提取困难的问题：①临床提供设备日常使用数据不够精确完整；②后勤管理部门使用的软件未从整个医院信息管理的总体要求出发，各部门之间的信息封闭，信息的收集、处理和传送未能整合衔接，无法为医院设备的管理和成本效率提供准确的数据。因此，应对大型医疗设备在用科室的其他设备使用情况、统计收益情况做详细记录，可在内部网上查阅到设备的使用次数和经济收益情况，对科室的设备管理实现数据共享。

2.2 建立全程监控的医疗设备保障体系

医疗设备全寿命过程包括设备申请、购置、接收、安装、验收、使用、维修、保养直至报废退役的全过程[9]。在设备全寿命动态监控过程中采购费用已在采购合同中体现，而设备运行保障(维修、保养)会产生后续费用[10]。但目前医疗设备档案管理中后续费用尚无系统可以体现。因此有必要与财务、经管部门与设备核算相关数据进行自动连接，为设备全程监控提供精准依据。

2.3 建立功能齐全的数字化档案管理系统

目前，医疗设备档案数字化进程与医院的建设发展不相匹配，建立医疗设备档案数字化管理系统已成为亟待解决的问题。医疗设备数字化档案可方便使用科室及维修人员查阅，提高档案管理人员的工作效率。档案数字化的技术关键是先进信息技术的应用[11]。射频管理系统是医疗设备档案管理数字化的基本技术，其中包括自动识别技术和射频识别技术，国内医院已普遍应用条形码作为设备识别的重要信息[12-14]。条形码取代设备医疗卡能够更方便查阅设备的基本信息，避免设备卡丢失和人为涂改等问题。

3 结语

医疗设备档案管理的系统数字化过程是一项系统工程，应由医院管理层、医疗设备使用部门以及医疗设备档案管理部门“三位一体”共同努力实现[15]。

[1]周丽萍.医疗设备档案管理新模式的探讨[J].中国医学装备，2013，10(3)：68.

[2]李长青.浅谈现代医疗设备管理[J].医疗装备，2012，25(1)：49.

[3]刘延祥.关于医疗设备档案系统化建设的思考[J].中外健康文摘，2010，31(5)：433.

[4]孙小立.医疗设备档案的管理[J].医疗装备，2013，26(3)：39.

[5]袁其东.大型医用设备配置许可证发放管理[J].中国医学装备，2008，5(12)：35-36.

[6]陈小丽.浅谈如何加强医院医疗设备档案管理[J].医疗装备，2012，25(2)：48-49.

[7]刘伟.加强医疗设备档案管理提高设备的使用效益[J].医疗设备，2010，25(9)：75-76.

[8]蒋跃金.医疗设备档案管理探讨[J].中国医学装备，2010，7(11)：38-39.

[9]成学美.浅谈医学装备全生命周期质量控制的信息化管理[J].中国医疗设备，2012，27(11)：93-94.

[10]马继民.浅谈医疗设备的维护保养[J].医疗卫生装备，2003，24(10)：307.

[11]倪萍.医疗图文数字化系统在基层医院数字化建设中的应用研究[J].中国医疗设备，2011，26(11)：24.

[12]卢荣斌，许耀良，张连强.基于信息技术基础的医疗设备高效管理模式[J].医疗卫生装备，2013，34(6)：4-6.

[13]吴文倩.浅谈RFID技术在图书馆的应用[J].福建图书馆理论与实践，2013，(1)：53-56.

[14]吴石.条形码技术在社保档案管理中的应用[J].兰台内外，2013(4)：9.

[15]刘宏颀.医科大学教医研辩证关系的思考[J].中华医学科研管理杂志，2006，19(5)：261-262.

The improvement of archives system for medical equipment management

LI Hui, CHEN Zhen, NI Ping

Objective:To improve the database of medical equipment archives system and manage medical equipment more scientifically and efficiently. Methods: According to the needs of medical equipment management, the problems of medical equipment archives system would be analyzed and addressed. Results: In recent medical equipment archives system, the database of usage rate, cost-effectiveness, maintenance costs and property management should be improved. Conclusion: The improved archives system could provide reliable basic data and multi-faceted sharing for medical equipment dynamic management.

Medical equipment; Archives; Management; Information resources

[First-author’s address] Department of Biomedical Engineering, Fuzhou General Hospital of Nanjing Military Command, Fuzhou 350025, China.

China Medical Equipment,2014,11(7):86-87.

1672-8270(2014)07-0086-02

R197.324

A

李慧，女，(1983- )，本科学历，助理工程师。南京军区福州总医院医学工程科，从事卫生装备档案管理工作。

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.07.032

2013-12-26

①南京军区福州总医院医学工程科 福州 福建 350025