浅谈“邮件合并”功能在学校信息管理中的妙用

李冬红

【中图分类号】TP399 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）04-0305-02

学校信息管理是对学校大量业务工作进行规范管理的统称。总体任务是实现学校信息的系统化、科学化、规范化和自动化。主要是用计算机对学校的各种信息进行日常管理，如查询、修改、增加、删除等。推行学校信息管理系统的科学应用，是进一步推进学校管理规范化、办公电子化和提高义务教育水平的重要举措。

随着信息技术和网络技术的不断发展，计算机已经进入到千家万户，融入到人们的学习、生活和工作当中。学校也跟随着教育技术信息化的步伐，使用计算机进行备课、上课等教学工作外，还经常需要利用计算机处理教学工作外的一些事务。如制作学生个人成绩单、获奖证书、工资条、打印准考证等一系列批量工作，如何既快又准确的把它们按设计的格式打印出来呢？Word的“邮件合并”功能在学校信息管理的许多地方都可用到，不仅可以满足我们的要求，而且还省时省力。现根据一个具体事例来阐述如下观点。

一、排除胆怯，敢于探索

生活中总是有很多人做事喜欢用老办法，不愿意尝试，不敢尝试，不追求高效率。比如学电脑一事，几年前大家都是处于同一状态，即不懂、不会，不过几年后就有了两种现象，即仍然不会或技术精通。再比如制作学生获奖证书，有人宁愿找一些人手工抄写，费时费力，也不想办法用计算机来设置、打印。虽然目的可以达到，但是体现出的能力就不一样了，所以说，人的能力是非常大的，只要善于发掘，敢于探索，就一定能做出自己想像不到的效果出来的。常言道：台上一分钟，台下十年功。也就是说不管做什么事，前期都要做一些准备工作，有时可能有些复杂，不过只要自己能够静下心来，精心准备的话，还是可行的。相信自己能行的话，就从现在开始，从下面的事例开始。

1、概念理解：Word中的邮件合并，就是把文档中不变（word主文档）的内容与变化的（excel表格数据）内容巧妙结合到一起，从而实现批量打印的功能。具体以制作学生成绩条为例。

2、前期准备：在“邮件合并”中用到的数据文件共两个。

（1）创建Word主文档（不变的内容，也就是模板）。即在word中创建一个成绩条表格（如图1）。

（2）创建数据源文件。即就是存放记录信息的（Excel数据表（变化的内容）（如图2）。

二、积极钻研，敢于实践

现在网络上存放着各种种样的信息，良莠不齐，五花八门。不过，如果有人想要学习的话，应该很快会找出这方面的知识点的，看得越多，获得的知识也就越全面。只要积极钻研，敢于实践，就一定能够取得成功的。

将数据源合并到主文档（即邮件合并）的具体步骤：

1、打开word主文档（2013高一学情检测成绩条）。单击“视图——工具栏——邮件合并”，即调用“邮件合并”工具栏（如图）。

2、设置文档类型。

单击“邮件合并”工具栏中的“①设置文档类型”按钮，在打开的“主文档类型”中选择“普通WORD文档”后，单击“确定”。

3、打开数据源（一个包括变化信息的EXCEL数据表）。

在工具栏中单击“②打开数据源”按钮，在出现的“选取数据源”对话框中，在“查找范围”后的下拉列表中，选择数据源文件（学情检测成绩表）后，单击“打开”。

注意：在出现的“选择表格”中选定数据所在表格并勾选“数据首行包含列标题”后，单击“确定”。

4、在主文档中添加数据域。

将鼠标指针定位在word主文档中的“学号”后，单击“⑧插入域”按钮，出现“插入合并域”对话框，如图，选择“学号”字段，单击“插入”按钮。

如此重复，一一对应插入合并域直到将需要的字段名全部添加完毕。出现下图。

5、查看合并数据

数据域添加完后，单击“查看合并数据”按钮，可预览到生成的记录的情况。

6、合并生成新文档。

预览合格后，单击“④合并到新文档”按钮，在“合并到新文档”对话框中选取要生成记录的范围，可以是工作表中的所有记录，也可以是部分记录，选取范围后单击“确定”按钮，则生成所需要的新文档，将新文档命名后保存在指定位置后即完成邮件合并。

7、小设置大改变

按照上例，一页只显示一条记录，不太适用，能不能一页显示多条记录呢？具体设置方法如下：打开合并生成的新文档，然后点击文件——页面设置——版式——节的起始位置——接续本页，再选“应用于——整篇文档”确定后，记录条就自动合回来了。

三、取得成功，善于思考

合并文档制作好了后，我们就会感觉有成功感。这时我们不仅要回忆刚才操作的几个步骤，而且还要思考将刚才所学到的知识应用于哪些方面？可以用于奖励证书、个人工资审批表等方面。

学校作为推动信息化社会发展的中坚力量，现代信息技术为学校信息管理提供了有力的保障，并在很大程度上促进了整个校园的信息化建设，“邮件合并”满足了学校教学、实践、科研、管理等多种应用需求。总之，我们每个人都要有探索精神，利用信息技术更好地为工作服务。“邮件合并”是word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。我们要认真钻研现代信息技术，科学应用信息技术，使它成为生活工作的得力助手，成为我们离不开的“左手右臂”。