加强人事档案开发利用的思考

摘 要：人事档案反映了一个人的成长经历和道德品质，是一个人最客观的记录，人事档案为企业用人提供了参考，对个人发展也有重要作用。但是在市场经济条件下，人事档案的侧重点也在逐步变化，政治考察逐渐被个人技能所取代，对于人事档案的开发利用明显不够。本文简单介绍了我国人事档案管理中存在的问题和国外对于人事档案的开发利用经验，最后提出了一些加强人事档案开发利用的策略。

关键词：人事档案 管理 开发利用

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）04（c）-0239-01

1 我国人事档案管理利用存在的问题

为了适应市场经济对人才的需求，我国的人事档案管理进行了大胆的改革与创新，积累了很多经验，也取得了一些成绩。但是，人事制度的改革速度显然不能适应社会的发展，面对新的形势，我国的人事档案管理还存在很多问题：首先人事档案的收集质量不高。档案的质量是档案存在的生命。档案信息的收集是档案管理和利用的第一步，是基础中的基础，如果没有收集有用的档案信息，就不会有健全的档案，更谈不上管理和利用。我国现行的档案收集工作过于被动，很多材料的质量都不高，书写格式也不规范，甚至有虚假信息，这些都为以后的管理和利用带来了巨大的麻烦。其次，人事档案的个性特征不明显。人事档案最基本的功能应该是记录和反应个人的情况，为企业了解员工提供参考，可以说是个人的一个缩影。通过对人事档案的管理可以发现人才和培养人才，找到人才的成长之路，无论是对企业还是个人都是非常有帮助的。但是，现在的人事档案都是整齐划一，多数是基本信息的汇总，很难发现个人在技术、管理上的才能和优势，对于能够彰显个人特性和能力的部分很少。再次，人事档案的真实度也一直备受质疑，人事档案不实会对人事安排产生恶劣影响。由于一些单位在资料审查时不够详细，一些虚假材料轻易进入，严重干扰了正常的人事安排。甚至一些领导滥用职权，为部分人提供假证明，给其他员工的积极性造成重大影响。最后，我国的人事档案一直以来都是重视政治部分，而轻视个人的技能部分，这也造成很多档案在实际调用中没有太大意义。而且，如今的信息技术已经非常发达，我国的档案管理还处于人工完成阶段，实现档案管理信息化、现代化也是下一步需要努力的方向。

2 国外人事档案利用的特点

我国1990年修订的《流动人员人事档案管理暂行规定》和《干部档案工作条例》都规定“任何个人不得查阅或借用本人的档案”，但是在国外，人事档案的管理和利用更多情况下是积极利用和审慎开放，国外的人事档案管理在服务对象、利用程序和实施方式上都有着较为具体的规定，而不是一刀切式的硬性要求。在服务对象上，发达国家表现的更加宽泛，包括政府机关、退伍军人、学者等等，但是一般国家的服务对象都是政府机关，对其他的利用对象也会有严格的规定，比如美国就规定只有本人或经本人授权（书面）才能够查阅人事档案，实际上能够向公众公开的范围和信息是很有限。在人事档案的利用实施方式上，国外严格遵守知情权与隐私权有机平衡，既保证档案本人的隐私权，也要保护部分人群的知情权。一方面国外遵照信息自由法的规定，提倡保证相对人群的知情权，根据申请方式可以查阅档案，但必须是在法律允许范围内。另一方面，人事档案的管理严格保护当事人的隐私权，涉及到当事人的家庭、婚姻、犯罪记录和宗教信仰等都属于限制利用的范畴。在人事档案的利用程序上，国外一般都有较为严格规范流程，尤其是美国、法国等重视档案管理的国家。

3 加强人事档案开发利用的策略

3.1 提高公民档案意识，拓宽编研范围

档案工作人员是人事档案工作的主体，起主导、支配作用。要提高公民的档案意识，档案部门要加大人事档案宣传工作的力度。档案信息资源要得到社会承认，就必须切实加大宣传力度，结合实际，举办展览，利用电台、电视、报刊等多种媒体，面向社会进行广泛宣传，扩大人事档案信息资源的传播面，使之能够最大限度地被社会所利用。人事档案编研工作是人事档案信息开发利用的一种高级形式，是档案部门主动、系统、广泛地提供利用的有效方式。一是要编制必要的检索工具，方便查找利用。二是积极进行档案资料编研工作，搞好人员现状情况、综合信息、统计信息等资料的编研工作，提高利用效率。

3.2 做好资料审查，适度公开档案

人事档案涉及到个人的升迁问题，一些人为了获取利益而对档案资料进行作假，经常会出现年龄越来越小，工龄越来越来长，人事档案的真实性、准确性受到威胁。因此，要对新收集的档案资料进行严格审查，对资料进行甄别，必要时可获取司法机关的帮助，提高档案材料的质量，对资料中的鉴定权限要处理得当，对一些不属于归档范围的资料要妥善处理。将具有价值的材料进行归档，同时做好档案管理部门的组织工作，对工作人员定期培训。人事档案是记录和反映个人德能勤绩等方面情况的，经过组织认可归档保存的个人材料。根据国家规定，任何人不得借阅和查阅个人档案，但是也需要对档案本人做适度的开放，允许本人查阅部分内容，并进行核定。

3.3 加快人事档案信息化和全国人事档案信息通用数据库建设

随着信息技术的发展，人事档案管理软件逐渐进入管理系统，而且随着档案管理工作的完善也在逐步升级，逐步实现档案管理的数字化和网络化，与国际化的人事信息管理接轨，并根据实际需要，继续开发管理功能，以实现人事档案管理更轻捷和更准确。人才服务机构可以开展人才信息报道、信息咨询和信息调研的深化服务。信息化建设还要注意利用和保密的平衡，在尊重个人隐私的前提下建立地区人才信息库，以及流动性的人才服务机构和信息系统。另外，加速全国人事档案信息通用数据库成为现在一项紧迫任务。随着国家对人事制度改革的推进，很多单位人都变成了社会人，人员流动非常普遍，建立全国统一标准的人事档案信息库，将为今后实现信息资源数字化和网络化打下坚实基础。

参考文献

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