档案信息资源管理与开发利用之管见

[摘 要]档案信息资源是一项巨大的无形资产。档案信息资源可以整合各种社会资源、人力资源、经济资源、生产要素资源等，创业发展的良好的经济，社会环境，为经济社会发展提供智力、信息资源保障。档案信息管理、信息资源开发利用要以“科学发展观”为指导，充分发挥档案资源优势，强化服务意识，创新服务机制，扩宽服务领域，不断提高档案信息资源开发利用的水平。

[关键词]档案；信息资源；开发利用

[中图分类号]G275 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2013）04 — 0107 — 02

随着我国经济社会的快速发展，对信息资源的开发利用，已经成为一种必然趋势和选择。我们知道，信息资源已经是现代社会重要的战略资源，当然，档案信息资源的开发利用也不例外。档案是人类社会活动的真实记录，是历史轨迹所形成的综合信息资源的重要组成部分，其信息资源蕴藏丰富。能够最大限度地开发利用档案信息资源，是档案管理工作的最终目的。做好此项工作意义重大，事实表明，档案信息资源开发利用是一项庞大的系统工程，是对人类财富的集聚创造和升华。如果该项业务的工作力度大，就可以充分发掘和利用档案的潜在价值，进而最大限度地创造出经济效益和社会效益。做为此项工作，需要全社会的大力支持和帮助，并与时俱进和科学有序地发展。

作为档案信息资源开发利用，就要切实强化档案基础业务工作的能力，提高工作水平。比如，注重做好信息、资料收集工作；不断地丰富馆藏及档案的内容；处理好保密与开发工作三面的关系；在档案利用的广度、深度以及提高服务质量方面下大力气；主动积极、多渠道、多层次、全方位地开发与利用档案资源信息；开拓新领域，开发新局面；加大现代化技术的广泛适用，利用信息网络宣传推介档案工作，提高档案管理工作者的自身与整体队伍素质，注意高端人才的引进，以更好地促进档案信息资源开发利用的顺利开展。

一、切实加大档案开放力度，满足档案信息资源开发利用需求

完善管理体制。各级各类档案部门要明确档案密级，时刻遵循“开放档案的最大化，档案保密范围最小化”的基本原则，切实做好相关级别档案保密工作，确保国家机密不外泄，维护好档案所有权者的利用和权力。加快档案的开放进程及开放力度。加快鉴定到期档案的速度，视程度轻重予以必要的销毁，依照《档案法》的规定，把可以开放的档案尽快的展示并予以开放，建立科学的降解密制度，正确处理适度保密与全面开发的关系，建立健全适应依法行政、建设法治政府要求的档案行政管理体制。加快建立与档案行政管理相适应的权责明确、行为规范的档案行政执法体制，加强对档案行政职权的监督和制约，进一步健全和完善档案行政执法责任制、评议考核制和执法过错责任追究制。做好已到开放期的档案规划控制与解密等工作，对经济、社会、文化、教育、医疗、历史等方面的档案可根据《档案法》的相关规定和条例，通过各种合法程序向社会开放，使之被社会、团体、个人等及时利用。

二、加强档案信息资源建设，打好档案信息资源利用的基础

拥有档案是开发档案信息资源的基础。档案资源是第一要素，没有大量的档案，开发利用就是空谈。为此，档案资源建设就成为关系档案发展与兴旺发达的基础性工程，故而最大限量地收集档案资源就是档案信息资源利用的前提和保障。事实证明，只有加强档案资源管理注重档案的收集工作，档案信息资源开发利用才会做得更好，档案收集是档案信息资源开发利用的前提和起点，没有更好地收集就不会有更好的利用；有更多更好的利用，反过来就会更好的促进档案信息资源的收集，二者是相互促进的，互为条件的关系。所以说，档案部门要及时、准确、客观地收集的档案资料。丰富馆藏，最大限度地扩大征集和接受档案的范围和标准，把控一切可以被利用的原始、客观、真实、可靠、详实档案，不断丰富档案信息资源这一知识和信息宝库，打好开发和利用的基础，为开发利用提供充分条件。同时，面对当今信息电子时代，要对现有馆藏档案进行数字化处理，例如，采用计算机数字方式把众多的档案资源储存起来，实现档案信息资源的信息化、数字化、网络化，为网络传输建立充足的数据库资源。

三、通用现代信息技术手段，提高档案信息资源开发利用的水平

实践证明，高质量、快速度进行档案信息资源开发的重要手段，是及时而科学的使用现代化信息技术。现代信息技术手段可以创造优越的条件，提高档案信息的质量和档案信息的传递技术，比如，使档案工作者早早脱离手工操作的劳苦，使科学合理利用档案信息资源成为现实，也为共享档案信息资源打下坚实的基础。所以，积极主动地利用现代信息技术手段，及时而全面地传递信息，是更好地开发利用档案信息资源的主要途径之一。

而在我国，主要以馆藏介绍、目录查询等为主利用网络技术环境开展的档案信息服务方式仍然存在；馆藏档案的全息上网、档案信息的网络利用在国内较为鲜见。据报道，美国国会图书馆将馆藏的“大事材料”转换成了便于下载保存的图像、文本等形式，通过现代网络技术进行传递与交流，以满足社会利用者的多样化需求。

同国外一些国家相比，差距显得尤为突出，这说明我国目前档案信息服务的可获得性水平还有待于提高。档案信息资源共建共享缺乏国家的统筹规划和宏观调控、缺乏法律法规和管理制度的保障，不同地区、不同行业内的档案信息资源共建共享机制建设缺乏全局性的发展规划，战略约束力尚显不足，致使与之相关的网络建设、理论研究、标准与规范制定、应用软件的开发与手段应用等方面都不同程度地存在着许多亟待解决的问题。

现阶段，计算机等高科技进入档案信息资源管理开发利用领域已不成问题，一些档案部门（档案馆、所）等已将计算机技术引入档案开发利用和管理领域，并且成效显著，工作效率成倍提高。这样，加大计算机和网络技术的运用，为档案信息开发利用工作配备复印设施、简易机械等，以便实现档案开发利用的管理现代化。这种现实情况，要求档案信息资源的建设方式向适应新形势需要的方向发展，这无疑是对转变档案信息资源开发利用模式的一种挑战。为了适应社会的发展和实现的需要，应

将不同载体的不同表现形式的档案信息，尽快地转化成数字信息，以实现档案信息的自动化和传输目的。建立高效管理和开发利用档案信息资源能力的媒体，全文数据库网络管理系统，开展档案计算机检索、档案信息传递（网络）、网络档案信息咨询服务以及网络档案信息的开发利用，公开发布档案信息，提供档案的宣传与指导，

四、强化档案编研能力，实现档案信息资源开发利用

编研工作是把档案承载的信息用静态转化为动态，由服务的传统性向服务的现代化转变。通过档案基础资源—档案未成品—加工成档案信息成品这一过程向社会提供服务，使利用者上直接获得信息，缩短收集信息的时间，提高工作效率，推进各项业务的发展。这是开发利用档案信息资源的主要手段，加大编研工作的力度，提高编研的档案的水平，确立编研工作中心能地位，是加快推进档案信息资源开发利用的必然结果。

档案编研质量对深层次开发利用档案信息资源有着十分重要的作用和影响。档案研究及管理工作者只有参与社会活动，了解用户的档案要求，从中确定编研项目，进行更有实效和使用价值的编研，才可能做好档案的编研工作。潜心写出一批时效性强、特色性、专业性、使用性明显的编研成果，确保档案成品的质量。所以说，加快档案信息增强速度，充分满足领导决策以及广大NpiXyhq3OnDL9e0DBxivAjqli3YWq3ml8VlVrP7FB+4=档案利用者的信息要求，是提高档案信息资源开发利用的关键之一。

五、提高档案服务质量，优化档案信息资源开发利用的对策和环境

迅速提取档案的有效手段是决策工具，编制档案检索工具作用很大。实际工作中，我们本着信息实用、方便、迅捷、准确等高校原则，采用现代高科技信息管理技术等服务手段，优化检索手段，提高服务效率。

档案业务工作的中心环节是档案的利用，没有利用就没有档案存在的意义。《档案法》指出，档案的利用是指对档案的阅读、浏览、复制和摘录等。要最大限度地为各方面对档案利用的需求，简化手续，提供便捷服务和提高查找率和查全率。主动扩展服务领域，开展多层次、多渠道、全方位的档案信息服务。

六、以循环效益为导向，使档案信息资源开发利用走向市场

档案信息是档案研究和管理者智慧的结晶，凝聚着每位工作者的劳动，故档案信息是无形资产。为此，在提供相关的信息服务时，应适量适应有偿转让，根据《档案法》的相关规定，收取相应的服务费，让信息资源产生一定的社会效益，和经济效益。现阶段，我们应把档案工作直接融入市场，服务于市场经济，跻身经济工作的前台，担当起为党和政策决策服务的行列当中，为区域经济发展，为经济社会全面发展出谋划策并担当起助理决策的重要角色，这也是档案信息资源开发利用的重点，是做好档案信息资源开发利用的有效途径。档案信息作为进入市场，接受竞争规律的制约，可以调动档案工作人员的积极性，做好各项工作，提高利用效率，更好的为经济社会发展服务。

七、加强人性化服务，满足社会对档案信息管理开发利用需要

档案管理部门如何开发利用档案信息资源，是未来社会经济发展以及完成十八大宏伟目标的重要方面。档案部门要适应社会需求，应对挑战，让档案信息资源发挥重大的效率。

档案部门的信息资源门类众多，如文书档案、企事业、科研单位、人事部门形成的档案等等。各门类档案信息资源都是国际民生所必要的。当今时代利用好档案信息资源，不仅可以节约成本，还将会不断的推进社会各项社会的繁荣发展。为此，档案管理和研究者要克服过去的陈旧思想，树立现代经济效益与社会效益资源的认识和理念，以社会需求为目标、为目的，以优化档案信息资源，最大限度地开发出更多的社会需要的社会信息资源。

国家档案事业发展“十二五”规划也已经明确规定，加快档案整理鉴定的进度，依法开放应开放的档案，利用先进技术，为社会各界提供服务。打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台，搞好电子文件（档案）备份中心建设。这也就为我们大力发展档案事业发展指明了发展方向，更为该项事业的繁荣提供了广阔的空间。

新时期，我们要研发社会需求，提高信息质量，档案部门要以开放的意识，通过自身的特点，通过市场调研，开座谈会，业务咨询等方式，研究社会所需，主动分析市场，研究用户需求，密切关注重大工程，加大科研项目、高薪技术开发、生产发展等方面的发展动态，制定切实可行的规划，把开发利用档案信息资源落到实处。

加大利用空间提高服务效果。档案信息的价值只有在人们的应用中才能显示出来。社会利用的需要是决定档案价值关系的主要因素。如掌握史料，研究及发展规律、总结经验教训等都离不开档案。同时，我们要就信息资源开发利用的观点和认识，采用先进而科学的管理方法，做到“洋为中用、古为今用、外为我用”积极争取社会各界对档案信息管理开发利用的支持和认可。我们还要建设一支知识结构合理的高素质的档案人员队伍，以适应现代信息社会的发展需求。这支队伍必须掌握相关的各类知识和技能，特别是信息化知识及外语水平。同时，我们还要着眼于新型人才的培养，培养一批高级档案人才，实现人才更新。

〔责任编辑：杜 宇〕