人事档案管理的新思路

[摘 要]人事档案是获取人才信息资源的重要渠道，更是企业挑选人才、选贤举能的重要工具。因此，管理好人事档案对人才资源的开发和利用来说具有非常重要的作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大，以及市场经济的建立和发展，事业单位在人事档案管理方面也暴漏出了越来越多的问题，材料内容缺失、信息不真实等问题严重影响了企业对人才使用的积极性，而且随着信息化的不断发展，人们对档案管理的要求也变的更高，因此，加强人事档案管理体制的改革，探索和研究社会主义市场经济条件下人事档案管理的新思路对我国档案管理工作的完善有着重要的意义。本文从人事档案的概念入手，分析了目前人事档案管理中存在的问题，提出了未来人事档案管理的新思路，希望对我国人事档案的管理有一定的指导和借鉴作用。

[关键词]人事档案，管理，新思路

[中图分类号]G275.9 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2013）04 — 0105 — 02

一、人事档案的概念

人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的宝贵历史材料，记录个人不同时期、不同阶段的发展历程，一直以来执行的是随人走制度，它比较真实的客观记录和反映了个人经历、家庭情况、社会关系以及个人德、能、勤、绩等方面的材料。〔1〕

二、人事档案管理的现状和问题

（一）对人事档案管理的重要性认识不足

人事档案管理工作是一项枯燥无味的工作，它不能像其他重要管理工作一样能给单位带来一定的利益，因此，长久以来都不受到领导的重视，而且相当一部分领导认为人事档案工作无非就是一些保管性质的工作，只要能保证材料的安全，不出现丢失、泄露的现象就行。因此在现实的工作中，大部分领导就会忽视人事档案管理的重要性，使其一直处于被动应付的状态。而且在人员配备方面，人事档案管理方面的工作并没有专职的人员来做，大多是由人事人员兼职做管理，但人事人员由于工作量大，就会出现对档案管理工作投入的精力不足，因此会严重影响档案管理水平。此外，在人事档案的设备管理上，多数单位都没有单独的人事档案管理管，都是和其他办公区域合用，也没有防盗、防潮等安全保护措施，使得档案由于存放时间较长的原因，纸张也开始变的发黄、发硬，甚至出现褪色、字迹模糊的现象，造成档案以后查询的困难。

（二）人档分离现象严重

随着社会经济的不断发展和市场化程度的日益加深，人才流动现象日益频繁，人们不会再像以前那样会长期固定在某一个工作的岗位上，越来越多的人会根据自己的兴趣爱好去选择跳槽，为了找到自己感兴趣的工作，很多人员不会顾及原来单位的再三挽留，即使单位会拿档案作为要挟，很多人也不会轻易妥协，依然决定了选择放弃档案。而且随着社会的发展，很多单位并不看重员工的档案，只要能为企业带来效益就可以留下工作，这也使得社会上越来越多的人不看重档案而选择弃档。据不完全统计，截止到2006年底调查的时候，全国至少出现了60多万份与主人失去联系的档案，即使目前劳动部门已经出台了相关政策去解决流动人员的档案调动问题，但是还是出现了较多弃档的现象，而且这些问题也给当前的用人单位带来了很大隐藏危机。

（三）档案材料的缺漏

收集是完善人事档案管理工作的重要步骤，人事档案材料的收集必须及时，才能保证档案内容的完整。然而目前从各个事业单位档案材料的收集方面来看，大多数企业都存在着档案内容材料缺失的现象。造成档案内容材料缺失的原因主要有以下三方面：第一，由于事业单位部门较多，就使得档案收集范围扩大，而且在档案管理制度方面还没有一定的管理规范，因此实施起来就比较困难；第二，档案管理部门工作人员的责任心意识不强，因为他们通常处于被动的工作状态，因此就不会有及时主动去收集材料的意识，而且对档案材料管理查漏的工作力度也不够大，通常都是事后才发现材料的缺失；第三，干部职工人员对档案的重视不够，在最开始填写档案表的时候就经常是敷衍了事，能省则省，也在一定程度上造成了档案信息的缺失。

（四）人事档案利用水平低的问题

人事档案是查看人力资源信息的重要方式之一，是服务于人事工作，为人事决策提供参考的依据，应该得到有效的利用。但目前，档案管理工作过于强调其保密性，忽视其利用性，致使档案的利用率低，查看的手续比较繁琐，因此就大大降低了人事档案存在的价值，给社会资源也带来一定的浪费。而且即使得到利用，也只是单一的查看性质的利用，使得档案管理工作始终处于一种被动的状态，本来档案管理工作就是一个保密性比较强、比较规范的工作，没有一定的制度约束，被动的利用现象更使得人事档案管理工作无章可循、无所适从。

（五）管理制度相对落后

目前，在档案管理的手段上，大多数事业单位还是采用传统的手工操作的方式。有些单位甚至采用纯手工的方式进行编辑检索，导致人事档案材料不能及时归档整理。虽然有些单位已经开始采用电脑的方式管理信息，但还仅仅停留在查看目录的阶段上，不能充分运用信息化的手段来提高自己的工作效率和工作质量。此外，在人事档案的分类管理上，大多都是沿袭传统的分类方法，多是反映个人的经历和家庭情况，很少有反应工作能力、实际业绩的信息，因此，千篇一律的内容对人事来说不能产生多大的使用价值，为企业选拨人才也造成了一定困难。

三、人事档案管理的新思路

（一）加强领导对档案管理工作的重视

人事档案管理工作要想得到充分的发展，首先就要能够受到领导部门的重视，给领导贯彻档案管理的重要性，积极争取领导的支持，加大对档案基础设施的资金投入，改善人事档案管理条件和设施。其次，要使单位领导能把档案管理工作当做是长期发展规划中的重要部分，把档案管理纳入到日常工作的考核范围，严格监督档案管理工作的规范性，进一步推进档案管理工作向着科学化、制度化、规范化的方向发展。第三，加强对档案管理工作的重视，委派专职人员进行档案管理的工作，不管从思想上，还是行动上，都要加大对档案管理的重视程度。

（二）建立健全人事档案管理工作制度

建立健全人事档案管理工作制度，是提高档案管理工作制度化水平的重要方法。所谓：“无规矩不成方圆”，只有具备了标准的工作制度，才能加快档案管理工作的进程。目前，在档案管理工作中，基本上是处于一种无章可循、无方向性的工作状态，而且由于档案管理工作比较琐碎，工作量也比较大，因此，必须根据档案管理工作的实际情况去制定一些规章制度，让档案管理工作也变得有章可循。尤其要重视对档案计算机辅助管理制度的建设，严格要求档案材料的收集整理，严明纪律，杜绝虚假信息的存档。此外，还要明确档案管理的工作细则，把工作做到细处，这样才能保证档案材料的更加全面、真实和完整，在人力资源的利用方面也可以做到准确、实用，真实。

（三）加强人员队伍建设 加大培训力度

人事档案管理工作是一项政治性和专业性都比较强的工作，随着事业单位人事制度改革的不断前进和各项工作的不断深入，人事档案管理也是需要一批具有高素质、高学历和复合型的人才。因此，我们必须加强对管理人员在政治素养、专业技能方面培训力度，不断提高管理人员的政治水平和业务水平，培养具有多方面素质的复合型人才。同时也要不断培养他们爱岗敬业、勇于奉献的精神，坚持学用结合，注重因材施教，让他们能够全面系统的掌握档案管理工作的先进知识和先进技术。此外，单位方面也要为管理人员创造一些机会去学习和提升，比如可以引用竞争机制，竞聘上岗的工作制度，提高管理人员工作的积极性和创作性。

（四）加大对硬件设施的投入 进一步夯实档案工作基础

保证人才信息档案的完整与安全是档案管理工作的关键，但要想做好这项工作，除了要加强对人才的培育之外，还要不断加大对硬件设施的投入力度，不断完善和提高档案管理的硬件设备，为档案管理工作配置足够面积的档案室、阅档室、电脑、空调等硬件设施。同时要引进信息化技术，加大计算机在档案管理方面的运用，实现人事档案资源的合理配置和利用，真正做到物尽其才，人尽其用。

（五）完善人事档案管理材料收集的渠道

首先要建立一套完善的档案管理材料收集制度，使得档案从收集、存档到最后交档统一管理，都有制度可循。其次，要建立畅通的材料收集渠道。收集材料是档案管理的基础性工作，但这个基础性工作对员工来说是其任免、晋升、提高工资待遇的依据，因此，要让员工能够认识到档案的重要性，可以主动的去提交材料。第三，要增强管理人员的责任心，提高工作积极性。档案管理人员必须具有良好的职业道德和工作责任心，必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案管理的权威性、准确性和真实性。

（六）加强人事档案管理现代化和信息化建设

加强人事档案管理现代化和信息化建设是适应社会发展、提高管理工作效率，更好服务于人事的需求。纸质档案的保存通常会因为一些环境因素破坏或损坏档案内容，而且纸质的档案管理在查看和寻找方面，都有一定的难度，这在一方面就加大了管理人员的工作难度。而信息化的发展为保持档案的完整性提供了一定的便利，而且也不易损坏。加强人事档案管理现代化和信息化建设，就是要利用计算机根据不同的人物和不同的类型进行分类管理，通过信息统计，对个人政绩、业绩的评价提供量化依据，实现计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系，而且信息化的档案管理可以及时准确、全面的提供人事资料和相关数据，从而极大地提高组织人事部门的工作效率。此外，互联网的应用也为档案信息收集带来一定的便利。事业单位可以充分利用计算机寻找信息资源，可以做到一方收集，多方共享的效果。而且信息系统的运用，可以从中更方便了解人员调动信息，员工也可以通过互联网传递档案材料。这为档案管理工作可以带来极大的便利。

四、结论

虽然目前事业单位在人事档案管理方面做出了一些成绩，但是距离单位发展、时代要求还有很大的差距，因此，事业单位必须从实际出发对人事档案进行创新管理，在建立健全单位人事档案管理制度的同时，加大投入力度搞好本单位的信息化建设，尽快实现人事档案信息化管理，提高人事档案信息化管理水平，为人事部门考察干部、选拨录用有用人才提供真实可靠的档案资料。总之，希望我国的每个事业单位都能不断完善和改进人事档案的管理工作，使人事档案的利用焕发出新的活力与生机，使人事档案的管理模式更加充实与现代化，这也将为我国社会经济的发展和人力资源水平的提高提供强有力的保障。

〔参 考 文 献〕

〔1〕李兵琴.浅议人事档案管理〔J〕.中小企业管理与科技，2009，（34）.

〔2〕吴琪.浅析人事档案管理〔J〕.现代企业教育，2008，（06）.

〔3〕王亚萍.传统人事档案管理现状及改革研究〔J〕.民风，2008，（09）.

〔4〕刘斌.论档案信息的电子化管理制度推进 〔M〕.郑州：河南省社会科学界联合会，2009.

〔5〕王建芳.如何提高档案信息自动化的应用水平 〔M〕.郑州：河南省档案局，2009.

〔6〕段荣婷.论国际档案信息标准化现状、发展趋势及我国的对策〔M〕.北京：科学技术学会，2008.琴.浅议人事档案管理〔J〕.中小企业管理与科技，2009，（34）.

〔责任编辑：杜 宇〕