用Excel辅助实现工资条电子化

摘要：在信息化程度不断提高的今天，传统纸质的工资条在制作和发放上不仅效率低下，而且时效性也有所欠缺。而工资条的电子化可以有效解决这一问题，实现工资条电子化的方式有很多种，比如通过开发一套系统，借助于银行或者第三方的平台等。该文介绍了通过日常的办公软件Excel等，通过一定的函数操作后再借助于短信平台和邮件系统来实现短信工资条和邮件工资单。

摘要：excel；工资条；电子化；vba函数；短信工资条；邮件工资单

中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）01-0226-03

工资条对我们大家来说再熟悉不过了，我们通过它能够了解我们的薪资构成，以及每个月的薪资项目变动。但目前有些工资条的制作和发放仍然是传统的做法：用Excel将工资表打印出来后再按人切割成一个个纸条，然后由员工按需来取或通过电话询问。在信息化程度不断提高的今天，这种做法不仅在操作效率、时效性、保密性方面都有所欠缺，而且也无法有效地满足员工对自己收入的知情权和监督权。笔者的公司以前就是这样状况，为了让自己和同事们能够都对自己当月的薪水清清楚楚，明明白白，笔者和人事部门配合，对工资条的电子化进行了一定的探索和实践。以下是获得的一点成果拿来和大家分享，不到之处请多多指教。

1 工资条电子化概述

所谓的工资条电子化就是通过信息化技术和手段来代替传统纸质的工资条的制作和发放，目的是为了更高效、便捷地进行传递，从而更好地满足员工的权利。以下列出了五种实现工资条电子化的形式，其中前面两种是我们主要进行尝试实践的，后面三种只作介绍了解。

1）短信工资条：利用三大运营商的短信平台将组合后的工资条短信，分别发送到员工的手机上。在手机基本普及的情况下，这种方式也是应用最为广泛的方式，而且它特别适用于没有配备电脑的一线员工。

2）邮件工资单：通过内网邮件系统将工资表的明细发到每个员工的邮箱，由于公司人员基本人手一台电脑和一个邮箱账号，同时邮件的内容幅面较大，还可以进行扩展，类似于信用卡的电子账单，所以这里不称邮件工资条，而称之为邮件工资单。这种方式适合于配备电脑的员工。

3）系统化的方式：即用户每个月通过登录相关系统来查询自己的薪资明细情况，该功能需要相关系统的支持。

4）网上银行的方式：在工资发到银行卡后，员工可以通过网上银行或银行短信的方式来获知工资的到账金额，但如果想知道工资明细的话，需开通银行的电子工资单业务才可查询。

5）第三方的短信平台：通过将Excel工资表导入到第三方的短信平台即可实现短信工资条的发送。相对于第一种方式，第三方平台不需要自己组合工资条短信，如金蝶网上短信平台等。

2 短信工资条和邮件工资单的实现

无论是短信工资条还是邮件工资单，在开始操作之前，我们都先要准备好两个Excel表格，一个是当月的工资表，另一个是员工的工资条需求表，即员工选择短信工资条还是邮件工资单，选择哪种方式则填入相应的手机号码或邮箱。后面将结合如图1所示的两个表格的内容进行操作介绍。

2.1短信工资条

短信工资条的发送需借助于电信运营商的短信平台，所以在开始之前要申请并开通一个可以给三大运营商（电信、联通、移动）手机号码发信息的短信平台。短信平台支持文件导入的信息发送方式，但导入的文件中只能包含手机号码和短信内容这两列。这样就需要我们先对工资表和工资条需求表进行一定的操作，生成满足导入文件要求的内容才可进行导入发送。下面我们结合图1的示例数据通过三步生成满足导入文件要求的内容。