基于EXCEL 制作信息采集及查询系统的研究

摘要：随着计算机技术的发展，并在各个领域中得到广泛应用，通过研究和掌握必要的信息采集和查询技术，是各企、事业单位信息化人员基本素质之一。EXCEL作为强大数据处理软件，在信息采集和查询分析中起到不可替代的作用，如何在深化应用来提高工作效率，是该文研究的对象。该文通过在EXCEL软件中编写程序，制作了一个适合企、事业单位进行信息采集和查询的工具，大大提高了员工的工作效率。

关键词：EXCEL；信息采集；信息查询；工作效率

中图分类号：TP312 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）02-0280-04

单位要对员工详细信息进行摸底，每个员工需要采集的信息有若干项，如果收集纸质信息表后，让专人录入到EXCEL表格中，由于每人项目太多，操作起来容易串行，输入不方便，而且非常费时费力，还不能按时完成任务。为了快速完成任务，我将员工信息项制作成卡片形式，让它们全显示在同一屏上，方便员工输入，再使用一个简单的宏，输入完成后，保存到信息表中。将设计好的EXCEL信息采集表设置成共享工作薄，通过网络共享后，让员工们自行录入自己信息，这样速度快，信息准确。最后再制作好信息查询系统，让领导方便的查询员工信息，轻松搞定这些统计。

1 制作信息采集系统

1.1 设计表格

在EXCEL中“信息”工作表中设计好采集信息项，将员工编号和姓名输入到第一、二列中，在第二行设置输入编号错误时的提示错误，其它信息按具体要求设计。在“采集”表中设计好信息项输入表格，并设置好两表的相应单元格数据格式，设置字体、填充颜色等，越美观越好，并设计使用说明（如图1所示）。

图1 信息采集表

1.2 添加宏代码

在“采集”表标签上右击，选择“查看代码”，打开VBA编辑器窗口，在左侧窗格中右击，选择“插入/模块”，插入一个“模块1”，双击它，在其中输入以下代码（其中有“核对”、“保存”两个宏，每句代码后都有说明），随后保存。

2.3 任选项目查询

e88e101db1d847ace4910c488f5be9e5这下就可以在B2单元格中任意输入查询项目，点击“查询”按钮，就能快速将查找到的员工信息显示在下方表格中，方便领导查阅。这儿需要注意，输入身份证号等，先输入一个“'”号，再输入就可查询到。另外，最好限制只能按编号、姓名、身份证号、联系电话等具有唯一性的项进行查询，这样才不会让重复项目影响查询效果（如图3所示）。

图3 项目查询

3 让查询系统顺序浏览

虽然可以使用任选项目进行信息查询，有时还需要顺序浏览每个员工的信息。一个一个输入姓名或编号查询起来，实在不方便，那就在原来查询的基础上，添加了一个可以进行顺序浏览的表，进行了功能扩展，方便领导在一屏内，浏览一位员工完整信息。

3.1 添加公式

将“查询系统”工作薄中的“查询”工作表复制一份，更名为“顺序浏览”，将其中的宏代码全清空，在A5单元格输入公式：=OFFSET（信息！$A$2，查询！$H$2，0），在B5中输入：=OFFSET（信息！$B$2，查询！$H$2，0），在其它的相关单元格中同样输入这样的公式，只需将公式中的“信息！$A$2”内的“A”修改成信息在“信息”表中所在列标记，其它参数不变。

3.2 添加控件

依次选择“开发工具”选项卡中的“控件/插入/表单控件/数据调节钮（窗体控件）”按钮，在“查询”表中画一个微调按钮，鼠标右击它，在其快捷菜单中选“设置控件格式”项，切换到“控制”标签下，设置当前值、最小值都为“1”，最大值设置为“X”（X代表单位员工数目），步长为“1”，单元格链接设置为“$H$2”这个绝对地址，最后确定返回。

3.3 顺序浏览员工信息

制作好后，点击“顺序浏览”表中的微调控件的上、下按钮，H2单元格中的数值随即变化，同时员工的对应信息项也会随着整体变化，这样就可方便的浏览不同员工全部信息项。

参考文献：

[1] 陈琳.Excel的统计分析工具在教学统计中的应用[J].福建电脑，2006（1）.

[2] 张东.VB和Excel在数据采集系统中的应用[J].自动化与仪器仪表，2009（4）.

[3] 刘云.基于EXCEL平台的信息录入及统计分析[J].西安文理学院学报：自然科学版，2011（3）.