古代办公文件如何进行保密

◎刘典 陈梦莹

古代办公文件如何进行保密

◎刘典 陈梦莹

当今社会，职场泄密十分严重。所谓秘密，顾名思义，即不愿让更多人知晓的“私有事件”，但它的生成和蔓延或许天生与人们的“好奇心”相悖，于是由古至今，它们之间的斗争从未停歇，甚至愈演愈烈。当今社会，随着网络的日益普及，日记、私密博客、个人日志等都成了更多人用来保存自己秘密的方式。

以文字、声源或是视讯的形式录入，加之密码来确保其对外人的不可见性，而在各种科学技术都与当下差之甚远的古代，也有属于他们自己独特的“保密”方法，如今读来，趣味亦浓。

古代的职场，一般以官府为主体，古代办公文件也是以官府公文居多。官府公文是和国家事务紧密相联的，内容多涉及机密，需要在一定时间和空间范围内保证其内容不泄露，否则危及国家安全稳定和动摇统治者的地位，因此公文保密历来是保密工作的重点。官府公文严厉的保密制度确保了公文从书写、传递到达目的地的完整保密性。

“想方设法”保秘密

我国古代对于公文的保密最早可以追溯到夏朝。据史书记载，太史令将“图法”（即国家的重要典志、档案）“宫藏”；商朝设立守藏史，专门负责保管政府公务文书和典册；周朝继承商朝传统，将文书正本收藏于天府——我国历史上最早的中央档案机构，有《周礼》记载：“天府掌祖庙之守藏与禁令。”……以至春秋时期，各国国君想出妙招来防止文书的泄密，于文书上以玺印封缄，并在传递过程中使用“封泥”。

公元前221年，秦始皇灭六国统一中国后，开始大肆修建咸阳宫，这其中的一处名章台，秦始皇曾习惯在这里“躬操文墨，昼断狱，夜理书”。大臣们见此，便将中央各公卿机关、全国各郡县的奏章源源汇集于此处，以便秦始皇逐一批阅。

其实一本奏章就是一捆竹简，而上奏的官员要仔细将竹简捆好，并在上面糊上泥团，在泥上印上自己的玺印，然后放在火上烧烤，让泥变得干硬。随后，奏章被送到章台，由身边侍卫呈送秦始皇亲自验查，如果看见封泥完好，没有被奸人私自偷拆阅览，才可敲掉泥封壳御览。于此，东汉学者卫宏也在《旧汉仪》中有“天子信玺皆以武都紫泥封”之说。

如此严谨的保密措施，在东汉的时候办公文件保密用的“封泥”竟然成为把守关隘的比喻词，《后汉书·隗嚣传》中有一段话：“元（王元）请以一丸泥为大王东封函谷关，此万世一时也。”说明守关如封泥，应小心翼翼，不得有一丝疏漏。

重要公文的书写有额外要求

公文的书写，由重要官员书写一些关乎国家决策的东西上呈至统治者处和中央起草诏制。重要官员的书写有三点基本要求。

首先，由重要官员亲自书写与誊录，一般不能由他人代劳，防止现场或隔墙有耳，尽量用笔代嘴，书写完毕后加盖自己专属的印章，确保公文真实性。明代密疏的书写要求用楷书，并最好保证干净整洁的疏面。

其次，公文书写后的草稿要注意销毁，确保保密性。中央起草诏制的公文书写由专门设立的机关负责，且制法严明，如唐朝中书门下为决策机构，非召约，外人不得擅入，后来又要求先向御史台申请登记。和唐代一样，两宋也以运筹决策、起草诏制的中书省为重点保密单位。在清朝的中枢机构军机处，为加强保密，还有更加严密的防范措施，如高级官员的子弟，一律不得充任军事章京；军机处所用听差，皆选用十五岁以下不识字的少年；各部院大小官员都不得擅入军机处，其窗前、阶下均不许闲人窥视、站立。

最后，重要公文不能在私人住所撰写，怕被家人发现，这是出于信息保密的需要。古人办公有规定的地点，为保证机要的秘密性，皇帝对身边人员不断更替，许多机务不让外人经手，而由皇帝直接掌管的尚书局去处理，于是，能进尚书局当官的人，不仅有年龄身份的要求，同时皇帝对他们的各种限制也十分严苛。所谓：“其禁有四，一曰漏泄，二曰稽缓，三曰违失，四曰忘误。”这些保密办公人员，只许在朝中处理公文事件，不能在家中起草奏章，更不能在家中探讨国家之事。

这样看来，古时与当今的办公保密，都有雷同之处。家中不议“朝中事”的原则，是如今每个涉密办公人员应当知晓并努力遵守的基本原则。

刻意或无意的泄密都要受重罚

无论古时现代，秘密的泄露都会引起许多“有心人”趁虚而入，或以兜售官府信息谋取暴利，或结党谋私趁机作乱。汉明帝刘庄就曾对负责机要的尚书官员说：“机事不密则成害”。所以古代人不仅注重保密措施的细节严密，同时对泄密之人，无论他是不小心说漏，还是“正大光明”的言说，都要受到极其严厉的惩罚。

唐王朝就在借鉴历代公文保密经验与教训的基础上，形成了一套比较完善的保密制度。皇帝处罚泄密国家公文的官员，根据泄露秘密的程度以及不同的行为来处以不同的惩罚措施。其中有两条对泄密处罚做了具体规定。皇帝规定，每个盗窃国家机密文书的人，要服刑劳役两年；偷盗普通公文书，要“杖一百”；而重要的文书，又要“加一等”。同时也规定，每个收发官文的人如果私自查看官文内容，根据不同的行为，处以不同数值的杖刑。这样严厉、细密的刑法条律保证了唐代公文的安全，也让一些泄密官员罪有应得。

比如唐德宗时的宰相窦参，他十分喜爱自己的远方侄子窦申，因为身为宰相享有人事权，于是便常常与窦申在家中商量一些任命官员的决定。二人交流过程中，贪婪的窦申为谋求钱财，在叔侄俩达成一致后，便暗地泄密到被任命为官的人耳中，以此收取那人的贿赂，“泄密”成了叔侄二人的生财之道。

时间长了，窦申的行为被德宗知晓，窦申是德宗的亲信，所以开始时德宗屡屡告诫窦参，但窦参自恃“天子宠臣”，仍继续纵容侄子所为。窦申愈发肆意妄为，在联合他人假造诽谤之词陷害兵部侍郎陆贽时，德宗大怒，将其二人贬官，后被赐死。窦参的无意泄密和窦申的故意泄密，都使得他们有了悲惨的下场，所以有可言有可不言，深知如此，才得长久。

由保密，看为人

有俗语说得好：“芳香的花不一定好看，能干的人不一定会说”，由此可见，能言善道不一定是本事，也许一个不小心就把自己推进黑暗的深渊，不得翻身。适时的缄默不语，闭口不言或许不仅是保命求生的唯一方法，还是被世代人称赞的良好品性。

如何在黑暗的官场“出淤泥而不染”，不为谋求私利而出卖官密，西汉成帝时的“圣人”——孔光为我们树立了永垂不朽的榜样。

汉成帝即位后，孔光以其卓越的才能被任命为尚书，随着皇帝逐渐开始重用身边近臣，尚书由此成为掌管机要的重要部门。孔光“守法度，修故事，上有所问，据经法以心所安而对，不希指苟合”。对于凡是涉及与皇帝之间对话内容的草稿一律销毁，如果推荐某人做官，也不会让其知道是自己的举荐，以防结党营私。

家里人知道孔光的嘴非常严，便也不去找无趣，但出于对皇宫的好奇，有一天向孔光询问：“长乐宫温室殿前种的都是些什么树啊？”他听罢，皱了皱眉头，先是沉默不语，继而顾左右而言他，完全答非所问。真是自觉遵守“茶馆莫谈国事”的原则！

孔光的做法同时感染了后世许多保密工作者，如梁武帝时的周舍，与他人谈话，经常滔滔不绝而且玩笑不断，但令人惊叹的是，他的谈话内容竟无一字涉及国家机密。还有唐太宗时的杨师道，常以答非所问方式回绝亲朋好友出于好奇的询问。也因此，这些谨慎认真的人都受到了皇帝颇为长久的重用。

这些人的言行，受到后世千千万万人的赞颂，比如唐代诗人徐夤有云：“欲言温树三缄口，闲赋宫词八斗才”（《献内翰杨侍郎》）；隋书中评价李德林是“古人不言温树，何足称也”。

相反，那些完全无视保密工作严肃性、重要性的人，或被人们忘之脑后，或被历代人厌恶唾弃，他们的种种下场也为如今的我们作了深刻的警示。

（摘自《办公室业务》）