浅谈军工企业科技档案制度建设

[摘 要] 科技档案对科学研究具有重要的参考价值，搞好档案制度建设是企业档案管理部门的重要职责。文章分析军工企业科技档案的特点，阐明军工企业进行档案制度建设的重要性，结合当前军工企业在档案制度建设方面存在的问题，探讨军工企业进行科技档案制度建设的有效措施，以期为相关单位进行科技档案制度建设提供参考。

[关键词] 军工企业；科技档案；制度建设

[作者简介] 龚霞，中国电子科技集团公司第16研究所副研究馆员，河北 合肥，230031

[中图分类号] G275.6 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2013）05-0071-0002

所谓制度，是指管理中需要大家共同遵守的规定、条例等。制度建设则是指针对相关规定、条例进行的研究、制订与施行工作。市场经济大潮的冲击，要求现代企业具备科学、系统的管理制度。作为企业管理的一部分，档案管理必须树立新的观念，实行新的管理制度，以适应现代企业发展的需要，这是档案部门协调、高效运行的有力保证。所谓档案制度建设，是指通过一系列举措，使档案管理制度条理化、规范化，以保证档案管理工作的质量和效率。

由于其自身的特殊性，军工企业科技档案存在许多商业和军事秘密，系统地记录了很多高端技术、武器装备的研制过程、技术方案和考核指标等内容，涉及我国的国家机密和武器装备使用等许多安全措施。因此，在现阶段，有必要搞好军工企业科技档案制度建设。

一、军工企业科技档案的特点

在新产品研制、生产过程中，可靠、真实的科研文件在记录科研项目研制过程的同时，也形成了科研档案文件。军工企业科研档案作为一种特定的档案，由于其载体形式的原始性、真实性，其信息内容的知识性，其价值的潜在性，使科研档案在科研、生产中发挥着不可替代作用。概括起来，军工企业科技档案具有以下特点：

（一）涉密程度高

军工企业科研活动通常围绕军工项目或型号产品展开。军工项目科技档案对这些项目的立项背景、技术指标、项目概况及完成单位都进行了翔实的记录，这些内容涉及国家机密，不宜公开，项目通常以编号或代号秘密而谨慎地运行；型号产品科技档案则涉及产品的性能指标、研制方案及各项关键技术，代表型号产品的技术水平。

（二）内容种类多

军工企业科研项目往往是一个复杂的系统，涉及多学科、多专业，因此在产品设计、生产过程中必然会产生多角度、多层次的科研信息，这些信息技术含量高，是科研产品的研发、生产、技术改进的必要信息来源。科技档案反映了科研、生产、质量管理的全部信息，是项目组实践经验、技术价值和管理诀窍的集中体现。从研制到设计，再到定型、生产、出厂，直至最后的报废，产生的档案内容丰富，种类繁多。

（三）查询使用频

科技档案可以为新项目的研制提供借鉴。从课题立项到科研成果应用推广，科研人员通常要查阅大量档案和资料，从而开阔思路，避免重复劳动，缩短研制周期，提高技术水平，取得较好的军事和经济效益。据不完全统计，科研人员查阅档案的时间约占整个课题研制时间的1/3以上，对原有图纸的利用率超过50%。

二、军工企业科技档案管理存在的问题

近年来，虽然军工企业科技档案管理工作逐步走向正规，但在科技档案管理制度的制定与落实方面仍有一些问题，主要体现在以下几个方面：

（一）各级认识不到位

由于档案管理工作不直接产生经济效益，且处在科研生产流程的最后一个环节，所以各级领导通常将注意力放在产品的研发、生产上，对档案管理工作不够重视。部分单位领导对加强档案管理的重要性认识不足，忽略了档案对科研生产的促进作用。

此外，部分科研人员对归档案意识淡薄，有时为了工作方便而不愿将相关文件归档；或者对档案工作者不够信任，认为在项目研制过程中取得的成果属于个人私有财产，一旦归档就成为公有财产，而且再借手续繁琐，不如自己保管放心、使用方便。如此一来，一些该归档的核心材料留在了个人手中，造成许多珍贵资料的遗失，严重影响了归档的时限性与档案的完整性。

（二）管理机制不健全

企业内部管理机制不够健全，档案制度难以贯彻实施，导致文件材料不能及时归档。有些单位虽然也建立了档案管理制度，但不能与时俱进及时修订，导致制度滞后；有些档案制度死板教条，没有根据企业职能、经营的范围及时进行修订；或者缺乏与档案工作相配套的制度，致使档案制度难以落到实处，直接影响了档案工作职能的发挥。

（三）制度落实无保障

制度是规范行为的准则，应该严格遵守与执行。有章不循，制度落实无保障，是目前科技档案制度难以奏效的主因。部分企业的档案管理制度只是依档案室的名义印发，既没纳入企业的管理标准，又没明确有关人员的岗位责任，导致档案制度缺乏约束力。对企业而言，没有检查与监督机制，单靠员工的自觉性，很难将制度落到实处。企业档案部门在制订各项制度时，应建立与其之相适应的检查、监督机制，以保障各项制度有效地落实。

三、军工企业加强科技档案制度建设的意义

随着新军事变革的不断深入，我军装备更新换代速度加快，军工企业研发与生产先进武器的任务量增大，这使军工企业档案管理的地位日益凸显，军工企业的档案管理水平亟须提高。因此，在当前环境下，搞好军工企业科技档案制度建设尤为重要，具体表现在：

（一）有利于强化全体员工的档案意识

科技档案从产生到归档，再到提供利用，参与人员多，涉及面广。通过建立并有效执行档案管理制度，可以促使档案工作人员更好地完成本职工作；档案管理规范化，使得员工更愿意协助档案部门完成科研资料的归档，多快好省地利用档案解决工作中遇到的问题，从而提高整个企业的档案意识。

（二）有利于激发全体员工的工作动力

建立符合企业实际、满足员工需求的制度并有效执行，具有一定的宏观激励作用。科学合理的档案管理制度，不但具有约束作用，而且可以有效地激发企业员工的工作动力，提高其工作积极性，从而降低管理成本，提高经济收益。

（三）有利于保证军工企业的健康发展

制度是规范和约束行为的重要手段。建立完善的企业档案管理制度，不但能够保证军式企业档案部门中各项工作的顺利进行，而且对于军工企业的健康发展乃至整个国民经济的稳定都有重要意义。

四、军工企业加强科技档案制度建设的措施

（一）完善科技档案保管制度

与其他档案相比，科技档案具有专业性、多样性、实用性等独有的特点。专业性特点使科技档案管理工作难度增大；多样性特点使科技档案的归类、整理更加繁琐；实用性特点使科技档案经常被借阅。因此，科技档案管理部门，要针对以上特点，制定和完善相应的制度，确保整理与归类、借阅与归还等工作有序开展。

（二）健全科技档案保密制度

与一般档案相比，科技档案又具有安全、保密等特点。由于涉及科技机密，关系到企业发展，甚至国家与军队安全，所以军工企业科技档案管理部门尤其要安全、保密工作。建立并完善科技档案保密制度，是做好科技档案工作的重要举措。因此，科技档案管理部门要建立科学合理的科技档案保密守则、档案库房管理制度、密传机房工作制度、泄密事件查处办法等一系列规章制度，使科技档案保密工作有章可循、有法可依。

（三）改善科技档案管理环境

《档案法》规定：“档案管理应采用先进技术，实现档案管理现代化”。随着时代的发展，科学技术在人们的生活中得到越来越广泛的（下转第70页）