山东省水利普查档案管理的质量控制

孙 静

（山东省水利工程管理局，山东 济南 250014）

第一次全国水利普查档案是在水利普查工作过程中形成的、具有保存价值的、各种形式与载体的历史纪录。他真实地记录了普查工作的全过程，是最为原始、可靠的基础水信息资料，是水利普查成果的重要体现，也是水利科技档案的重要组成部分。因此，做好水利普查档案管理工作的意义重大，把好水利普查档案管理的质量关，更是重中之重。

1 水利普查档案管理质量控制的内涵

水利普查档案属于水利科技档案范畴。科技档案的质量被看作是科技档案的生命线，包括内容质量和外观质量两部分。要把好水利普查档案管理的质量关，质量控制是关键。

本次水利普查划分为前期准备、清查登记、填表上报和汇总发布4个阶段。水利普查档案的内容质量是档案的内在质量，具体指在普查过程中所形成的管理文件、工作计划、实施方案等材料所反映的工作开展过程和方式方法，以及调查与统计表格、图件、文档、影像资料等基本调查材料记载的原始水利信息、中间成果、最终成果和后续开发利用成果的完整性、准确性和系统性。水利普查档案的外观质量是档案外在形式的质量，指档案的存贮介质包括管理文件、调查、汇总统计的纸质资料，也包括录入的电子文档以及数据库与相关专用软件资料等归档的完备性、规范性和耐久性。

2 水利普查档案管理质量控制的必要性

2.1 水利普查档案是重要的历史见证资料

第一次全国水利普查是一项重大的国情国力调查，是国家资源环境调查的重要组成部分。历时3年形成的海量的数据和大量的科技文献材料集中反映了水利普查工作的成果，再现了水利普查工作过程，是检验普查工作质量的重要依据和凭证。另外，水利普查的目的在于成果的应用，水利普查档案则是成果开发应用不可缺少的依据和条件，作为基础资料，其质量必须得到保证。因此，必须加强水利普查档案管理的质量控制。

2.2 水利普查档案具有广泛性和复杂性

水利普查是一次综合性、全方位的普查，全省共划分市级普查区17个、县级普查区140个、乡级普查区1 906个、村级普查区82 204个，选聘普查员84 936人、普查指导员8 519人，涉及300多项统计指标，填报普查表132.08万个，采集和录入普查数据3 717.94万项。形成的档案资料具有涉及范围广、来源多、种类和形势复杂等特点，对水利普查档案管理工作提出了较高的要求。只有完善质量控制工作，才能保障档案的内容质量和外观质量。

3 水利普查档案管理质量控制的经验

自第一次全国水利普查工作开展以来，山东省普查办高度重视水利普查档案管理工作，按照国家统一部署，将水利普查档案工作纳入普查整体工作计划，与普查工作实行同步管理、同步推进，整个工作中，水利普查档案管理的质量控制工作被放到尤为重要的位置。3年来，省普查办积极与档案管理部门沟通协调，加强业务培训和技术指导，严格督导检查和验收，切实推动了质量管控工作的顺利开展，较早通过了国家级水利普查档案专项验收，并被评定为优良等次。

3.1 明确档案管理组织机构和分工，落实管理责任

根据 《第一次全国水利普查档案管理办法》，山东省各级普查机构明确了分管领导和工作人员，落实了档案管理责任。省水利普查办下设的综合协调组为档案管理具体承担机构，并建立了由档案管理人员负责、各专项普查工作人员组成的档案管理责任体系。档案管理负责人承担文件材料的收发登记和保管工作，并负责联系各专项普查工作人员及时做好档案资料的收集、整理、分类和归档工作，超前控制，保障了水利普查档案内容的完整性。

3.2 建立健全管理制度，确保工作规范

山东省水利普查办与省水利厅、省档案局积极沟通，及时转发了《第一次全国水利普查档案管理办法》等规定。山东省水利厅与档案局联合转发了《第一次全国水利普查档案验收办法》，进一步明确了省级以下水利普查档案验收的相关要求。威海、临沂等市结合本地水利普查工作实际，从档案收集、整理、立卷、归档、保管、统计、借阅、利用以及安全、保密等方面，制定和完善相关规章制度，规范各个环节的工作质量，使水利普查档案管理工作有章可循，确保档案管理工作规范化、制度化。

3.3 积极开展业务培训，强化技术指导

2012-08-14～15，山东省水利普查办在威海文登市举办了全省水利普查档案管理培训班，对水利普查档案管理的依据和基本概念、归档文件分类与保管期限划分、整理原则、纸质文件整理方法、特殊载体材料整理方法等进行讲解培训，并参观考察了威海市的水利普查实体档案。各市级普查机构也通过举办培训班等形式加强了水利普查档案管理技术培训和指导，以提高基层普查机构的档案管理水平。同时，在档案收集整理过程中，山东省水利普查办与省水利厅档案室、省档案局积极沟通协调，获取技术指导，及时解决档案工作中遇到的新问题。

3.4 加强督导检查，严格档案验收

山东省普查办在普查前期准备、清查登记、填报上报等阶段的督导检查中，先后对档案管理设备和装具、基础资料收集情况、普查表整理情况、管理文件和阶段普查成果归档情况进行了检查，促进档案工作与普查业务工作的协调开展。根据《第一次全国水利普查档案验收办法》和山东省水利普查档案验收规定，省水利普查办督导市、县及时做好档案收集整理和验收工作。2012-12-20～2013-01-13，省水利普查办会同省档案局、省水利厅及各市水利局、档案局组成验收小组，通过听取汇报、查看实体档案和专家评议的方式，对全省17市的市级水利普查档案严格验收把关。此次验收，按照山东省水利普查档案验收评分标准，市级档案验收获优良等次的有16个，县级获优良等次的有128个，取得了较为显著的成效。

4 结语

历时3年的山东省水利普查档案管理工作自始至终把档案管理的质量控制工作作为重中之重，通过加强组织建设、建章立制、业务培训、督导检查等具体做法，从责任落实、规范工作、技术指导、严格验收等几个方面落脚，多层次、多方面加强了水利普查档案管理的质量控制，保证了档案的内容质量和外观质量，确保了全省水利普查档案管理工作的质量和水准，为今后制定政策、查询资料留下了真实可信、可查可用的科学资料。