中国石油档案管理系统在吐哈油田的推广应用

于法政

[摘要]中国石油档案管理系统由微软公司结合中国石油实际开发的，数据库采用SQL2008，开发技术采用.NET，是一套中国石油统一的档案管理平台和以档案信息资源为核心的知识管理平台，现已在吐哈油田成功推广应用。

[关键词]SQL2008；.NET框架；Web技术

[中图分类号]：TU276.7 [文献标识码]A [文章编号]1672-5158（2013）06-0133-02

1 推广的背景

档案是集团公司的重要知识资产和核心信息资源，档案工作是集团公司基础工作的重要组成部分。建设综合性国际能源公司对档案信息化工作提出了新的要求，在集团公司“十一五”信息技术总体规划中安排了中国石油档案管理系统（E6系统）项目。

2002年中油档案信息管理系统的推广应用提高了档案管理水平，但是这些系统分散部署，与集团公司信息化工作集中统一原则不相适应，迫切需要建立一个统一的档案管理系统。同时，集团公司信息化建设取得一系列成果，已建信息系统应用成效日益显现，各信息系统产生大量需要归档的电子文件，按照国家相关要求，迫切需要建立档案管理系统对各类电子文件进行统一管理。随着信息化的推进，用户对信息的利用方式、效率都提出了更高的要求，档案工作迫切需要一个先进适用的档案管理系统充分发挥档案资源对各项业务的信息支撑作用。

中国石油档案管理系统项目的目标是建立起中国石油统一的档案管理平台和以档案信息资源为核心的知识管理平台。目的是实现各类档案信息资源的集中管理和档案工作的标准化、规范化与现代化管理，提升档案管理与服务水平，逐步达到档案资源集约化、馆藏数字化、应用网络化、人员专业化、管理现代化，全面提升档案工作水平，使档案工作真正体现“珍存企业记忆、提升公司价值、构建知识平台、实现信息共享”的作用，为打造绿色、国际、可持续的中石油，建设综合性国际能源公司提供信息资源保障。

2 推广的必要性

档案工作作为企业管理工作的重要组成部分，是增强企业竞争力的基础工作之一。企业档案的贡献，突出表现在它为企业各项业务的发展提供了强有力的信息支持。从企业档案的广度看，它涵盖了企业生产建设、科学研究、经营管理等各项工作活动中形成的具有查考价值的材料；从企业档案的深度看，它涵盖了企业各个时期，各项工作活动中形成的具有查考价值的材料。它珍存着企业的记忆，同时又珍存着企业的知识资源，是企业科学技术资源储备的重要形式，也是企业的核心信息资源，它将为促进公司主营业务发展、提高企业决策水平和效率、增强企业管理水平、提高企业创新能力发挥着重要作用。尤其是勘探开发档案，是巨额投资换来的宝贵财富，是勘探开发研究人员智慧的结晶，在油田产能建设、增储上产及企业生产经营与管理中发挥着重要作用。

整体上讲，中国石油档案管理信息化工作近年来取得了长足的发展，但在管理标准、信息化管理模式及质量等方面仍然存在着一定的问题，主要表现在以下两大方面。

一是中国石油档案管理方面：档案信息资源管理建设缺少统一规划，大量应归档信息未能纳入归档范围；档案信息化标准体系建设的差距很大；缺乏统一完善的档案信息化管理规范和标准；文档一体化程度较低；档案开发、利用处于较低水平。

二是中国石油档案管理信息化方面：档案数字化程度较低，档案借阅的方式是以借阅档案原件或复印件为主，不便于档案的利用和保护；与办公系统、专业系统缺乏成熟接口，数据整合存在困难，使数据共享和共享平台建设留下了许多问题；在利用和搜索方面，部分单位实现了目录查询，极少数单位实现了全文查询，随着数据量的增大，很多现存系统的查询十分缓慢；系统缺少灵活的统计功能和报表展现功能；各单位自建档案系统功能简单，安全性、适用性弱，多数系统无法控制被借阅电子文件的安全性。

因此，建设统一、专业的企业级档案管理系统势在必行。建成的中国石油档案管理系统应与集团公司管理业务系统有效集成，实现档案的自动收集归档和科学保管，整体提升档案管理能力；通过电子文件集中存放和智能检索提供多种形式的电子文件利用方法，推动员工对档案的加工利用；促进档案信息资源共享平台，加快企业对相似问题的响应和解决速度。

吐哈油田档案管理系统虽搭建了网络资源信息共享平台，但是信息安全管理手段受到严重限制。推广应用中国石油档案管理系统，油商密★★★以下的所有档案可以通过中国石油档案管理系统进行管理，系统严格按照保密管理规定，通过采用先进的加密管理手段，确保档案信息的安全。推广应用中国石油档案管理系统，可实现与吐哈档案管理系统的有效集成，建立起与中国石油统一的档案信息资源管理和共享平台，从技术角度实现由档案实体管理向内容管理的过渡，从应用角度逐步实现由档案管理向知识管理的转变，最终建立起吐哈油田的知识中心。

3 推广的可行性分析

3.1 吐哈油田档案工作现状

吐哈油田档案工作自1992年以来，先后经历了三个阶段。

第一阶段（1992年-1995年）是传统档案管理阶段。吐哈油田档案管理完全采用传统的手工管理模式，采用手工记录各类档案目录，档案管理人员通过纸质目录为用户提供各类档案的检索利用。在此阶段，编制各类档案目录工作量大，查全查准率低，服务效率低。

第二阶段（1996年-2006年）是计算机管理的初级阶段。计算机逐步应用于档案管理工作中，各类档案目录和档案工作基础资料由计算机进行管理，档案管理人员可利用计算机为用户检索、查询各类档案目录。在此阶段，档案管理水平有所提高，查全查准率、服务质量和服务效率明显提高。

第三阶段（2007年之后）是计算机管理的发展阶段。2007年以来，吐哈油田档案管理工作进入快速发展阶段。吐哈油田数字档案馆建设项目正式启动，在2007年-2011年间，共完成了馆藏文书、科研、勘探开发、基建工程等历史档案的数字化加工，开发搭建了公司统一的档案管理系统硬件平台和软件应用平台，实现了档案管理网络化、服务利用远程化、信息资源共享化，管理水平及服务质量得到大幅度提升。

从业务范围看，吐哈油田档案工作业务主要涉及公司在企业管理、生产经营、油气勘探开发、科研、井下作业、油田建设等过程中形成的纸质、声像、实物等不同载体的各类档案的收集、整理、保管、利用和档案编研等。

3.2 技术保障

在系统软件选择上，中国石油档案管理系统数据库采用SQL2008，SQL Server 2008是一个可信任的、高效的、智能的数据平台，增强了数据的安全特性、可靠性和可扩展性。开发软件采用.NET技术，.NET框架是一种新的计算平台，它简化了在高度分布式Internet环境中的应用程序开发。采用.NET发技术，使得开发人员可以开发强大的下一代数据库应用程序。离线客户端采用Silverfight。微软silverlight是一个跨浏览器、跨客户平台的技术，能够设计、开发和发布有多媒体体验与富交互（RIA，Rich Interface Appfication）的网络交互程序。

在技术支持团队选择上，中国石油档案管理系统选择了微软公司和兰州石化公司自动化研究院。微软公司是世界计算机软件开发的先导，目前是全球最大的电脑软件提供商。

3.3 可行性分析结论

通过吐哈油田数字档案馆项目建设的应用，吐哈油田档案中心及二级单位的所有历史档案数据已经通过网络共享平台，实现了油田内部的档案信息资源共享，各二级单位的档案数据可以由技术人员集中进行整理和迁移工作。并且吐哈油田档案的档号结构、管理方式与中国石油档案管理系统管理要求相似，数据整理和迁移工作不存在兼容方面的问题。

按照集团公司档案管理原则，吐哈油田已基本具备推广应用的各项条件。中国石油档案管理系统的推广应用，必将使吐哈油田的档案管理工作推向一个更高的目标，真正实现档案管理向知识管理的转变。

根据吐哈油田档案工作现状和发展要求，通过对中国石油档案管理系统设计和安全保障的分析研究和充分认识，我们认为中国石油档案管理系统在吐哈油田公司全面推广应用完全可行。

4 推广实施

2011年3月，吐哈油田公司正式启动中国石油档案管理系统的推广应用工作，成立了由主管信息化公司领导担任主任，档案、信息、勘探和开发等相关部门负责人担任成员的中国石油档案管理系统推广领导小组，并抽调档案业务骨干、信息技术人员共同组成项目经理部，按照“业务主导、部门协调”的工作机制，积极开展系统推广各项工作。

档案中心作为吐哈油田责任单位，及时编制了“中国石油档案管理系统推广应用实施方案”。推广应用工作分准备阶段、培训阶段、试运行阶段和正式上线四个阶段。

4.1 准备阶段

4.1.1 基础数据整理

对吐哈油田公司机关各处室、直属附属单位，基层各单位组织机构设置情况进行表述、整理和汇总，对各单位、各部门文件归档、审核、管理及利用等环节相关人员权限设置、操作流程及业务数据等基础数据进行收集整理，提交整理样表报集团公司总部项目部审核。

4.1.2 关键用户培训

公司派出项目经理部部分人员，参加了集团公司在兰州举办的关键用户培训班，对系统软硬件配置、用户角色分配、系统架构以及系统各模块功能、流程进行了全面学习。参加培训的关键用户承担油田内部最终用户的培训和系统推广应用的技术运维工作。

4.1.3 历史档案数据整理

按照先易后难的原则，档案中心分批对历史档案数据导出、校验和补充，对校验通过的数据进行迁移测试；同时，对已经完成密级清理标定的档案进行汇总，填写《中国石油档案管理系统历史档案迁移备案表》，经吐哈油田公司保密部门审核、公司主要领导审批盖章后上报集团公司办公厅备案。

4.1.4 基层单位档案整理

基层各单位严格按照《关于开展清理核定档案密级工作的通知》（吐哈油办字（2010316号文件）要求，结合《集团公司保密管理规定》和《集团公司商业秘密分级保护目录》，启动以定密与标密为核心的历史档案整理工作，原始档案由形成部门负责对历史档案数据的密级进行了清理和重新标定。

4.2 培训阶段

为了做好中国石油档案管理系统推广应用工作，吐哈油田项目经理部对参加集团公司培训的关键用户进行培训任务分工，制定了切实可行的培训计划和培训方案，对公司最终用户的培训范围、人员、要求、时间、地点、课件进行了认真准备。4月25日-5月31日期间，共举办9批次最终用户培训班，来自机关各处室、直属附属单位、基层各单位档案管理人员、归档人员以及油田主要勘探开发、工程建设外协施工单位归档人员共385人参加了培训，所有培训人员都顺利通过了专门组织的理论和上机操作考试，综合优秀率达78%，合格率达100%，培训学员系统流程掌握情况良好，取得了预期效果和培训目的。

4.3 系统试运行阶段

最终用户完成培训后，根据系统管理员设定的用户权限，要求所有参加培训人员在系统生产环境中，对工作环境、用户角色、系统功能进行试运行。同时，根据实际应用情况及时调整用户角色和权限设置，最大限度满足工作需求，为了确保档案信息的安全利用，由各单位保密部门负责，与所有开通E6系统使用权限的用户，签订了《中国石油档案管理系统用户保密承诺书》。

4.4 系统正式上线阶段

根据中国石油档案管理系统上线准备及系统试运行情况，档案中心提前收集、汇总机关各部门、基层各单位的系统使用用户，及时完成油田1395个系统用户的收集、权限授予、USBKEY的申请和用户映射工作。对完成密级核查并通过系统校验的数据，经公司档案中心、机要保密处审核、公司主管领导审批后上报集团公司办公厅备案。通过备案、审批的数据按规定程序陆续进行数据条目及电子文件的迁移。7月14日经总部项目经理部审批，正式批准吐哈油田使用中国石油档案管理系统生产环境，标志着中国石油档案管理系统在吐哈油田公司的正式上线运行。

5 系统功能概要

中国石油档案管理系统共有工作助理、收集整理、档案保管、档案利用、应用管理、系统管理六大模块。

5.1 工作助理

工作助理涉及的用户角色表见表1。

工作助理模块有工作提示、个人信息维护、软件下载、系统通知四大功能，主要协助用户使用档案管理系统，提供工作项管理、软件下载等。

5.2 收集整理

收集整理模块有预归档、归档整理、档案整理、档案接收、离线客户端管理五大功能，主要协助归档部门和档案部门的用户将电子和实体档案在档案管理系统中进行归档、整理。

5.3 档案保管

档案保管模块有档案管理、库架信息维护、档案鉴定申请、档案鉴定管理、鉴定状态查询、档案移交六大功能。主要是对已归档档案进行日常维护和管理，并通过鉴定档案的价值确定其保管期限以便销毁失去价值的档案。

5.4 档案利用

档案利用模块有我的借阅、借阅办理、借阅审批、固定报表、档案编研、自定义报表、自定义报表模板等七大功能，主要是协助用户进行电子文件和实体档案的搜索、借阅，以及报表查询等。

5.5 应用管理

应用管理模块有档案类型管理、著录项字典管理、档号编制规则定义、档案汇交单位设置、个性化配置、打印模板管理、流程模板管理七个功能。

5.6 系统管理

系统管理模块有数据授权功能。系统管理所涉及到的用户角色表见表1。

针对档案管理系统中参与系统管理的人员进行操作性指导，使用者主要是各级单位的系统管理员。管理的主要是系统监控、系统页面、系统日志等模块。管理员对模块中的用户、角色、菜单、字典等信息进行统一集中管理，以达到方便维护、管理统一等目的。

5.7 历史数据迁移

历史数据迁移模块有档案类型配置、机构映射、档案字段映射、档案数据导入、导入情况查看、著录项值转换、档案附件上传七个功能。

6 推广应用成果及效益

经过8个月时间的推广应用工作，中国石油档案管理系统在吐哈油田开始全面推广应用，并取得了相应的成果。截止2011年12月30日，吐哈油田公司所有机关处室、直属附属部门及基层各单位全部推广应用了中国石油档案管理系统。

中国石油档案管理系统的全面应用，实现了电子文件的集中管理，信息系统产生的各类电子文件实现了自动归档，通过采取技术手段和管理措施，确保了电子文件安全，珍存了企业记忆。

通过中国石油档案管理系统的推广应用，实现各类档案的统一管理，增强了档案的整体管控能力和档案信息的安全风险防范能力，不仅能快捷有效提供勘探开发、油田建设等各类档案的利用，而且为油田节约了大量资金，取得了良好的社会效益和经济效益。通过信息系统与档案管理系统的有效集成，建立起统一的档案信息资源管理和共享平台，促进档案工作者由实体保管员向知识提供者转变，实现档案工作的专业化管理，为建设综合性国际能源公司提供有效的档案信息支持。

参考文献

[1]中国石油天然气集团公司档案管理手册中国石油天然气集团公司办公厅