基于C/S模式的学校公务接待管理系统的设计与实现

刘刚　万秋霞　古勇

【摘 要】笔者根据多年从事高校接待工作的经验，从数据快速共享、管理集中唯一、指令迅速下达的角度出发，利用数据库设计软件Powerdesigner和Oracle 10g数据库，开发出了学校公务接待管理系统。本系统力求突破条块分割的接待模式，以期在实际使用过程中，提高接待工作的效率，减轻接待人员事务性任务的工作量，从而更好地完成日益增多的高校接待工作任务。

【关键词】C/S模式；公务接待；管理系统

近年来，随着我国高等教育的迅速发展和高校社会服务功能发挥的不断扩大与深入，高校之间、高校与各级政府和企业等社会各界的交流也日渐增多，旧有条块分割的接待模式已无法很好地满足现状。如何在一个统一的平台下实现接待信息迅速共享，并根据接待任务变化迅速下达指令，从而让接待工作更加高效、科学、规范，成为了一个很有必要研究的课题。针对以上问题，能否利用管理信息系统进行解决，国内暂时还没有相关的成功案例或系统研究，笔者对学校公务接待管理系统进行了调研、探索，以数据快速共享、管理集中唯一、指令迅速下达为基本目标，开发出了学校公务接待管理系统，力图实现接待项目、接待资源和接待工作人员调配等各环节的有效整合和优化，以提高接待工作的效率。

一、需求分析

（1）接待资源管理。接待资源管理是整个公务接待过程的基础工作，为接待工作建立一个资源库，对接待所需资源的管理，包括酒店、宾馆、景点等资源信息和人员信息的管理与更新维护。（2）公务接待安排。此部分是整个接待的核心内容，根据具体的接待流程可以分为三个部分：一是接待工作的前期准备。包括以下内容：对来访单位、来访人员情况的登记，主要是新增、修改、删除等操作。二是接待工作的具体实施。包括导出接待工作方案、短信联系所有访客、参会人员以及相关活动项目工作人员等。三是接待工作的总结。包括接待日志，总结经验、教训，以便日后进行相关的信息查询。（3）礼品管理。学校办公室负责礼品进出的统一管理，向礼品商家进货，并向负责接待的相关部门和单位发送礼品，以及对礼品的库存盘点，涉及到的工作环节主要包括礼品的品类维护、入库管理、出库管理、库存的盘点汇总等。（4）信息交流平台。由于整个接待过程涉及到的人员类多量大，涉及接待联络人、具体经办人、嘉宾及陪同人员、来访客人等，通过系统以短信形式进行工作的通知和调配，将会大大减少繁琐的通讯工作量。（5）系统管理。主要是对系统用户的管理和系统的初始化配置。

二、系统设计

（1）功能模块。根据前文对系统需求的详细分析，将数据进行整合描述，可以得到如图1所示的功能模块设计。

其中，几个重点的功能模块具体说明如下：第一，数据字典管理。数据字典是本系统设置的基础模块和重点模块，如图2，可以根据需要进行增加、修改、删除某个项目。如可以将来访单位类型分类定义为部属院校、省属院校、民办高校、上级领导等。

第二，文档模板管理。主要是指将系统内的信息导出成word文档时需要的模板。此处可以将用户自己建立的word模板进行导入、修改、删除等操作。第三，接待成员管理。主要是对接待环节中各个主要项目、辅助项目相关的工作人员的管理，而工作人员又可以分为主要接待负责人、参会陪同人、具体实施人，在这里实现对某个项目新增、修改、删除某个类别的工作人员。第四，接待记录管理。包括新增、修改、删除某个接待事件相关的信息，并自动生成接待事件编号。这里关联到了资源管理模块，包括对相关资源的录入、资源联系人的管理、预订资源等操作。第五，礼品管理。包括礼品类别的新增、修改、删除；礼品入库单、礼品出库单的查询、新增、修改、删除、打印等库存跟踪管理，包括查询某个时间点，某件礼品的库存数量等。第六，短信平台管理。本系统采用了用于收发短信的设备短信猫，在需要收发短信的时候，在短信猫里面插入SIM卡，通过数据线和计算机相连，在相应的系统软件中就可以实现短信收发的功能。该设备是通过计算机的串口进行通讯，通过AT指令进行控制，本系统只需要调用二次开发包或者控件中的API即可实现。（2）数据库。本系统采用的数据库设计软件是Powerde

signer。利用该软件可以设计概念数据模型，这种模型也即

CDM。然后再将CDM转换为计算机上某个DBMS所支持的数据模型，这样的模型就是物理数据模型，即PDM，然后再根据

PDM图生成创建数据库表。经过上文的需求分析，本系统数据库中设计了基本的16个数据表，分别是：用户表、数据字典表、文档模板表、来访单位表、访客信息表、接待记录表、活动安排表、资源库列表、资源联系人、已预定资源表、礼品类别表、礼品出库单、礼品入库单、库存日志表、短信发送表、短信接收表。

三、系统实现

（1）开发工具与环境。本系统采用的是客户机/服务器

（Client/Server）体系结构，是将应用系统从逻辑结构上划分为了客户端和服务器端，Client端软件能够请求服务器软件提供的资源和服务，通过充分利用两端硬件环境的优势，将任务合理分配到Client端和Server端来实现，降低了系统的通讯开销。针对本系统运行环境主要是校园局域网，本系统的设计策略是先建立C/S结构的局域网络应用，再向Internet/Intranet模式下数据库应用过渡，相对而言易于把握、成本较低的。基于此C/S系统结构，鉴于Powerbuilder强大的数据库连接能力和查询、报表和图形功能，有着面向对象技术与良好的可视化的应用开发环境，以及有着与数据库设计软件Powerdesigner良好的结合性，本系统选用了以Powerbuilder为开发平台，Oracle 10g为后台数据库。（2）部分重要功能的实现。第一，判断同一个预定资源是否有时间冲突。在这里提供一个算法，具体可通过一个函数或存储过程来实现。算法输入：活动地点act_add、活动日期

act_date、新预设的起始时间set_start、预设的结束时间set_end、冲突标记符flag_clash。算法输出：冲突标记符flag_clash。算法过程如下：一是根据活动日期act_date、活动地点act_add取出在同一天同一地点已经作了安排的接待记录，可以用游标实现，并设置冲突标记符flag_clash初始值为false。二是对上一步结果集的记录进行循环地逐一查询，读取每条记录中的活动起始时间s_time，结束时间e_time。三是将s_time，e_time和将要预设的起止时间set_start、set_end比较，考虑到两场活动之间需要预留间隔以便重新布置，所以可以预设一个间隔时间t_re

served。若set_end>s_time且set_start

四、系统测试及运行效果

前文主要论述的是系统的设计与实现，贯穿整个过程的还有一个重要的工作，那就是软件测试。测试工作渗透到系统分析、设计直到编程的各个环节中。通过基于不同的运行环境，建立不同权限的系统用户，不同类型的来访单位及成员，不同的资源类型，安排不同的活动日程等，按照接待的流程和各自的功能进行了测试，包括对各个功能相关数据的新建、查询、修改、导出、删除等。不过软件测试工作还将伴随着用户的使用过程，以便系统不断修正与更新，力求能更好地满足实际需求。（图4为系统运行效果图）

本系统的开发，将工作人员从繁重细琐的事务性工作中解脱出来，为高校学校公务接待提供了一个高效、科学和规范的管理平台，作为阶段性成果，本系统还有待经过实践的进一步检验，进行个性化开发和升级，为以后承担如高校校庆、大型活动的接待任务提供准备。

基金项目：本文是中南财经政法大学高等教育研究项目《学校公务接待管理系统项目开发》研究成果。