浅析电子档案与纸质档案并存

□文/孙毓川 闫建勋 朱璐华

（1.河北联合大学；2.河北联合大学冀唐学院信息中心 河北·唐山）

随着信息技术和网络技术的飞速发展，各类信息处理技术和设备的大量运用，办公自动化的普及，电子商务的广泛开展，我国档案管理打破了传统单一的纸质管理模式，电子档案应运而生，使档案管理工作发生了深刻的变化。国家档案局局杨冬权在2012 年全国档案局长馆长会议上提出，在全国档案事业发展“十二五”规划基础上，到2020 年全国各级综合档案馆纸质档案数字化数量要比2010 年翻两番。如何使纸质档案与电子档案更加合理地并存，成为档案管理又一新兴课题。

一、高速信息时代发展对档案管理的影响

当今社会已步入一个高速的信息时代，网络与通信的飞速发展，各种新型信息处理技术、多媒体技术的广泛应用，已渗透到我们日常的工作和生活当中，同时也影响到档案的管理工作中，使现阶段的档案管理工作翻开了崭新的一面。网络化、数字化、信息化是现代档案管理工作的发展方向。

二、纸质档案与电子档案并存现状

在当今飞速发展的信息时代，人们获取知识与信息的习惯已经发生根本性的变化，纸质档案的传播虽然没有电子档案的方便、快捷。但纸质档案一旦形成，由纸张、字迹材料、字迹这三大构成元素就将永远结合在一起。反之，电子档案虽然速度快、效率高，但由于其真实性、可靠性方面存在风险。

在实际档案管理工作当中，不仅要求有纸质档案，同时还要求有相应的电子档案，这就是我国目前档案工作管理中的“双轨制”。通过电脑生成电子文件，再通过打印形成纸质文件，或者将纸质文件扫描生成数字化进行处理，形成相应的电子版本。其产生，是基于电子计算机及网络技术在社会各个领域的广泛应用。

三、纸质档案与电子档案并存的必然性

在各行业实际工作当中，大量的会议记录、手稿、领导批示、原始数据等这些纸质文件因为其重要性，还是以纸质为载体实行纸质档案管理，对其进行长期、稳定的安全管理，可作为重要和可靠的依据凭证存在。而电子档案的最大特点在于其占用空间小，存储信息量大，利于保存，使使用者能够随时随地检索，并实现信息的共享。二者各有优劣。从利于工作角度来看，纸质档案与电子档案并存是必然的。

从其载体而言，对于纸质档案来说环境的变化、空间的要求、纸质的质量等都对其保存寿命上有很大的影响。相对电子档案，其载体主要由光盘构成，其构成材料多为聚酯底基，其对外界因素，包括物理因素、磁性现象等，都是电子档案的不利因素。从保管的角度而言都存在缺陷。但二者之间缺一不可。

四、纸质档案与电子档案并存阶段管理中存在的问题

1、认识上不足。在日常的管理工作当中，对于电子档案的概念我们从其功能和作用上还没有一个充分的认识，尤其对于一些一线的档案工作者，往往没有及时转变观念，在工作当中把更多的精力放在了纸质档案的传统管理方式上，加之年龄层次、业务水平、学历层次等诸多因素的影响，造成对电子文档收集、归类不齐全，管理上不规范、不完整，或者出现资源上的过度浪费。

2、档案管理人员年龄、学历层次分差大。档案部门作为一个职能部门，一直以来是一个清闲养老的地方，得不到有效的重视。就目前来讲，档案管理人员年龄层次偏大，业务水平老年化非常严重，而许多年轻人又不愿意从事档案管理工作，这就导致档案管理得不到有效的衔接，出现管理落后、制度不健全等诸多弊病。

3、管制制度不健全。传统的管理模式一直以纸质档案管理为主，从接收、整理、保管已构成一套完整规范的体系，但相对于电子档案还未有一个成熟的管理模式。各个档案管理单位都在自己的日常管理工作中自行摸索。其安全性、保密性得不到有效的保障。

4、安全隐患。电子档案自1998 年出台《电子文件归档与电子档案管理方法》的试行标准开始，已有10 多个年头。由于电子档案信息极易被篡改，且很难找到篡改痕迹，并且随着高端电子技术的迅速发展，破坏档案真实性的技术手段也更加先进。其次，计算机和网络技术日新月异，旧的存储档案内容是否被未来新的高端设备准确无误的解读？面对自然灾害时，电子档案是否可完整复原等诸多问题。如何更行之有效地做好电子档案的安全管理是我们当前档案管理的又一新兴课题。

五、纸质档案与电子档案并存管理策略

由于行业不同，工作的性质不同，纸质档案和电子档案在各领域中都发挥着它们的重要作用。就目前来看，电子档案在信息的存储、处理、传输和共享方面更能行之有效地发挥作用。基于实现档案管理的现代化，进一步搞好档案信息资源的合理开发利用这一角度来看，大力开发电子档案就显得非常必要。而纸质档案其表现出的原始性、直观性、真实性，其重要作用也不容忽视。合理的将纸质档案与电子档案并存，相辅相成，共同发展是至关重要的。一要有创新理念，从其本身的性质、特点、功能、属性等多方面入手，从而扩大研究范围；二要建立健全档案管理的各项规章制度和相应的法律法规；三要提高档案管理人员的业务素质水平。对档案管理人员结构实行优化组合，合理搭配人力资源。多方吸纳档案管理的高科技知识型人才；四要更新档案管理设备，加大对陈旧档案管理设备的更新换代，以确保纸质档案和电子档案的安全性。■