浅谈石油化工工程项目采购管理中的成本控制

李晓男（中石化宁波工程有限公司 上海200030）

随着我国经济的快速发展， 石油化工工程项目的规模不断扩大，先进的项目管理模式也随之备受关注。 项目采购管理是项目管理中一项重要内容，加强采购管理、提高采购管理水平对保证项目的圆满完成意义重大。 众所周知，影响项目投资最大的是设计阶段，但项目的实施阶段却是投资的主要发生阶段，在这一阶段中，尽管节约投资的可能性已经很小，但浪费投资的可能性却很大，因此，对采购管理中的成本控制更要给予足够的重视。设备、材料采购是工程建设中的重要工作之一，采购货物质量的好坏、价格的高低、到货时间的早晚，对项目的投资效益影响极大。 本文以石油化工建设项目为例，针对石油化工工程项目采购管理的特点，着重分析如何进行采购管理中的成本控制。

一、石油化工行业采购管理的特点

项目采购管理是从系统外部获取项目建设所需设备材料物资以及与之相关服务的采办过程管理， 是为实现项目采购目标所进行的一系列的计划、组织、控制和协调工作，项目采购管理是项目执行的关键性工作。 石油化工行业由于其自身的特殊性，在采购项目所需设备材料的过程和形式上有着与众不同的特点，总体概括有如下几个特征：采购资金占用大，采购工作时间跨度大，采购供货周期长，采购管理受地理因素影响较大，物资采购的制约因素多，物资采购风险大。

二、影响采购成本的主要因素

对于石油化工工程项目， 影响采购成本的主要因素有两大类，一类是设计因素，一类是采购因素。 （1）设计因素。 影响项目投资最大的阶段是设计阶段，设计阶段决定了项目投资的80%，所以设计水平决定了项目的投资水平和建设水平。 设计方案过于保守、 选材没有归类等等都会直接导致采购成本大幅增加。（2）采购因素。 比如采购前期策划不周，造成计划安排不合理；选择的合格供应商数量不足，选择余地小，很难压低价格；选择采购的时机不当，价格处于历史高位；招标前对供应商能力估计不足，造成延迟交货；货物运输过程中管理不当，造成货物损失，影响成本和进度等等。

三、石油化工工程项目采购管理中成本控制的措施

采购管理涉及到项目实施中工期、成本、质量和安全四大控制过程，在保证项目工期、质量和安全的前提下，要实现以最低的价格在最具竞争力的供应商手中采购到物资并不容易。 只有通过对项目采购管理中的成本全过程控制， 来有效的降低采购成本，从而使项目资金达到最优的配置，用有限的资金获取尽可能多的资源，这是在项目采购管理中所能实现的成本目标。 通过分析上述影响采购成本的主要因素， 详细论述在石油化工项目采购管理中控制成本的一些具体措施：

1、项目采购模式的确定

工程项目采购模式是与工程项目管理模式紧密相关的，根据项目的承包范围、设计深度、技术复杂程度、工期长短和工程量大小等因素综合考虑采取一种合理有效的合同方式， 从而在项目采购阶段降低投资。 常见的项目采购模式主要有EPC 总承包模式、EP+C 模式和E+PC 模式三种。 其中，EPC 总承包模式是国内石油化工工程项目采购管理发展的趋势， 工程总承包商按照合同约定承担设计、采购、施工和试运行服务等工作，并对承包工程的质量、安全、工期和造价全面负责，最终向业主提交一个满足使用功能的项目。 EPC 总承包商站在项目建设整体的立场，有利于采购人员与设计施工单位的协调沟通、对控制材料采购有利，可大大降低工程余料。 不管采取何种采购模式，都应该综合进行考虑，选择合适的模式来实现成本的最优化控制。

2、合理预算的制定

采购预算是在具体实施项目采购行为之前对项目采购成本的估计和预测，是对整个项目资金的一种理性的规划。 科学合理的预算不仅能保障项目正常的运转， 也能有效提高资金的利用效率和项目进度的控制， 是降低采购成本的重要方式和管理方式之一。 它不但对项目采购资金进行了合理的配置和分发，而且建立了一个资金的使用标准， 以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的监测与控制， 确保项目资金的使用在合理范围内浮动。 有了采购预算的约束， 能优化项目采购管理中资源的调配，查找资金使用过程中的一些例外情况，有效地控制项目资金的流向和流量，最大程度地避免资金的流失和浪费，从而达到控制项目采购成本的目的。 严格将采购费用控制在批准的采购预算范围内，但不可过分压低供应商价格，以免使供应商的质量和进度无法保证，让供应商有合理的利润，做到项目业主、承包商和供应商多赢，这也是所谓的“适价采购原则”。

3、供应商的选择与管理

供应商管理是工程项目采购管理中的一个重要组成部分，包括选择供应商的方式、选择供应商的数量、对供应商的考核和以及与供应商的关系。 在工程项目前期，供应商一旦选错，将给工程项目建设造成严重影响， 因此设备材料招投标尤其是进口设备和关键设备的招投标要特别慎重。 通过最大化使用本地资源，降低工程项目采购成本，并保证工程项目质量。 控制工程项目成本，就要选择合适的供应商，并加强对供应商的管理。

选择供应商的方式主要是竞争性谈判采购和公开竞争性招标采购。 工程项目采购时让符合条件的供应商公平竞争，充分利用供应商之间的竞争来压低价格， 使工程采购以最低价格取得符合要求的设备材料， 并且有利于提高工程采购的透明度和采购效率，从而有利于有效的控制采购成本。 在进行供应商数量的选择时既要避免单一货源，寻求多家供货，同时又要保证所选供应商承担的供货份额充足，以获取供应商的优惠政策，降低设备材料的价格和采购成本。 这样既能保证采购物资供应的质量，又能有力地控制采购支出。

其次，本着长期降低采购成本的理念，在工程项目的采购管理中应该把对供应商的管理纳入工程项目采购管理的一个部分。 对于筛选出的供应商，应当建立长期合作关系，稳定的供应商有较强的供货能力， 价格透明， 长期合作会有一定的优先安排，能确保供货的质量、数量、价格、供货期等。 尽可能与优秀的供应商建立长期、稳定的合作关系。 制定主供应商策略，建立合格供应商网络， 这样对降低工程项目采购中的成本有很大的好处。

4、采购包的划分

建设项目采购规划应该包括在项目管理总体规划中， 并随着项目的进展不断调整。 在制定采购规划时应先将项目分解，对采购内容进行分类，按照工程、货物、服务划分，并对采购内容进行分解或打包合并，确定采购合同包。 在进行项目分解与合同打包时要考虑以下几个因素：（1）将类似的产品或服务放在一起考虑，实行批量采购往往容易获得更加优惠的报价；（2）工程进度计划和采购计划的安排， 计划先实施的工程或先安装的设备要先采购，采购工作量要适当均衡，不能过于集中；（3）地理因素，将地理位置比较集中的工程放在一起采购， 避免过于分散；（4）合同额要适中，如果太大，会限制投标人的条件，导致够格的投标人数量太少；而如果太小，则许多投标人会缺乏投标兴趣，导致竞争不足。 所以综合考虑各种因素，合理划分采购包，可降低采购价格。

5、采购环境的利用

工程项目外部环境策略的制定对采购计划的实施会产生重要影响，外部环境包括宏观环境和微观环境。 宏观环境是指能对工程项目组织如何采购产生影响的外部变化， 包括市场季节性的变化、国家宏观经济政策的变化、国家财政金融政策的调整、市场利率及汇率的波动、通货膨胀的存在等等各种因素。 而微观环境则是指工程项目组织的内部环境， 即实施采购的过程和程序。 在符合微观环境原则的前提下，一个好的工程项目采购策略应当充分利用外部市场环境为工程项目整体带来利益。

充分利用采购环境的一个重要内容就是熟悉市场情况、了解市场行情、 掌握有关工程项目所需要的货物及服务的多方面市场信息。 比如，结合所采购货物或服务的种类、性能参数、质量、数量、价格的要求等，了解熟悉国内、国际市场的价格及供求信息，所购物品的供求来源、外汇市场情况、国际贸易支付办法、保险合同等有关国内、国际贸易知识和商务方面的情报和信息。这就要求工程项目组织建立良好的市场信息机制， 对采购环境有充分的了解和把握，只有这样才能取得高质量的货物或服务，进而取得成本上的利益。

6、采购管理中的风险控制

采购风险指在采购过程中由于各种意外情况的出现， 使采购的实际结果与预期目标相偏离，采购风险主要分为两类：一类是外因型风险，主要包括意外风险，价格风险，采购质量风险，技术进步风险，合同欺诈风险；一类是内因型风险，主要包括计划风险，合同风险，验收风险，存量风险，责任风险。 举例来说，采购预测不准导致物料难以满足生产要求或超出预算、 供应商产能下降导致供应不及时、 货物不符合订单要求、 采购人员工作失误、供应商之间存在不诚实行为等等，这些情况都会影响采购预期目标的实现。

通常情况下，对风险的应对，一是采取措施防患于未然，尽可能地消除或减轻风险，将风险的发生控制在一定的程度下；二是通过适当的风险转移， 减轻风险事件发生后对项目目标的影响。 这就要求在采购管理中能够识别风险，评估风险可能的后果及影响，采取有效的措施控制风险，并在项目建设全过程中对风险进行监控，从而减少因风险造成的成本增加。

7、加强合同执行中的成本控制

在项目采购管理中降低成本， 应该关注的是整个项目采购流程中的成本降低，是对采购总成本的控制，合同的执行过程中的成本控制点主要有催交、检验和物流三方面。 目前，石油化工工程项目在搭建组织机构时都要控制项目组的规模， 控制管理人员数量， 单靠项目组自身的能力很难满足项目对设备和材料催交和检验的要求。 因此，可以在合同执行中选用第三方催交、提供检验机构检验的方式，在项目组的监管下，开展催交检验工作。 另外，石油化工工程项目的设备材料的运输风险也是非常大的，必须采取有效的控制措施。

8、全过程成本控制意识的树立

石油化工工程项目建设中设备材料的购置费用大约占项目总投资的50% ～60%， 这些费用都是在项目采购过程中源源不断地付出去的，采购成本如何控制决定了项目利润的多少，尤其是总承包项目，如果采购成本失控，那么必然严重影响公司的利润目标，甚至出现亏损。 因此，在探讨工程项目采购管理中降低成本的问题时，应该树立采购全过程成本控制的概念，我们应该关注的是整个工程项目流程中的成本降低，是对总成本的控制，而不是单一的针对采购货物或服务的价格。 获得了低价的采购物品固然是成本的降低，但获得优质的服务、及时快速的供货、可靠的货源保证等也无疑是获得了成本上的利益。 我们不应该仅仅只看到最直接的成本降低， 还应该从工程项目采购的全过程来衡量成本上的收益， 从工程项目采购的全过程来探求降低总成本的有效措施， 只有这样才能在采购过程中发掘无处不在的降低成本的机会。

四、总结

在市场经济条件下， 通过对项目采购管理的控制可以极大的降低石油化工行业的采购成本，实现成本优化控制。 由于石油化工工程建设所需物资采购周期长、 资金大、 质量要求高的特点，采购管理更具有不可忽视的经济意义。 在采购管理过程中，采用科学的管理和控制方式，合理进行成本控制管理，可以有效地提高管理效率，资金的使用效率，降低整个项目的成本，保障项目正常运行，为企业综合竞争力的提高奠定坚实的基础。

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