水利工程档案管理浅议

□李 亚（南阳市鸭河口水库工程管理局）

1.水利工程档案管理工作中存在的问题

1.1 档案意识淡薄，思想不到位

当前，许多参加水利工程建设的单位档案意识淡薄，对工程档案工作缺乏应有的重视，在工程建设过程中存在“重建设，轻档案”的思想，没有认识到所形成的水利工程档案是工程建设和日后管理的重要依据。而在工程施工阶段，由于任务重，参建单位往往比较重视工程建设进度、质量等问题，忽视档案资料的收集、整理等工作。

1.2 工程档案管理制度不健全

有些水利工程建设单位档案管理制度不健全，没有制定应有的档案管理规章制度，有些单位虽然制定了相关的规章制度，但缺乏有效的管理和监督机制，工作中随意性大，导致部分档案不能及时归档，影响了科技档案的完整与准确，使水利工程档案难以做到规范化、标准化和制度化。

1.3 工程档案管理人员业务水平不高

在水利工程建设过程中，档案工作人员一般都是工程技术人员多，有的是临时抽调，且身兼数职，没有经过业务培训，缺乏工程档案专业知识，对水利工程档案管理相关法律和制度不熟悉，有些档案工作人员不直接参加工程的施工管理工作，缺乏水利工程管理的经验，这些都可能使水利工程档案案卷质量差、不规范，影响归档质量。

1.4 工作人员缺乏收集、整理资料的经验，突击建档

水利工程是一项系统工程，水利工程档案必须具备原始性、真实性和完整性这三个条件，有些档案工作人员对工程档案的收集范围不明确，工程人员移交多少就接收多少，往往造成文件材料不齐全，有的缺重要的数据、记录或试验报告，有些签章手续不齐全，复印件居多等。有些施工单位没有按照工程的进度收集、整理档案资料，突击建档。这些现象直接导致工程档案竣工资料不完整、不规范，不能如实反映工程的现状，给日后工程的运行管理和维护利用带来困难。

2.对做好水利工程档案管理工作的认识

2.1 提高工程档案的归档意识，建立完善的档案管理制度

档案行政管理部门和工程建设管理部门要采取多种形式加大宣传力度，组织参建单位领导、职工认真学习《档案法》、《水利工程建设项目档案管理规定》等相关的法律、法规，提高大家对水利工程档案工作的认识。把档案工作纳入水利工程建设的总体格局之中，明确具体责任，实行统一领导，专人负责。在工程建设初期就制定本工程档案的收集、整理、保管等一系列制度，并严格执行；在建设过程中建立健全涉及建设、设计、施工、监理等部门的档案网络管理机制，做到档案工作各个环节都有章可循、有法可依。

2.2 提高水利工程档案管理人员的综合素质

水利档案管理者不但要学习档案业务知识，也要学习水利工程管理的专业知识。建设单位应定期组织相关人员参加档案业务培训班，帮助他们熟悉档案理论知识和具体操作方法，使他们懂业务、懂相关规章制度。工作中提倡爱岗敬业，增强服务意识和能力。同时要学习现代化管理知识，不断提高自身的专业技术能力，切实担负起水利工程档案管理的职责。

2.3 水利工程建设与工程档案工作同步进行

大中型水利工程具有协作部门多，建设工期长，档案内容丰富，涉及面广等特征，所以工程档案工作必须从平时做起，与工程建设实行同步管理，在工程提出论证初始就对工程建档工作通盘考虑，统筹规划，遵循工程建设与档案工作的规律，在前期下达计划、施工、验收（鉴定）时，同时进行收集、整理、归档工作。参建单位及时做好工程档案的审理鉴定工作，完成一项，审理一项，不要等工程全部竣工时“算总帐”。这样才能保证水利工程档案的完整、准确、系统。

2.4 明确水利工程技术资料的归档范围

《水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表》是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定，划定一定的范围，可以规范各级管理人员收集、分类、整理、立卷、编目、鉴定等归档行为。以大中型水库除险加固工程为例，大体包括以下范围：工程建设前期文件材料：项目立项、勘测设计、可研报告、初设报批及审批文件等。工程建设管理文件：开工报告、建设征地及其申批文件；重要合同、会议纪要等。施工文件材料：组织设计；设计变更文件；各种监测、隐蔽工程记录；施工总结等。监理文件材料。设备开箱检验记录、图纸等。工程概算、预决算、审计等文件；工程竣工验收文件：各类工程竣工总结及报告；全部竣工图。有关工程的照片、录音带、录像带、光盘等声像资料。工程所获得的荣誉资料（奖杯、奖牌、证书等）。其它需要收集、整理的资料。

2.5 明确水利工程档案整理的标准及要求，严把竣工验收关

一是所有归档文件材料的整理，应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008），文件内容必须完整、准确、系统；材料载体及书写印制材料要符合耐久性要求；归档的工程文件一般为原件；竣工图按照《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠，并做到完整、准确、系统、清晰、修改规范，签字手续完备。二是归档的声像材料，应注明材料反映的事由、时间、地点、人物、背景及作者等内容。三是电子文件归档按照《电子文件归档与管理归定》（2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（1999）执行。四是竣工验收时，建设、设计、施工、监理单位及挡案行政管理部门应通力协作，严把工程档案质量关，把影响工程档案真实、准确、齐全的问题解决在竣工验收中，绝不留下隐患。

2.6 推进水利工程档案管理现代化

随着水利事业及科学技术的发展，水利工程各阶段同时也产生了大量电子文件，在工程建档时，纸质档案与同版电子文件同时收集整理，使其互为补充，相互印证。根据新的档案管理标准，以简化整理、深化检索为宗旨，实现科学化，规范化的管理。利用计算机和网络技术，加大信息资源的存储及加工量，实现档案资源的数据化管理和网络化传递，满足工程建设多方面整理利用档案的需求，不断提高水利工程档案管理水平。

3.结语

总之，为了保证水利工程建设竣工的质量，必须做好工程档案的管理工作，使工程档案工作贯穿于工程建设、设计、施工、鉴定等各个环节，有效地适应并服务于各项水利工程建设，促进水利工程档案工作沿着正确轨道健康发展，为水利建设事业的发展做好信息资源服务工作。