创新与服务：高校档案管理发展的必由之路

田凤琴

（山西大同大学 继续教育学院，山西 大同037009）

档案管理工作的最终目的是为了档案的开发利用，最大限度地实现经济和社会效益，实现这一目标，档案工作要围绕服务这一中心工作，要将服务体现在档案工作的全过程，要切实做好档案需求服务、提高服务质量、创新服务形式、提升服务内容；创新管理理念、管理模式、管理方法和手段，从而实现经济与社会社会效益，档案工作的服务与创新就是档案工作的永恒的主题，而服务与创新也是整个档案工作发展必由之路。

一、找准高校档案工作的问题，是做好档案工作服务与创新的前提

（一）现有的制度标准与实际工作情况不相适应

高校现行的档案管理仍沿用过去的一些法规、规章、标准。依据的标准和实际工作的不协调。如分类大纲，随着高校的发展壮大和信息化程度的日益提高，用过去的一些制度与标准显然已不合时宜，不能满足要求，这势必影响高校档案工作的可持续发展。从档案工作发展趋势来看，档案管理趋向咨询业务智能化、档案管理标准化、档案工作程序化［1］，原来的手工操作、经验管理、封闭管理模式，很难满足全校各方面对档案信息的需要，不能发挥档案工作的应有作用。

（二）档案的现代化与高校的信息化不同步

目前的信息化建设程度很高，高校档案必须适应信息化要求，应将各类电子文件妥善保管起来。但是，有的高校的档案工作的信息化建设远远落后于现有的信息化水平，如条形码自动识别技术、光盘技术、缩微和复制技术、指纹技术、水印技术、电子印章、电子签名等技术，还未得到充分利用。许多时候，是为应付检查，无奈之下，将信息分别落入OA系统、MIS系统、局域网系统、门户网站上等，没有一个系统完整的档案管理系统，势必不利于管理和开发利用。最后在档案专项验收前而进行 “突击补救”，实际上已不再是真实原貌的反映，全然失去了档案的原始价值。

（三）档案人员配备与档案管理现代化的工作需要不相称

档案人员的配备均不同程度地受高校定员的制约，在专业人员的配备上没有得到足够的重视，往往是安排 “闲人”的地方，有的高校甚至是临时聘用一些退休人员协助工作，或由其他工作人员兼职，这样的管理环境，是很难吸引到懂得档案学、档案管理学、档案保护技术学、档案编纂学等基本理论和专业知识的档案管理专业人员，而兼职人员对档案业务知识的系统学习、掌握不够，档案工作人员的业务素质低、不专业的局面难以改变，不利于档案工作的持续发展。

（四）档案服务成本与管理效益矛盾越发突出

由于高等学校档案馆 （室）的运行基本都是由高校自主全额筹款，其管理成本与管理效益多年来始终保持平衡的水平。［1］随着时代发展，将高校档案资源逐步对外开放，为社会经济发展提供必要的服务，其管理成本与服务成本必然会大幅度的提升，在不增加额外服务收费的情况下，要想维持一个成本与效益的平衡是非常困难的，这是提高高校档案信息资源效益的一个重要制约因素。

（五）档案服务手段滞后与社会要求形成的矛盾

档案信息在现今经济社会发展过程中发挥着越来越重要的作用，快速、准确的获得信息，已经成为各项工作的迫切要求。［3］而高等学校档案部门总因涉密问题，或者人力、物力、才力等问题，得不到有效解决与妥善处理，迟迟没在自己的网站上公布综合档案信息，致使许多有价值的档案信息未能进入信息高速公路，服务手段仍然是个体的你查我找，调卷查阅基本是停留在手工操作方面，与社会管理的档案部门相比而言，相形见绌，明显滞后，与社会对高校珍贵的科研与技术档案信息的迫切需求，形成巨大的矛盾与反差。

二、以服务意识统领档案管理工作，有利于满足高校管理工作的多重需求

档案工作以服务为宗旨就必须彻底改变现有的工作状况，在服务理念上从被动服务转化为主动服务；在服务内容上从单一库藏档案服务转化为全方位信息资源服务；在服务方式上从最终的利用服务转化为全过程指导性服务；在服务形式上从等待利用转化为多种形式的档案展览或建立开放利用中心；在服务的技术手段上从档案库房实体转化为用利用电子或多媒体传输等先进技术手段；在服务的质量上要从单向服务转化为双向的需求服务。

（一）做好档案的前端工作，是档案服务的基础

档案管理工作的基本内容包括：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。档案管理业务的各个环节，实际上由两部分组成：档案基础工作和档案提供利用工作。档案基础工作为提供利用工作创造条件；提供利用工作则反映了档案基础工作的成果。档案基础工作的源头就是收集，要将收集工作当成服务工作，暂且称之为前端服务，也就是档案工作延伸到档案的形成过程。档案的形成过程即各种形态的具体档案，从被制作出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程。所以要使档案收集的齐全完整，为利用工作创造好条件，就必须在档案的形成过程中做好前端服务工作，使档案的制作材料质量高，格式规范，留存齐全、完整。

（二）做好档案的过程管理，是档案服务的重点

档案工作的过程服务是一项重要的工作。过程服务重在过程管理，是档案工作者融入高校的各个阶段管理的全过程进行档案管理，是一种主动服务。高校档案工作的基本原则是：集中统一管理、维护档案的完整与安全；便于各方面对档案的利用。满足对档案的需要，是档案工作的根本目的。这就要求我们档案工作者必须从整齐完备、准确安全、满足利用上下功夫。过程服务正是围绕基本原则开展工作的有效途径。如高校档案工作从人事、教学、科研等方面就开始介入档案工作的跟踪服务，档案人员积极参与各项工作，了解对档案的需求，有针对性地提供档案信息资源服务，提供规范的表式、格式以及参考资料等。进而及时地向专业人员和相关人员提供档案有效利用的方法，达到良性循环。在此过程中，档案工作者必须时时树立过程服务的观念，与相关业务人员密切配合，真正做到维护档案的完整性与安全性，没有档案的完整与安全就不可能有档案的方便利用。

（三）做好档案的活化管理，是档案服务的根本

档案的实体服务，就是根据需求和库藏档案的实际情况提供档案实体借阅利用，这是每一个档案工作者必须掌握的基本技能，也是一项基础工作。但当前，随着计算机技术和网络信息技术的发展与提升，实体服务的范围、手段和方法都在发生巨大的变化，如果停留在一种服务方式上，那档案工作必将被时代所淘汰，必须在如何做好实体服务上下功夫，变因需求而提供的借阅为超前的资源共享服务；必须在如何提高服务效率上进行探索研究，充分利用网络信息技术，变手工提供实体利用为通过网络快速传送信息服务；必须在如何保证提供的实体利用准确性上下功夫，变库藏死档案为动态的跟踪实际的活档案。如高校的科研档案，是高校教学与科研工作的凝结，利用价值非常高。提供档案实体利用就必须是快速的、准确的、资源共享的档案。在保证档案信息资源安全的前提下，最大限度、最大范围地向各方面提供档案信息，配合完善的服务手段和较高的服务水平，这才是真正的档案实体服务。

（四）做好档案的开发利用，是档案服务的方向

档案的开发利用是档案工作的重点。但在目前来看却是一个薄弱环节。档案只有通过利用才能体现价值。档案开发利用服务，就是要改变过去那种狭隘的思维定势，采取多种形式、多种渠道和多种方式利用档案，充分发挥档案信息资源的服务作用，通过编研档案资料、举办图片、实物展览、网上信息发布、档案专题研究成果发布会等多种渠道提供利用，营造档案资源开发利用的大环境，让档案更好地为企业中心工作服务，真正实现档案服务职能由保管型向开发利用型转变。如高校的荣誉实物档案展览、校史、年鉴的编撰发行、教学、科研活动成果展、局域网的新归档入库档案信息发布等等，都是档案工作者在开展有效的档案开发利用服务工作。

三、以创新精神推动档案管理工作，是服务好高校管理与发展的必由之路

档案的作用和价值是通过档案的利用来体现的。档案工作的本质就是管好档案以提供利用。管理是手段，利用才是目的。［4］因此，要以创新精神推动档案管理工作，切切实实地服务好高校教育管理与发展。

（一）推进档案管理工作，理念创新是先导

首先是创新管理观念。观念是先导，是前提，观念创新是管理创新的保证，必须将观念创新贯穿到管理创新的整个过程之中。如何做到观念创新呢？最重要的一点就是认识要到位，真正确立现代化管理意识，确立档案管理的知识化、网络化、社会化的管理目标。其次是创新管理内容。一般档案馆都具有一定数量和质量的文献资料，但毕竟数量有限，往往不能满足用户需求。在这种情况下，必须以用户需要为宗旨，有计划、分重点地收集档案资源，调整、充实馆藏资源，进一步整理馆藏资源。同时，对这些资源进行优化，提高馆藏质量，使之不断地有序化、系统化、规范化。只有这样，才能做到服务及时、准确而高效。第三是创新管理方式。档案馆资源的开发利用程度和服务效率，是衡量档案管理工作好坏的重要标志。要提升开发利用度和服务效率，必须在实践中不断创新管理方式，这种方式就是由传统的对馆舍设备、档案资料的管理，逐步转向对服务质量提升的管理上来。第四是创新人才管理。要树立人才资源是第一资源的思想，为档案人才培养创造良好条件。要营造一个尊重个性、鼓励创新的良好环境；要以人为本，注重档案人才的自身发展，鼓励、支持档案人员参加提升专业文化知识的各类培训，不断促使其提高综合素养，特别是运要培养其运用专业理论解决实际问题的能力。

（二）优化档案服务工作，模式创新是抓手

传统的档案管理模式已经不能适应现代高校管理体制改革的需求，因此必须创新。整合档案信息资源，建设一个具有优质多样档案信息资源的综合档案管理机构，实行多种档案和过程资料实体合一集中、统一管理的档案管理新模式，要不断开拓收藏领域，增大馆内科研与教学管理等方面的档案量，尽量扩大档案的收集面。档案要能体现不同时期高校发展的全貌，要发掘能反映本校特色的档案，要建立档案收集的多元化模式，逐步实现纸质与电子档案、多媒体数据库并重，［4］逐步形成统一、高效、多元的档案管理新模式，形成档案信息资源共享的新格局。

（三）提高档案管理水平，技术创新是关键

利用网络提供档案信息服务，成为越来越多的公众，包括高校内部与社会上的公众对高校档案部门提出的基本要求。［5］办公自动化、局域网的建立、基建MIS系统的普遍使用、电子文件大量产生使的档案信息资源越来越丰富，这给高校档案管理工作带来了前所未有的机遇与挑战，数字档案馆的设立成为趋势，它不是一种物理存在的实体，而是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。通过利用网络技术，将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以互相连接，提供有效的利用，实现档案信息资源共享。实现一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础，数字档案馆为实体档案馆提供了新的管理和服务机制。所以档案管理技术的创新就显得尤为重要和迫切。如引入电子档案管理系统，结合高校实际情况，将第一手信息资源电子文件 “即时”输送到电子档案管理系统（数字档案馆），从而使档案资源的收集到提供利用都在全新的高技术环境下高效地完成，真正使档案工作与高校发展的各项工作融合在一起，发挥其应有的作用。

四、注重提升档案管理工作效益，是增强档案服务与创新工作活力的落脚点

（一）以服务教学科研工作为出发点，协同推进档案服务与创新

高校档案工作的根基在高校本身，所以档案工作的服务与创新必须结合高校实际情况，紧紧围绕高校中心工作，为完成高校的各项工作目标提供服务。开展档案工作的优化创新，应当着重处理好三个关系：一是在管理与利用方面，不能过分重利用、轻管理，造成档案资源的老化、退化，以及服务的脱节；二在社会效益与部门经济利益方面，要做到社会效益和部门的经济利益双赢双利；三是在保密与开放方面，管理人员必须具有很强的保密观念，特别是在面对涉及国家机密资源的时候，一定要具有大局意识，以国家政治利益为重，以国家的政治安全为要。同时，要有开放的观念，大胆管理，大胆使用，大胆创新。惟有与时惧进，才能在发展中创新，在创新中发展。

（二）以提高档案工作人员素质为基础，提升档案服务与创新能力

档案工作服务与创新，关键在于服务人才的优化，档案人员的综合素质的提高是目前档案界亟待解决的问题。随着档案工作的内容、主题、手段和方法的变化，档案工作领域的拓展，档案工作人员角色和职能也将从传统的档案实体的保管者转为档案信息的管理者、档案信息产品的生产者、档案信息利用的咨询者、档案信息的提供者和传播者、档案信息知识的教育者。这就要求档案工作者大兴学习之风，利用周围一切可以利用的条件，多途径、多渠道地自我学习和提高。高校加大对档案工作者进行新知识、新技能的培训，引进人才，形成一支复合型的档案干部队伍，不断提高档案工作人员素质以提高服务与创新能力，真正实现档案服务人才由单一型向复合型转变。

（三）以增强档案工作的效益为落脚点，不断增强档案工作的影响力

档案工作要持续发展，就必须以提高效益为目标，挖掘档案的潜在价值，为高校提升竞争力服务。档案工作的效益，就是高校对档案工作的投入和档案部门对高校或社会档案信息需求的有效满足程度之间的比较关系。所以，我们必须从管理出发，紧紧围绕高校中心工作，做好档案工作的服务与创新，实现管理目标，避免其中的滞后性和不直接性因素，增强高校的竞争活力。同时，高校档案信息服务，要适应社会化服务的趋势，尽可能满足社会各个领域对高校信息的日益增长需求，［6］将潜藏的静态档案信息开发成有价值的系统化知识信息库，为社会服务提供一种新型服务。总之，要使高校档案工作管理效益达到最大化。

总之，服务与创新是档案工作的一个永恒主题，我们要通过服务与创新，提高档案工作者的综合素质，提升档案管理人员的管理水平和服务质量，使高校档案工作不断系统化、规范化，实现与高校各项工作的有序、协调、可持续发展，同时，也使高校档案工作水平和工作效益大大提高，使其更加贴近社会、融入社会，并使档案管理者从封闭、保守的禁锢中解放出来，这将大大地推动档案工作的发展，展示高校档案的独特魅力。

［1］张晓华．试论高校档案管理现代化 ［J］．四川档案，2007（5）：18－19．

［2］曹勤民．从 “独享”走向 “共享”——论高校档案信息资源社会价值的实现路径 ［J］．档案学通讯，2012（5）：49－52．

［3］李代华．高校档案服务机制创新的思考 ［J］．三峡大学学报 （人文社会科学版），2006，28（4）：107－109．

［4］周秀英．对高校档案服务创新的思考 ［J］．绍兴文理学院学报，2004，24（11）：73－76．

［5］倪丽娟．信息化背景下高校档案服务策略研究 ［J］．档案学通讯，2011（5）：92－94．

［6］饶永．高校档案信息服务的社会化 ［J］．中国档案，2003（7）：22－23．