电子文件在我局科技档案管理中的应用

长江武汉航道局 阳元华

随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，各级部门都逐渐使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作都可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理完毕几乎可以不使用纸和笔。先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。如何将电子文件收集归档管理好是摆在我们档案人员面前的一个重要课题。

一、电子文件应用于科技档案管理的可行性

1.科技档案的特点使其适于电子文件管理。科技档案中涉及到大量的图表、照片、录音、录像等资料，而图纸、表格、图片、多媒体音、视频资料等均可以形成电子文件，且便于完成检索、复制、传输等管理工作。

2.计算机多媒体技术及网络技术的发展为电子文件应用于科技档案管理提供了可能性。随着计算机技术的发展及普及，计算机管理目前已广泛应用于各行业生产管理活动的方方面面，这就为电子文件应用于科技档案管理提供了可能性。首先，管理信息系统及计算机辅助设计(CAD)等计算机技术已经得到了广泛的应用，办公自动化、无纸化办公日渐普及，这就使档案的生成方式发生了很大的变化。各单位和部门在进行文件的起草、招投标文件的制作、数据的统计及处理时，都可借助计算机直接形成电子图纸、电子文档表格、多媒体声像资料等电子文件，为电子文件应用于科技档案管理提供了大量的原始资料和素材。其次，随着档案管理办公条件的改善，办公自动化、网络化已经得到普及，这为档案管理部门处理电子文件提供了保障。由此可见，电子文件应用于科技档案管理已成为档案管理工作发展的一个必然趋势。

二、电子文件应用于档案管理的优势

与传统的纸质文件相比，电子文件具有以下优点：

1.省钱。采用电子文件管理档案，只在初次取得文件时需要投入一定的资金，文件取得后，要想得到复件，只需花少量费用进行复制即可，如采用传统的纸质文件对档案进行手工编研，需要很多的经费，从而给单位造成负担。

2.省力。采用电子文件管理档案，可充分利用和发挥计算机、网络等各种现代化办公设备的潜能，使文件的查询、修改、保存、传输等工作更易完成，可大量节省人力、物力。

3.省时。采用电子文件管理档案，可以缩短二次文献信息的加工时间，从而提高档案信息的时效性。

4.高效。采用电子文件管理档案，信息成果可多份拷贝，从而扩大了档案的应用领域，拓宽了服务范围，取得良好的社会效益。

三、我局电子文件的收集、利用及保管

1.电子文件的收集

我局的主要工作职责是长江中游航道的维护管理，辖区内浅险航道较多，加之近年国家加大了对长江航道的治理、增加了对航道基本建设工程的投入力度，因此，在航道维护、航道基本建设和航道整治工程中产生大量的航道底图、招、投标文件和基建工程资料等。在收集工作中，我们注重平时工作中资料的收集，从项目开始时就要求相关部门在工程中严格按档案收集的要求进行资料收集，并经常深入项目工地，指导现场资料员将各个环节的资料分别保管、分布在各施工人员手中的资料集中保管，并要求文字和电子资料同步，在工程验收合格后，向档案部门提供完整的纸质和电子文件档案，从而使档案管理部门可直接获得电子图纸、电子文件、电子图片、电子音、视频文件等。对于原有的纸质文件，我们也在条件允许的情况下利用计算机、扫描仪、数码照像机、数码摄像机等设备，通过文字录入、图纸扫描、拍照、录像等手段，逐步取得原有档案文件的电子版。

2.电子文件的利用

(1)电子文件在工程投标中的应用。随着国家对内河航道整治力度的加大，长江和汉江的整治工程日益增多，我局对外、对内的投标工作也日益频繁。由于内河河流的地理概况、水文、气象和河沙流量的变化都不大，在标书制作中，这些都是可以互相借鉴和引用的。在投标过程中，由于时间紧、任务重，每次都要投入大量的人力和物力，以保证标书的制作质量和投标工作的顺利进行，并获得投标工作的成功，因此，我们平时收集的电子档案在这时就起到了相当大的作用，每次投标，我们都提供了多套电子档案，以便工作人员在原有的投标文件上复制修改，将多个工程的地理环境、施工设备、人员配备等进行互相对比，找出各工程施工中的优势与劣势，去弊存利，加以补充完善，提高了标书的内涵和制作质量，既节省了人力和时间，也增加了中标的可靠性。

(2)电子文件在航道生产中的应用。我们单位主要是负责长江中游航道的管理和维护工作，随着季节变化，长江水位每年都会经过枯水和洪水的变化，而我们的工作就是要将每次的细微变化测量出来，并绘制成图，以便将来的科研和比对，因此每年都会产生大量的航道图，图纸载体由最早木版绘图、纸质航道底图到现在的聚脂薄膜图纸，保存难度较大。由于查找频繁，图纸经常抽出再放回去，损害也很严重，特别是纸质图纸，常有破损。现在有了电子图，只要在电脑上点击一下就可以出来了，打印和网络传递也很方便，从而保证了原版图的使用寿命。电子档案为我局的网络资源共享，为航道建设提供了快捷、高效、优质的服务，发挥出它独特的作用。

(3)电子文件在航道基本建设中的应用。我局辖区总长有755公里，线长点多，有些水道在荒无人烟的地方，职工吃住都在小小的工作船上，工作环境非常恶劣。国家在加大航道治理力度的同时，也增加了对航道基本设施的投入。在站房的建设过程中，我们在资料收集时注重对隐蔽工程资料的收集，在施工各个重点环节，到工地或委托基建人员对施工点进行拍照或摄像，以确保工程施工质量，并将工程概况、施工过程、完工实景等以照片和录像的形式制成专题片，在项目档案验收会议上进行播放，以边播放边讲解的方式，让验收人员如身临其境，还没看资料，就已对整个工程项目有了大致的了解。通过电子文件的利用，我们已使多个基建项目一次通过档案验收，并获工程竣工验收交付使用。

3.电子文件的保管

电子文件有别于传统的档案文件，载体材料主要是光盘，对温度、相对湿度和环境都有严格的要求。针对电子文件的保管要求，在电子文件形成和使用过程中，我们采取严密的防灰尘措施，不让灰尘污染电子文件表面，形成物理损坏，造成记录信息的损毁，使数据丢失；购买了专用的保管柜，严格按电子文件保管的温、湿度要求，杜绝磁性、有害气体和光线对电子文件的损害；我们经常对电子文件进行复制，以防止信息丢失。

四、电子文件应用于科技档案管理的难点及对策

电子文件应用于科技档案管理已成为一种趋势，但就目前的实际情况看，还存在一些难点，主要有如下几点：

1.规章制度不够健全。由于目前科技档案管理电子化还没有得到普及，各部门领导及有关人员对此项工作缺乏认识，只图自己一时的方便，不愿移交给档案部门；有的认为只有纸质文件就够了，不愿再制作电子文件。针对这种情况，我们加大宣传推广档案管理电子化工作的力度，制定相应的管理办法，定期上门收集，协助他们制作电子文件，并提供方便、快捷的借阅方法，促使各部门主动移交电子文件，以保证档案内容的齐全和完整。

2.管理系统不够完善。目前还没有形成一套统一的、标准化的科技档案管理系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应电子文件信息资源共享的要求，针对这个问题，我们目前已就办公自动化系统和世纪科怡公司就档案数据交换系统签订合同，使文件资料能更快速地转化成电子档案，也使各部门能更便捷查阅、使用，以提高电子文件的利用率。