浅析省属高校国有资产管理信息系统

南京化工职业技术学院资产处 李 莉

高校固定资产是保障高等教育事业可持续发展的重要物质基础，近年来各级政府对高等教育的投资力度逐年加大，各高校的办学规模不断扩大，其固定资产的采购量和金额快速增长，固定资产的构成也日益复杂，管理难度也越来越大，这样就对高校的固定资产管理工作提出了更高的要求，就目前各高校国有资产管理的现状来看，提高资产的信息化管理程序是目前加强各高校国有资产管理水平的重要手段之一，研发一套符合学院自身特点的资产管理信息系统已势在必行。

1.省属高校国有资产管理信息系统的启动背景

2007年度，省财政厅在全省范围内组织实施了《行政事业单位国有资产清查》工作，在此次清查过程中发现，绝大多数高校的国有资产管理处于一种管理意识淡薄、制度不健全、资产使用效率低、闲置浪费现象严重、账实不符、家底不清的非正常状态。而造成这种非常状态的主要原因是由于现有的资产管理软件都是单机版的管理模式，存在着效率低、管理人员任务繁重、固定资产实物流动与财务核算相脱节、职能管理部门与使用部门相分离、无法实现信息共享，导致资产闲置、重复投资、报废处置不及时，资产管理流程设计不科学等等，严重制约了高校资产管理质量和效率的提高，由些可见，在高校资产规模不断扩大的新形势下，传统的管理模式已无法胜任，必须尽快构建出一套符合各高校特点的资产管理网络平台，经过几年的不懈努力，由省教育厅集合各高校的集体需求而建立全省相对统一、数据集中的《江苏省省属高校国有资产管理信息系统》（以下简称系统），该系统以本着资产管理与预算管理相结合、资产管理与财务管理相结合、资产管理与绩效管理相结合、实物管理与价值管理相结合的四大原则，达到由“粗放型”向“效能型”转变，由“被动式”向“主动式”转变，由“静态化”向“动态化”转变的管理成效。该系统在南京师范大学、江苏警察学院进行了试点，于2011年上半年正式投入使用，并在使用过程中不断升级并完善。

2.系统概况

2.1 系统基本情况

系统是由省教育厅、省财政厅委托软件公司为省属高校量身定制的国有资产管理信息系统。该系统采用IDC模式，将省属高校国有资产数据集中到省教育厅信息中心，各校通过互联网接入进行资产管理，形成省教育厅、高校、院系部处、教职工个人的分级监管体系。通过省属高校国有资产管理业务流程的梳理，构建具有高校管理特色的网上办公平台，使得财政厅资产管理部门、教育厅资产管理部门、高校领导、资产管理职能部门、财务、采购、经费管理职能部门、院系部处等各司其职，实现高校国有资产的协同管理。省厅能有效、实时监管各校的管理情况，学校独立对自己的资产进行日常管理，校内各院系部门能管理院系的资产，从而实现分级监管。

2.2 管理模式

固定资产管理信息系统实行“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理模式。资产处作为职能部门统一负责学院固定资产信息系统的实施和运行管理，财务处、资产处、后勤处、信息中心对固定资产实行归口管理，各二级部门负责管理本部门的固定资产，并将资产管理对应到个人。

2.3 管理内容

资产管理系统正式运转后，通过网络可以进行资产购置、资产使用、资产变更、资产处置、资产统计等各项资产管理工作。资产购置管理包含从申请到入库的全过程，同时将经费预算、财务记账纳入到管理之中，资产使用管理包含维修记录和绩效记录，可以了解仪器设备的维修情况和大型精密仪器设备的使用状况，资产变更管理包含二级部门内部、之间，归口间的调拨，以及原值变动处理，资产处置管理包含处置申请和处置审批，可以直接向教育厅申报，资产账务管理可以实现资产账和财务帐的无缝对接，资产统计管理可以随时查询、统计、上报各类数据，实现管理信息的动态化。

3.系统作用

该系统是网络化的系统，网络化的固定资产管理是通过一套功能强大的系统在网上传递固定资产管理信息，实施固定资产管理活动。首先，通过管理软件的权限设置，在资产管理内部形成权利制约关系。这样，学校就不会拥有绝对的权利部分。资产从采购、验收、信息录入、记账等各项重要的环节都有不同的部门负责，从而有效的控制滥用职权的行为。学校（单位）领导、资产管理部门、财务、采购、经费管理、院系等各司其责，通过系统实现资产管理协同办公；解决了管理原则不统一、管理流程难规范、数据安全性无保障、上报繁琐不及时等问题；各学校使用系统免安装、免维护，简化了部署，降低了门槛；通过资产条码化标签管理，强化了资产实物管理；促进国有资产保值增值，防止国有资产流失；实现资源共享,提高资产利用率；有效盘活高校国有资产,实行资产的动态管理，物尽其用，在资产的使用中充分发挥其作用，降低办学成本，提高办学效益；实现对高校国有资产的开放性管理，提高管理工作的透明度，防止腐败现象的发生，使资产管理形成良性循环,缓解高校资源紧张局面，为高校的快速发展提供保障。

4.系统主要功能

高校国有资产从计划、采购、交货、使用、维修到报废的全过程管理中，所有信息之间互相关联，以前采用局域网手工整理的方式，很难适应目前高校的发展，必须采用新技术，运用现代化管理手段，为管理者提供丰富、准确、快捷的数据，为此建立此系统。采用资产管理信息系统是一项重要基础性工作，是促进管理水平提高，实现精细化、动态化管理的有效手段和方法，是资产科学配置、保值增值、提高效益的重要依据。该系统包含以下内容。

（1）我的工作。各用户进入后可直接查看并操作职责范围内的待办工作和已办工作，及时了解各业务的进度；还可查询管辖范围内的资产。针对学校系统管理员，系统还提供各业务的流程跟踪，及时对业务流程进行调控，对中断流程进行相应单据的删除。

（2）基础管理。基础信息设置，主要包括编辑单位信息、资产归口定义、预算归口定义、院系信息设置、部门信息设置、人员信息设置、人员账号分配。

（3）资产入库。根据资产增加方式的不同，系统提供三种入库方式：直接入库、土地房屋入库、申购采购入库。对接受捐赠、盘盈等资产进行直接验收入库：对土地、房屋构筑物直接进行卡片登记：通过项目申购方式新增的资产要进行申购采购入库（除土地、房屋建筑物外）。

（4）资产使用。资产在日常使用过程中，用户可通过卡片管理维护资产信息，拆分卡片、打印资产条形码标签，保管人可登记资产维修信息，按年度登记仪器设备的绩效情况。

（5）资产申购。需申购资产时，由保管人或院系资产管理员发起申购申请，并依次交由院系领导、经费审批人、财务审批人、校领导审批，经审批同意后，此申购项目将自动进入采购安排程序，由采购人实施采购，并将采购结果在系统中进行成功或失败登记。采购完成后，资产交由申购发起人采购入库，归口审核。审核通过后，交财务记账。当然，申购审批过程中，任一环节审批不通过，申购单退回至发起人。

（6）资产调拨。院系资产管理员，可以对本部门中一些使用效益低或闲置的资产在校内进行资产调拨，调给其他需要的部门使用。

（7）原值变动。资产由于新增、更换组件、录入错误等原因，需要进行价值变更的，由院系资产管理员在系统中登记原值变动单，交由归口管理员审批确认，同意后交由财务部门进行财务的增减调账，做到资产账和财务账保持一致。

（8）资产处置。对于报废、报损、无偿调出的固定资产处置，一般情况下分二步操作，首先是处置申请，通过系统进行校内处置申请流程，经校内审批同意。然后是处置审批，将校处置意见上报省教育厅主管部门。若处置资产总额大于30万，还需上报财政厅审批，同意后单位才能进行资产处置

（9）资产查询。系统提供多种方式的数据查询功能，包括普通查询、高级查询、机动车、土地、房屋及构筑物、待处置资产、已处置资产。其中高级查询，用户可以自行设计查询模板，按需查询。

（10）资产统计。系统提供按分类、部门、归口三种方式进行资产统计，用户可根据需要选择统计方式了解本单位的资产结存情况。

（11）资产账务。根据资产管理与财务管理相结合的原则，学校在做好资产实物管理的同时，还要跟财务部门及时对账、结账。系统自动汇总资产数据，生成符合现行财务制度的国家教育部十六大类固定资产账，并能自动生成相应的国家财政部的十大类、六大类的账册，保证会计数据与资产信息的协调一致。

（12）数据上报。通过系统可以上报教育部高等教育司《关于报送高校实验室和仪器设备统计数据盘及报表的通知》要求的各项报表。

5.该系统在使用过程中的问题及建议

系统在正式使用以来，一直在不停的修订、完善。共创软件修改了卡片功能，增加了“型号”的查询功能；在流程跟踪里，增加“发起人”和“主题”的查询功能等等，强化了系统的整体功能，但系统还有一些细节方面需要改善：

（1）强化“普通查询”功能

任何一套资产管理系统，它的查询功能是否强大，直接决定着整套系统使用效率，查询资产要做到简单便捷易操作。本系统中的“普通查询”功能还不够强大，可查询字段只包含资产卡片里面的一小部分，只能通过个别条件查询，满足不了绝大多数使用者的需求。当然，一些特殊条件的查询可以通过“高级查询”获得，但“高级查询”里设置查询模板比较繁琐，不易操作。总之，在“普通查询”里面选择查询条件远比在“高级查询”里面设置查询条件来得简单，并且，对于初学者来说，更易操作。因此建议在“普通查询”功能里增加资产卡片上所有资产信息的查询功能。

（2）在填写“申购明细”时，在录入某一字段信息后，必须通过点击鼠标才能将光标移至后一个字段，其实完全可以通过“Enter”键，光标将自动转入后一字段的录入状态。

（3）在填写“调拨明细”时，如果需要调拨的资产编号是连续的，应该可以输入第一个和最后一个资产编号，中间通过“—”隔开，而不需要一个个输入资产编号，中间用逗号隔开。

6.总结

综上所述，国有资产是高等教育事业发展的重要物质基础，管好用好国有资产对学校生存发展起着至关重要的作用。该系统使资产管理工作走向规范化、科学化、制度化，确保了国有资产的安全完整，优化了资产配置，提高了效益，保障了高等教育事业健康稳定的发展。总之，高校资产管理是一项复杂的系统工程，需要主管部门和各高校密切合作，提出具有前瞻性的需求分析，同时审慎选择系统开发合作伙伴，兼顾研发实力、后续维护等因素。综合运用计算机、校园网、条码识读等现代信息技术，在校园网上实现固定资产全部管理活动，整合固定资产管理力量，再造固定资产管理业务流程，对固定资产实行全息、多维、实时监控，动态监管；提高工作效率，改善服务质量，创建科学的固定资产管理新体系；促进固定资产管理制度建设，严格落实固定资产管理责任，推进固定资产的合理配置和有效利用。以上只是作者在使用该系统管理本校资产中的一点体会，不当之处敬请斧正。

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