档案信息化管理使档案 “活”起来

文/纪铁利

科学技术的发展对人们的工作生活产生了极大的影响，科技的进步不仅提高了人们的生活质量，还对人们的日常工作模式产生了深刻的影响。信息化技术在各行各业得到广泛使用，信息化档案的管理也日益产生发展起来，档案的信息化管理无论是在档案的管理数量上还是管理质量上，都是以往传统档案管理模式所无法比拟的，档案信息化管理具有极大的优势。

一、档案信息化管理的优势

（一）档案信息化管理概念。档案的信息化管理是指档案管理人员利用网络、计算机和信息技术的手段，对档案资源实现现代化管理的过程。档案信息化管理包括档案的收集、整理、保管和利用，是档案管理与现代科学技术结合的产物。档案的信息化管理实现了多种学科知识、多部门协作和多专业配合的系统化管理体系，是当今各行各业进行档案管理的趋势。现代信息化档案的发展改变了传统档案管理的弊端，在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的改变。

（二）档案信息化管理的优势。传统的档案管理需要借用大量的纸质媒介，在档案的记录、查找、使用以及交流过程之中都具有极大的不便，档案的信息化管理有效地解决了这些难题。首先，档案的信息化有利于保护档案的原件。档案具有重要的参考价值，过多地使用和借阅档案原件会造成档案原件的损害，甚至会丢失重要的资料。电子版档案文件方便了人们的查阅，极大程度上保护了原件。其次，档案的信息化提高了档案管理部门的工作效率。收集方面，网络可以让每个员工在各自的电脑上登陆公司档案管理系统，移交档案目录及电子文件，节省了档案管理人员的录入时间；借阅方面，档案管理人员面对人们申请查阅档案时，不必在手工记录本中寻找，用档案管理系统快速准确定位，甚至不用到档案室借阅，电子版的直接就 “看”到原文了；归档立卷方面，档案按国家标准、行业标准分类，但可以简化分类层数，本人认为，分到第三层足矣，档案编号能反映出它是哪个项目、哪个阶段、哪个专业的就可以了，定位的事由计算机解决；利用方面，档案资源通过计算机网络实现共享，经过档案管理软件梳理关系，透过数据统计分析使用效果。

二、档案信息化管理的不足

随着网络技术的迅猛发展，信息化与人们的生产、生活、工作息息相关，档案管理也如此。目前档案信息化管理虽已得到较快的发展，但是人们对档案信息化管理认识以致技术和管理上尚存在一定的不足。

（一）对档案信息化管理的认识不足。档案管理的信息化是网络时代档案管理手段的创新，档案的信息化管理亟需得到有关部门的正确认识和有效利用。长期以来人们对档案管理的信息化认识具有一定的狭隘性，一些观点认为档案管理的信息化就是把资料录入到计算机，把纸质的变成电子的，工作流程还是传统的，徒增加了劳动量；有一些观点认为档案管理系统只是个简单的系统，可有可无；有一些观点认为信息化的管理不可靠，电脑常常受到计算机病毒、黑客的侵袭，电子文档不安全。

（二）对档案信息化管理的投入不够。档案信息化管理对计算机设备具有极强的依赖性，档案的录入、查找、统计以及利用均需借助计算机网络完成。形成一套档案管理系统需要有服务器、计算机、计算机网络、档案管理软件、能熟练操作档案管理系统的档案管理人员甚至专业的计算机维护人员等，这些需要投入较大的财力、物力、人力。

（三）对档案信息化管理理解不够全面。认为档案管理信息化就是把档案目录、原文录入到计算机，查阅资料用计算机，然后打印出几张表就是档案管理信息化了。导致认为计算机档案管理系统就是个摆设。

（四）对档案信息化管理工作不够重视。档案室在各单位的位置是比较靠后的，它就是个服务部门， “工作一丝不苟，兢兢业业”，这是档案工作要求的，是代表历史的、无声的、资料 “命令”的，但这工作是 “默默无闻”的。

三、档案信息化管理使档案 “活”起来

时代在进步，科技在发展，各行各业已经阻挡不住信息化技术前进的脚步。档案管理应抓住这个机遇，加强档案管理的信息化。针对以上四点不足提出以下四点对策。

（一）提高对档案信息化管理的认识。档案是一个公司知识资源的核心部分，是生产活动的真实记录,它包含着一个公司的管理经验、管理模式、管理技术等方方面面的信息，是一种宝贵的信息资源。它不是一堆带着腐朽气息的废纸，不是个别文件才有查考价值大多被尘封的历史，档案管理不应该是死板的机械的管理，档案管理人员也不应该是老朽的婆婆，我们的档案观念一定要改变，树立档案为经济建设服务的思想，要把 “死档案”变为 “活信息”，档案管理者不能仅仅局限于对档案资料的整理和保管,而是要侧重于对档案信息资源的发掘,要有积极的信息转化意识和档案使用的效率意识,我们应当意识到,收集和整理档案的最终目的是利用档案。一项工程、一个事业、一段工作，其中凝聚着多少人们的智慧和心血。档案，作为它的真实记载，一定会对以后的工作有启发。再不能 “重藏轻用”了。过去是人工管理档案，对日积月累形成的浩如烟海的资料无法实现统计分析，现在通过档案信息化管理，利用计算机快速准确地统计，把档案资源不断地进行优化、组织、集成,使其系统化、规范化、有序化,实现档案信息资源的共享，更好地为经济建设服务，档案信息化使档案 “活”起来。

（二）应加大对档案信息化管理的投入。本文前面提到过，形成一套档案管理系统需要有服务器、计算机、计算机网络、档案管理软件、能熟练操作档案管理系统的档案管理人员甚至专业的计算机维护人员等，这个投入看似大了，但作者认为这是个观念的问题。现在，人们已经很习惯使用财会系统、人力资源系统、物资管理系统等等，没有计算机管理系统工作不了，而这些系统的投入被认为是理所当然的。档案信息化管理是一种必然的趋势。

（三）提高档案管理人员的素质。

档案管理人员在使用新的管理手段时，要加强自身的业务素质，建立一种全新的档案信息化管理理念，它不是简单的计算机工作代替人工工作，使用档案信息化管理系统应改变过去传统的手工档案管理模式，通过系统中的标准化流程来规范本单位的档案管理工作，把档案管理制度融入到档案信息化管理中，使档案管理工作科学化、标准化、规范化。同时，又使档案基础的数据采集细致而全面，随着档案数据的不断积累，虽然是海量存储，但计算机处理起来却能 “随心所欲，得心应手”：可以查找某一类的档案、可以分析利用率高的资料、可以批量查找打印、也可以精准定位……档案信息化管理让你的工作如鱼得水，心想事成。这是软件开发人员的智慧与档案管理人员的经验又是各种标准结合的效果，是多种思想、多种技术碰撞的精彩篇章。

（四）应树立全民档案意识。全民档案意识淡薄是当前的一个普遍现象,档案管理不被重视也是一个不争的事实，影响了档案事业的发展。在档案的信息化管理中，不仅档案管理部门的人员需要转变观念，加强对档案信息化认识，相关部门也要改变传统的观念，改变对档案的认识。档案信息化管理为人们搭建起了利用档案信息解决问题的平台，档案管理不再是陈旧的，人们要以一种全新的视角看档案，看到其中隐藏的巨大文化价值，从而挖掘档案的潜力，为企业为社会为人类造福。

[1]罗广香， 《铁路建设项目档案工作指南》，中国铁道出版社 2008·北京

[2]史桂芬.档案事业的电子革命 [J].上海工程技术大学教育研究,2009,(01).

[3]高贵弟.浅谈电子文件归档与电子档案管理 [J].蚌埠党校学报,2010,(04).