档案信息化建设刍议

文/孙燕媛

一、对档案信息化的认识

对档案信息化的定义，目前国内主要有以下几种代表性观点：一种认为“档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。”另一种认为 “档案信息化是指档案部门运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。”更多人趋向于认同以下观点： “档案信息化是信息化在档案领域的具体实现，其基本内涵与信息化的内涵是一致的……档案事业发展中的一项动态系统工程，由诸多相关项目构成。档案信息化建设绝不是某一个或几个方面的事，它也不是单纯的技术现代化、手段现代化过程，也不能简单地与档案数字化、网络化建设等同起来。档案信息化建设包括了档案信息化建设，档案信息数据库建设，档案信息资源的有序组织，档案信息资源的开发利用，档案人才的培养与用户的培训，档案信息化建设的相关政策、法规、制度和标准的制定与实施，信息技术的广泛应用等等”。综上所述，目前档案信息化的含义，一方面涉及信息技术层面；另一方面则涉及社会支持环境。

2002年11月25日，国家档案局、中央档案馆向全国各档案部门印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，提出了档案信息化建设的基本内容。主要包括：（1）档案信息化基础设施建设。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。主要任务包括：第一，提高应用计算机管理档案的普及率。第二，加强局域网建设 (包括与当地政务网的联通)。 （2）档案信息资源建设。主要以下几项任务：档案目录数据库建设 (全部馆藏案卷级目录、重要全宗文件级目录)，档案目录中心建设 (区域档案文献机读目录中心)，电子文件归档管理，传统档案的数字化，档案全文数据库和多媒体数据库建设。 （3）档案管理应用系统建设。主要包括：档案管理软件系统的开发与推广，适应电子政务要求的机关文档一体化管理系统的建设，基于政务网的文件档案信息库建设，基于互联网和政务网的档案网站建设，示范性数字档案馆建设。 （4）档案信息化标准规范建设。标准规范是档案信息化建设的重要基础之一，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息资源的标志、描述、存储、查询、交换、管理和使用等方面规范、标准。主要任务包括：档案信息化法制建设和档案信息化标准体系建设。 （5）档案信息化人才队伍建设。坚持各级档案部门领导干部进修制度；加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。 （6）档案信息安全保障体系建设。主要包括：第一，组织建立档案信息安全保障体系框架，逐步完善档案信息安全管理体制。第二，各级档案部门在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密事件的发生。

二、档案信息化的必要性

信息技术及信息产业的高速发展，深刻地影响着档案管理的理论、原则、模式和方法，给档案工作带来挑战和机遇。在社会信息化的大环境下，档案信息资源作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，其信息化建设的重要性正日益凸现出来。目前，我国档案信息化建设的必要性在于：

(一)档案信息化建设是信息时代档案管理现代化的需要。信息时代的到来，知识和信息越来越成为比资产更重要的资源，以现代通信技术和电子计算机技术引起的信息革命在不断冲击、推动着信息业的变革和发展。档案部门作为社会信息业的组成部分，正面临着机遇与挑战。国际档案理事会主席王刚曾经深刻论述了档案信息资源在世界从工业社会向信息社会转型的历史进程中的重要作用，并且要求全世界档案工作者深入思考现代化背景下的档案工作与信息社会的密切关系，激励我们学习和运用当代先进的科学知识与技术手段，加快档案工作融入信息社会的步伐。档案工作自身要发展，仅靠传统的手工管理方式，已不能适应信息社会对档案信息资源的需求。因此，档案工作必须走现代化管理的道路。档案管理现代化，离不开电子计算机为主的现代科学技术，如自动标引、光盘存储、多媒体技术、人工智能、超文本等高新技术在档案管理中将得到普遍应用。只有以现代化的管理方式和手段来提高档案管理的效率与质量，档案工作才能获得应有的地位，档案事业本身才能有发展的前途。

(二)电子文件的大量出现，需要利用现代化的技术手段和管理方式。随着计算机技术及网络技术的发展和普及，越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境，传统的手工管理模式正逐步被综合应用计算机技术、网络技术的电子化办公模式所取代，这使电子文件的产生和应用成为必然，电子文件应用的范围将日益扩大，数量将日益增加。电子文件的出现是一场记录革命，它对传统的纸质档案管理的原则、理论、模式及技术等是一个挑战，其产生与新技术息息相关，有关纸质档案的管理方式已不完全适用于它，需要利用现代化的技术手段和建立独特的管理模式。在档案信息化建设中，电子文件的管理是档案信息资源建设的重点。近年来，各级各类档案部门都在密切关注并积极开展电子文件相关业务管理活动。

(三)档案信息化建设，是充分开发利用档案信息资源的需要。随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源，早在1984年，邓小平同志就提出： “开发信息资源，服务四化建设。”档案是一种重要的信息资源，它具有信息的一般属性，也有其自身的特点，即原生性。原生信息是信息加工的基础，档案信息是整个社会信息系统的基石之一。信息技术的迅猛发展和广泛应用，为档案信息资源的开发利用创造了条件。档案信息化建设，可以将档案信息资源合理配置，科学管理，使其实现数字化、标准化、系统化、网络化，以满足社会各方面对档案信息的需要。在上个世纪我国提出的信息高速公路的前景规划是：一个前所未有的全国性 (最终将是全球性)电子通讯系统将使个人用户都能与之相连，并将提供所能想像的所有电子形式的电子通讯联络，以使人们更加快捷、更加方便获得各种信息。档案信息资源的开发利用，应与信息高速公路接轨，将蕴藏在各级各类档案部门的内容丰富的档案信息挖掘出来，充分发挥其作用。

三、我国档案信息化的现状

我国档案信息化的起步比较早，自1979年起，中央档案馆、中国人民解放军档案馆、国家档案局档案科学技术研究所等个别机构就陆续购置计算机设备开始了档案管理自动化课题的研究和实验。至1985年底，全国已有20多个档案馆成功开发并运行计算机档案管理系统。1993年，随着国家经济信息化战略的启动，大量电子文件问世，为此1996年国家档案局成立了 “电子归档研究领导小组”，档案信息化逐步由自发进行转向自觉开展。然而，从国家层面对档案信息化建设的宏观组织，却要从2002年 《全国档案信息化建设实施纲要》 (档发 〔2002〕8号)发布算起，在此之前的10年，我国档案信息化建设虽然取得了一定的成效，但整体的发展速度还是比较缓慢的。造成这种 “起步早，发展慢”现象的原因是多方面的，我国档案界也对这个问题进行了深入的反思。结合笔者自己从事档案管理工作的经历，以管窥豹，以下几个问题是值得关注的：一是国家投入与档案信息化工作效益不相适应，这种不相适应是两方面的，一方面是国家在档案工作方面的投入与档案信息化建设的面临的任务不适应，档案软硬件建设方面都需要国家政策、财政给予大力的支撑；另一方面，是档案工作在信息化建设方面取得的成效与国家投入不相适应，没有产生良好的社会效益。二是档案信息化建设长远规划与档案工作的可持续发展不相适应。三是档案从业人员的知识结构与档案信息化工作发展不相适应，整个档案职业队伍的信息化素养 (信息化意识和信息技能)偏低，不能适应档案信息化建设的需要。

四、加快档案信息化建设的举措

针对我国档案信息化建设的现状，面对机遇与挑战，笔者认为，推进档案信息化建设的对策措施如下：

（一）加强宏观管理。档案信息化建设应纳入国民经济和社会信息化的大局中，电子文件的管理，数字档案建设，纸质档案的数字化等档案信息化建设内容应由国家档案局统一规划和组织，避免各自为政，不规范的现象出现。档案信息化建设遵循的基本原则，如双套制管理原则、文档一体化管理原则、信息网络安全原则等，应由国家档案局来宏观管理，统一认识，统一组织。进行档案信息化建设，是一项关系档案事业发展全局的战略举措，必须纳入国家信息化建设的总格局中，同步进行，协调发展。

（二）加强档案管理软硬件建设。各级各类档案部门可借鉴已有的成果和经验，与办公自动化、政府上网工程、互联网站等系统连通，以各级档案部门的局域网为基础，连接计算机网络、数据库系统，完善基础设施建设。完善的软硬件基础设施的管理和应用还需要有优秀的应用系统，应用系统的建设是档案信息化建设的技术保障。各级各类档案部门应以档案管理软件的优化和推广为基础，以数字档案馆试点与电子文件管理系统为主，加强档案管理应用系统建设。

（三）加强档案信息资源建设。各级各类档案部门要全面应用现代信息技术，加强档案信息资源的合理配置与科学管理，充实和完善档案数据库，有计划地进行馆藏档案数字化的工作，积极介入本部门、本地区电子文件管理工作，探索规范化的管理方式。

（四）加快行业规范与人才建设。国家档案行政管理部门要在充分利用已有标准规范的基础上，加快档案信息资源管理标准规范的制定，逐步推出适合我国国情的相关标准规范，完善档案信息化建设的标准规范体系，使档案信息化建设有章可循。档案信息化建设离不开人的因素，要有针对性地培养一大批既能熟练应用计算机技术、信息技术、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足档案信息化建设的需要。

档案信息化建设是目前我国档案工作中面临的一项紧迫任务。我们要深刻认识档案信息化建设对档案事业发展的重要性，深入开发和广泛利用档案信息资源，加快档案信息化建设的进程。

[1]杨公之.档案信息化导论，中国档案出版社 2001年9月第一版。

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