加强人事档案信息化管理

文/郭广君

一、建立档案管理的信息系统

实现档案的信息化管理，必须建立档案管理的计算机信息系统，因此还需要提前做好以下几项工作：首先，建立一套计算机应用条件下的档案管理流程，并对管理流程进行细化，对每一个操作步骤严格要求，尽快适应档案信息管理的需要。其次，完善管理系统的各个功能，根据指定的工作流程，设计相应的功能，提高管理效率，实现全自动化办公。最后，为确保档案管理系统的安全，建立完善的内部控制制度，保证信息安全。

在电子档案使用过程中，首先应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

二、完善管理制度，提高工作人员的专业素养

档案管理信息化以后，运用新的信息技术，因此档案管理也出现了很多新的管理理论和方法，这样在工作中就会遇到一些新的基本理论和新的问题，主要的问题有电子档案的鉴定问题、工作人员的专业技能问题、档案管理机构职能上的变化、电子文件的管理问题、数字档案馆的建设、档案信息对外公开度的方式等等。新的工作模式虽然更为先进，但也必然会带来新的问题，对这些基本的理论问题必须作出科学合理的解释并解决，在新的工作指导方针下，建立一套完善的工作制度，并且保证其具体实现，这是档案管理信息化成败的关键。档案管理信息化最终的管理者还是人，只是现在借助了现代化的设备和软件，如果只有硬件设备，而实际的管理者无法操作，那么就显得毫无意义。因此，档案管理者必须提高自身的专业素养，具备多元化的知识背景，适应现在管理的需要。档案管理层的知识结构对档案管理有着重要影响，必须用现代化的知识武装每一位工作者，所以一定要建立一支具有现代科学技术和知识的档案管理队伍。首先，作为档案管理者，必须掌握多元化的知识结构，现代化的档案管理运用了很多先进的理论，也是一些优秀科技成果的集合，档案工作者只有不断地学习，掌握这些先进的管理理论，具备这种先进的管理思维。尤其是现代化的档案管理运用了很多信息技术和多媒体技术，要求工作者掌握这些设备运用的同时，还要有一定的计算机知识和现代数学知识。其次，掌握专业知识和技能。主要包括档案学、档案管理学、目录学、档案自动化管理，以及标引、检索、复制等基本技能。这些专业的知识和专业技能是每一位工作者必须具备的，要改变以往档案管理者老弱病残的局面，用专业的人才管理专业的档案。最后，根据国外档案管理学的发展趋势，档案管理工作者还需要掌握现代化的管理技术，以及档案信息分析，提高档案信息的服务功能。上级档案管理部门需要为管理者学习提供条件，鼓励员工继续深造。努力打造一支知识多元化，具备专业管理知识和技能，同时梯队建设完善的档案管理队伍。

三、加强档案管理的安全化措施

档案信息是重要的社会资源，同时也可能涉及到一些个人隐私和国家机密，尤其是一些商业机密和行业档案，很容易被一部分人利用，因此一定要有较高的信息安全素养。信息安全素养是指在网络环境下，管理电子文件和信息的安全意识和能力。对于很多档案资料而言，档案的安全就是信息生命的保证，一旦信息泄露，那么档案的保存价值将不复存在。强化档案管理的安全措施，提高管理人员的信息安全素养，对于研究档案管理的安全领域和发展档案管理学有重要帮助。随着经济的快速发展，各行各业都在出现新的档案，而不同档案的管理要求也相差很大，这需要管理人员在管理水平上相应提高，深刻认识到档案管理的重要性和使命感。努力转变职能，深化档案管理部门的服务意识，以更新的理念面对管理工作，强化档案管理的安全措施，保护信息安全，真正发挥档案资料的作用。

四、提高档案信息管理和服务的水平

建立良好的信息基础设施，实现信息最大程度的利用是人类推进信息化进程的目标。人类在推进信息化建设的进程中，对于档案信息化建设也具有指导意义。档案信息化是在信息技术水平不断提高的基础之上发展起来的，所以在档案信息化建设的过程中，也要随着信息技术的发展变化而变化，及时地作出相应的调整。在当下，档案管理工作中，电子信息管理已经占有了相当重要的地位，所以，档案信息化的建设必须立足当前，放眼未来，正确解决发展中遇到的各种问题。档案管理部门也要转变观念，不断学习，提高自身素质，建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为经济建设和社会发展服务。

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