现阶段企业人事档案管理现状与建议分析

文/雷丽园

随着市场经济体制的快速发展，企业面临着激烈的竞争，为了能在激烈的竞争中实现可持续发展，企业必须优化档案管理模式。在市场经济体制的推动下，企业管理者开始逐步意识到企业人事档案管理的重要性。为了不断提高企业的运营效率，应该根据企业人事档案管理的创新实践，不断总结人事档案管理的创新性管理方法。真正激发企业档案管理在市场经济下对企业发展作用。本文主要研究目前我国企业人事档案管理存在问题，探讨企业人事档案管理主要策略，为我国企业在企业人事档案的管理方面的进一步发展提供借鉴。

一、企业人事档案管理存在问题

（一）缺乏高素质人事档案管理人才。人事档案管理人员管理水平决定了企业人事档案管理质量和效率，在一些企业中，并没有专业的人事档案管理人才，这些人事档案管理人员对档案工作缺乏一定的了解，对于什么样的档案有长期的保存价值，和什么样的档案只需要做短期的保存，并没有实际的了解，所以导致在人事管理档案的时候，将许多不应该长期管理的档案进行长期管理，使得管理的任务太重，管理的效率太低，增加了企业的人事档案管理成本。还有一些人事档案管理人员由于缺乏一定的专业素质，在一些档案材料上进行肆意地修改和乱涂，导致档案受损。

（二）人事档案的信息化管理比较落后。一些实力比较弱小的企业，没有充分地认识到人事档案管理的重要性，对人事档案管理缺乏必要的资金投入，所以导致人事档案的信息化管理比较落后。还有的企业虽然投入了一定的资金，而且实行了人事档案的现代化管理，但是在执行的过程中，缺乏系统详细的管理制度，所以在人事档案的信息化管理执行方面做得不是很好。更有一些企业在前期致力于实现档案管理的数字化，但后期并没有充分地开发和利用数字化资源，在企业内部，许多部门并不能检索和利用这些资源，无法实现信息资源的共享。

（三）缺乏优越人事档案管理环境。有些企业对人事档案的管理并不十分重视，安排的人事档案管理室条件非常简陋，在梅雨季节或长期潮湿天气下，没有恒温设备，档案易被虫蛀、霉烂。有的企业的人事档案室搬了又搬，没有一个固定的场所，导致一些珍贵的人事档案材料在来回的搬迁中不慎丢失。还有的就在某个宾馆租了个档案管理室，许多的档案材料被摆在一块，或者乱丢在一旁，使得许多人事档案材料缺乏安全的管理环境。缺乏优越人事档案管理环境，同样也是企业人事档案管理存在的重要问题。

二、企业人事档案管理策略探析

（一）强化企业领导，高度重视人事档案管理。企业领导是企业人事档案管理的关键人物，企业人事档案管理工作主要是由企业领导来决策和指导的。因此，加强领导对于企业人事档案管理的重视是做好企业档案管理的重要环节。企业领导应该改变原先那种传统的人事档案管理模式，充分认识到人事档案管理在企业管理中的重要地位，将企业档案管理作为企业管理的大事来办。第一，成立核心领导层，加强他们对于企业人事档案管理的重视。第二，加强企业人事档案管理制度建设，使得企业档案管理在一定的制度约束下进行。

（二）加强企业人事档案管理信息化建设。企业人事档案管理信息化建设注意的问题有很多，总体来讲，档案管理信息化建设应该注意以下原则。第一，实用性原则。企业人事档案管理信息化建设的目的在于提高企业的社会效益以及经济效益，促进企业档案管理的科学化、有效化。第二，逐步推荐原则。企业人事档案管理信息化建设并不是一朝一夕所能解决的，它需要企业投入大量的时间以及精力，企业应该抓住档案管理信息化建设大好时机，实现企业管理与人事档案管理信息化建设同步前进。第三，全面协调发展。企业人事档案管理信息化建设必须与企业的信息化建设和经济基础相协调,必须与企业的信息需求相协调,必须与信息技术发展相协调,必须与全国信息化工程相协调。

（三）加强人事档案管理人员培训，提高档案管理人员素质。人事档案管理随着时代的发展也在不断地变化，所以人事档案管理人员的知识也要随着时代的进步而进步，要做到这一点，就必须定期地加强对人事档案管理人员的培训。在结合实际的基础上，有针对性地邀请人事档案管理专家或者有丰富经验的人事档案管理者对档案管理人员进行培训，提高他们的现代化管理知识水平。还可以让档案管理人员多参加档案管理的经验交流活动，让他们吸收先进的档案管理经验。首先，人事档案管理人员要提高自己的思想政治素质和职业道德素质，不做违反国家法律的事情；其次，人事档案管理人员要提高自己的业务素质，巩固理论知识的学习，而且不断地掌握现代科学技术，提高自己的业务操作能力；最后，人事档案管理人员还要提高自身的身心素质，档案管理工作是一项比较繁杂的工作，日常工作比较琐碎，办公室人事档案管理人员必须适应这种繁杂的工作，能够泰然地处理这些杂物，做到不急不乱，认真细致地做好每一项工作。

（四）健全人事档案管理制度，规范操作流程。任何工作的正常开展都必须在一定的制度条件束缚与限制下进行，人事档案管理工作亦是如此。只有建立健全规范的人事档案管理制度，才能真正地规范管理人员行为，使得管理工作按照一定的规章制度进行，保障档案管理工作顺利高效运作。因此，建立健全规范的人事档案管理制度，是保障企业对档案进行有效利用的重要手段。另一方面，对相关规章制度进行完善，规范操作流程。尽管我国很多企业对人事档案管理制度建设取得了重大进展，但是，在实际的人事档案管理工作过程中，仍然有很多问题存在，重要原因在于人事档案管理规章制度建设不完善。因此，加强对档案管理规章制度的完善，对于提高档案管理工作质量有着重要作用。另外，还应该加强对操作流程进行规范，例如，对于文件保密制度、用户身份确认制度等等进行细致、科学规范，保证人事档案管理操作流程规范化。

三、总结

企业人事档案工作是管理性、保密性很强的工作，是企业管理工作的重要组成部分，担负着维护企业经济利益、合法权益的责任。只要我们不断提高对档案工作重要性的认识，采取积极措施，解决存在的问题，相信在不远的将来，企业的人事档案工作就一定能适应市场条件的要求，为企业发展不断地作出新贡献。我国企业在企业人事档案管理方面积累了丰富的经验，但是在实际的企业人事档案管理过程中，很多问题仍然存在。为此，企业应该深入研究企业人事档案管理现状，创新企业人事档案管理策略，为我国企业在企业人事档案管理方面的进一步发展提供借鉴与参考。

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