卫生事业单位人事档案管理与人力资源管理的关系

文/刘亚红

医疗卫生单位人事档案是医务人员在医疗、防疫、保健、教学和科研等过程中形成，并作为真实的历史记录集中保管起来的文字材料，它反映了医务人员的个人经历、思想品德、专业能力、工作业绩和科研水平等情况，为本单位提供各类人才信息和用人依据的同时，也为医务人员的职称评定和享受各类待遇等提供依据，是医疗卫生单位人才开发的重要资源。随着卫生改革力度加大，人事档案管理模式、档案信息资源开发利用、档案工作法制化建设，以及人事档案工作者的素质都要加强和改进，以适应新形势，更好地为本单位的建设和发展服务。

一、卫生事业单位人事档案利用的现状和困境

尽管卫生事业单位人事档案在人力资源管理中发挥着举足轻重的作用，然而在现代人力资源管理中的应用情况却不尽如人意。主要表现为人事档案在逐渐被淡化，单位在选才、用才、育才、激才、留才等方面不再看重人事档案，究其原因可归纳为以下几点：

（一）卫生事业单位全员聘用制改革的实现。打破了 “固定工”“铁饭碗”的模式，使人员流动成为现实，人员的流动导致工作时限也相对不固定，从而使人事档案的内容不全面，反映一个人的工作能力、工作业绩、培训方面的材料很少，给单位选才、识才、用才带来了不便。

（二）人事档案内容缺少真实性。

随着社会中 “造假”现象的出现，个人信息内容 “造假”的现象屡屡出现，如假年龄、假工龄、假学历等相关材料都会进入档案中，面对真假难辨的信息，人事档案管理人员往往没有正规渠道来进行有效的鉴定工作，只能被动接收信息。而这些不真实的信息就会使人力资源管理工作无法正确评估员工。

（三）人事档案缺少时效性。人事档案中的材料大多是对当事人前期工作的记录，在档案管理工作中，整理档案时限一般是五年一整，已经放入人事档案的材料一般只会提供当事人一些历史的记录，新放进去的材料也无非是些年度考核表、工资晋升表等程式化的东西，而真正反映当事人近期动态情况的材料却少之又少，人力资源管理部门无法从这些人事档案中获取到有价值的信息。

（四）人事档案管理的技术陈旧。

传统的人事档案中都是以纸质档案管理为主，随着社会的不断进步，人力资源流动但人事档案却滞留在其他地方的现象严重，如由于工作调动,致使一部分材料滞留在原单位；学生参加工作,档案留在学校;取得高一级的学历文凭,学历材料仍存放在自己手里等等。人力资源管理部门要想了解员工的信息，就要花费时间和人力去员工学校或另一个城市去查阅，给人力资源管理工作带来很大不便，降低了工作效率。

二、医院人事档案管理的设想

随着医院规模的扩大,经济实体的增加,人事制度改革和人员模式改变,给医院带来了人事众多、管理多元化的特点,也给人事档案的管理模式提出了高要求。因此,建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理 (含档案)的整体管理水平。

（一）增强对人事档案管理目的和意义的认识。医院人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化为医院的经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。

（二）加强干部人事档案管理，有效利用人才资源。干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。

（三）建立以人力资源信息为基础的医院信息管理系统。建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理一体化的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的基础，是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源，达到一方收集，多方共享。以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人事信息系统，完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中受益。如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。

（四）加强人事档案管理的现代化手段。在医院，影响人力资源需求的因素主要来自医院内部，有效的人事档案管理对分析医院内人力资源状况是否适应医院的改革与发展的要求，人才工作计划制定是否科学合理，实施是否顺利等方面发挥着重要作用。医院人事科以利于医院人才队伍建设为立足点，做好人事档案管理和人事档案信息的综合分析，为了适应新时期档案管理工作的要求，不断提高对人力资源的开发与管理水平，必须增加资金投人，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备，增加档案库房、购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件，建立人事档案管理信息系统，实现个人基本信息的微机检索，不断扩大人事档案信息的内涵，实现人事档案资源的合理配置和利用，以确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才、才尽其用， 进而为医院可持续发展奠定坚实的基础。综上所述，新形势下医院人事档案管理工作应该积极转变思路， 不断深化对档案工作意义的认识， 它不仅仅具有现实意义，而且有深远的历史意义。医院档案管理的最终目的是指导我们更好地开展工作。这种作用有利于今天，更有益于明天。

三、人事档案管理在人力资源管理中发挥更大作用的方法探索

随着医院规模的扩大，经济实体的增加，人事制度改革和人员模式改变，给医院带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了高要求。同时，目前各项制度的建立，市场竞争的日益激烈，注定人事档案管理工作必须服从科学发展观的要求，转变观念，转变服务模式，把人事档案管理工作延伸到促进单位经济发展的高度。

（一）充实人事档案的内容并保证人事档案的真实性和时效性。在传统保管档案的基础上应添加一些能够使人力资源管理部门得到有效数据的内容。如由权威部门认定的业绩考核资料、鉴定材料、奖励奖惩材料、工作业绩报告以及能够反映个人品德性情、专业能力、兴趣爱好等个性化的材料。

真实性是人事档案最基本的特性。时效性是提高档案利用率的保证。人事档案管理工作应本着对档案严肃、认真的态度进行清查、核对人员信息，剔除档案中无效、造假等信息，对新入档的材料应严格审核、把关，对存有异议的材料要经上级主管部门审核后才能入档，以保证档案材料的真实。对个人档案中可公开的部分，由专人负责的网络数据动态进行管理，并定期对此类材料信息进行更新，形成完备的信息管理体系，提高整体使用水平。这样才能有利于人力资源管理部门对员工的历史的和现在的信息进行充分的了解和认识。

（二）提高管档人员自身素质，加快档案管理科学化、现代化进程。档案管理人员良好的业务素质是促进档案工作规范化管理的首要环节和根本保证，切实抓好档案管理人员的业务技能培训。一是利用各种途径，对档案管理人员提供有关档案的法律法规、规章制度、行业标准等规范性文件的培训。二是根据工作实际，对档案管理人员进行档案管理各环节的实际操作技能培训。要让他们端正思想，摆正位置，增强服务意识，改变过去坐等上门的被动服务方式，积极主动地与各部门沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为人力资源管理服务，为高层决策服务。档案管理人员要肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任，提高全民档案意识，形成人人关心档案的局面。

随着新时期档案事业的发展，对档案管理人员的要求也越来越高，对档案材料的鉴别也越来越严格，特别是在对干部升迁、交流等事项中，档案材料的重要性尤为突出，传统的管理模式已不适应新时期的要求，建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。人事档案现代化信息管理系统是以人事信息为基础的信息联网系统，通过微机终端和系统互联，可以实现个人信息微机检索和联网查询，及时更新档案信息，及时为单位选才、用才服好务，为提高卫生事业单位经济和社会效益作出贡献。

[1]德斯靳，曾湘泉.人力资源管理.中国人民大学出版社，2007.

[2]冯慧玲.档案管理学.中国人民大学出版社，1999.