我国人事档案管理可信度问题探讨

文/高怡

尽管我国人事档案管理体系已形成规模，管理制度已初步建立，管理工作已逐渐走上现代化管理之路，但人事档案管理仍存在着不少问题。人事档案管理上现存的问题，导致档案造假、擅自建档、个人携带档案等行为越来越多，档案丢失、档案冤案也多有发生，上述现象从人事档案可信度的角度可以归纳为以下三种类型：失真、造假的人事档案；老化、过时的人事档案；过载、饱和的人事档案。这些问题严重影响了人事档案的真实性和权威性，降低了人事档案的可信度，困扰着我国人事档案管理，制约着我国人事档案的发展。

人事档案的可信度：一方面是指人事档案的用户或者说社会对人事档案的承认程度和相信程度，这是一种主观的判断；另一方面是指人事档案所包含的内容、材料，及这些信息的来源的真实程度、可靠程度以及与客观现实的接近程度。本文着重从第二方面对人事档案管理可信度问题进行探讨。

一、影响人事档案可信度的原因分析

（一）社会原因。一是社会、历史发展的必然。随着计划经济时代的行政分配被市场经济人才资源配置所取代，人事劳动关系也由以往的政治关系日益转变为现行的经济关系,从过去的行政隶属关系逐渐转变为平等的契约关系。现代企事业单位多是采用聘用合同制和岗位管理制度,注重 “以人为本,能力优先”,不再倚重人事档案。另外,随着政府部门提倡 “人性化管理”,简化办事流程,很多时候如考研、社会化的资格考试、职称评审等，都无需查看人事档案。由于社会大环境致使人事档案存在性减弱，尤其是在人事档案限制人们自身发展、影响人们自身利益的情况下，人事档案管理问题大量出现。二是社会档案意识增强。过于 “重视”人事档案，受个人利益驱动而导致档案造假的现象也多有发生，这也是导致档案问题发生的最主要、最直接的原因。当某些人因受条件和资格所限或为了提前退休时，就把年龄改大，工龄改长；当某些人为了提升职务或延期退休时，又把年龄改小，如此等等。也有 “无意识的造假” 现象，如：入团、入党时间，记不清楚具体的日期，参加工作时间不太确定，就填个大概或随意填写，导致档案内容前后不一直的情况时有发生。这些现象影响了人事档案的真实性、权威性，一定程度上降低了人事档案的可信度。三是社会氛围影响。由于用人单位对人员综合素质、专业知识水平的重视，社会上出现了很多仅为创收而办学的单位，开办所谓的 “学历班”“学位班”，甚至出现了专门制作假文凭的非法小作坊。假文凭的持有者既不具有该文凭所反映的身份，更不具有该文凭所蕴含的知识水平，而成绩、学历、学位历来都是要纳入人事档案，作为晋升、评选的依据之一。这些半真不假的人事档案材料掩盖了人事档案当事人的真实面目，对用人单位产生误导，更是暴露出了人事档案管理中的可信度问题。

（二）管理原因。一是管理体系。我国人事档案管理实行的是 “集中统一”和 “分级负责”的管理体制，人事档案多数是由用人单位的人事部门管理，不同管理单位的管理模式、管理要求不尽相同，使人事档案管理工作难以统一规范。没有统一的管理标准，不仅加大了人事档案真实完整性鉴别工作的难度，也影响了人事档案参考凭证作用的发挥，导致人事档案的可信度降低。随着经济社会的发展和改革的深化，大批企事业单位不再明确行政级别，改制成为混合型的非公有制单位，众多的民办、私人企业或独资、合资企业不断涌现。 “由于目前不少单位的人事档案挂靠劳动人事部门管理，大都没有专职人员分管人事档案工作，人事档案长期无人整理，材料是否真实无人监督，严重存在零乱无序和丢失部分档案内容的问题。”二是管理环境。人事档案管理缺乏必要的协调监督和相应的利益约束制衡机制，加上人事档案信息提供者、人事档案管理人员等对利益的过度追求，或受外界因素的影响，致使许多虚假信息层出不穷。人事档案管理工作存在较大的自发性与盲目性，宏观调控力度不够，导致人事档案管理的重复劳动。人事档案内容信息是一种资源，没有制度的保障和强制，人事档案当事人或相关信息拥有者不可能主动提供有效信息；没有利益的激励，无利害关系的知情者也不可能主动提供信息。现行人事档案管理制度虽然对人事档案的收集、整理、保管、传递等都有严格规定，但在执行中往往都被打了折扣。例如有的单位在审查人事档案时，把关不严，使一些不合规定、虚假的材料进入档案。有的单位在人员调出时，原单位领导认为反正人己调出，来个 “顺水人情”，突击办理提干、职称评审等，使人事档案的真实性无从保证。另外人员的流动性、就业单位的不确定性及频繁变动性，也给人事档案管理带来了许多困难。有的学校或单位不按正常程序或正规渠道进行人事档案的转递，让人事档案当事人个人携带档案，造成人事档案涂改、遗失。也有单位出于维护单位的利益,实施 “人事档案行政控制”,把人事档案当作留住人才、控制人才流动的筹码,采取扣押档案不放人的做法,阻止人才流动。这些行为都直接或间接地导致了人事档案管理问题的产生。三是管理费用。人事档案的收集、整理存在成本。人事档案管理成本的存在使获取完全的人事档案内容成为一种理想状态，管理者也只能最大限度的寻求、完善人事档案内容信息量，但这种获取也是有难度的，因此导致了档案内容的不充分，影响了人事档案的完整性。另外，按照我国的人事档案管理政策，流动人员的人事档案要保存在用人单位或者保存在 “县以上 (含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构”，但受我国经济发展条件的制约,流动人员人事档案管理需要交纳一定的托管、手续费用。经济负担、心理负担，造成 “个人携带档案”现象的产生。四是管理者素质。人事档案管理是知识密集型工作，管理人员的综合素质也是影响人事档案可信度的关键。人事档案材料、信息的收集、整理、鉴定都需要人事档案管理人员基于知识和经验进行分析性思维劳动，若缺乏必要的人事档案管理知识，不熟悉人事档案管理专业理论，不了解人事档案管理相关法例条令，不清楚人事档案管理各环节的操作流程，都将影响人事档案的可信度。人事档案管理人员如果没有认识到人事档案管理的重要性及现实意义，缺少对本职工作的热爱和一丝不苟的工作态度，不能不断提高自身业务技能，不能及时适应不断变化发展的信息技术环境以及业务的发展需求，也不能保障人事档案的可信度。

（三）档案自身原因。一是内容单一。传统的人事档案存放的还是多年不变的材料，反映个人经历、家庭情况及社会关系等方面的内容多，反映个人的德才表现、管理能力的材料较少，能反映个人人才类型、心理素质等个性特点的内容更是数量有限。这样的人事档案根本无法立体地呈现一个人的能力、素质，难以客观地反映个人的才能，无法帮助用人单位正确判断个人的真实情况和准确的客观背景,不能适应市场经济对人才动态信息的需求。因此一些单位的人事部门在招聘人才时不依据人事档案，导致人事档案在人事任用过程中凭证性、权威性、现实性降低。二是档案形成主观性。客观事实的发生、发展和结果都有其自身的规律，是不以人的主观意志为转移的。但客观事实一旦作为信息，经过搜集、整理、加工甚至再创造等，在这过程中难免会有人为作用使最终形成的信息与客观事实有偏差。人事档案所含文件、材料记录和反映个人德能勤绩等多方面情况，在形成时具有分散性，加上外部环境不确定性、复杂性的影响，人事档案在形成过程中常常会出现内容缺乏客观性，掺杂了个人的主观因素；个人评价、鉴定内容受时代大环境、情绪的影响，与客观现实、个人本质不符等现象。再者人事档案的收集、整理、鉴定等环节都是由人来进行的，所以不可避免地会产生人为的或无意识的错误。

二、人事档案可信度问题对策探析

（一）明确人事档案可信度评价原则。一是人事档案收集原则。 （1）关联原则。人事档案内容关联一方面是指收集的档案材料应该反映个人在用人机构中因用人需求产生用人关系的情况，以时间为序呈有机联系的整体，确保人事档案内容的有机联系性。另一方面是指当人事档案含有与客观现实不符的不实材料时，经证实后，这些材料不应抽出、处理掉，而应该与证明材料、情况结论汇编成册，维护人事档案的完整性。 （2）易用原则。人事档案的易用是指人事档案的内容能适应新形势的需求，全方位、深层次地反映个人情况，使用人单位能够更直观、全面地了解个人的综合素质。过去规定人事档案收集归档 “老十类”材料已经不能满足新形势的需要，不能适应当前对人才全方位、深度考核的要求。因此，应该规定新的收集归档内容，淘汰参考价值不大的材料，突显、增添反映个人综合素质的参考作用大的材料，使人事档案内容精练有效。 （3）时效原则。人事档案的时效是指档案内容更新及时。人事档案虽然可以长期保存和反复使用，但档案中的一些内容也是具有时效性的，随着时间的推移，有些内容信息老化，参考、凭证价值衰减。另外，人事档案所包含的一些材料因受时代、政治等大环境的影响，在当时可能是个人情况的反映，但随着时间的推移、社会的进步以及人们思想的觉悟，这些材料并不能完全反映当时的客观现实。这就需要及时对人事档案内容进行更正，维护人事档案的真实性。二是人事档案整理原则。（1）客观原则。人事档案的客观包括档案内容真实客观、准确无误等，应该尊重客观事实，反映事物的本来面目，不应夹杂个人感情、意见。人事档案整理过程是人为的对收集的材料进行处理的过程，某些情况下，经过整理的人事档案会夹杂个人的偏好和利益，导致人事档案不能客观地反映现实。人事档案本身应具有原始记录性，起参考凭证的作用，应该具有客观性，因此，客观性成为评价人事档案内容可信度的重要指标。 （2）准确原则。人事档案的准确包含两层含义，一是人事档案所包含的内容是准确的，要反映客观现实，与事实相一致、相符合。二是人事档案内容的表达方式是准确的，不得断章取义、避重就轻。三是人事档案鉴定原则。（1）真实原则。人事档案的真实一方面是指人事档案与事实相符合的程度，不仅是指人事档案要从总体上把握真实，反映整体的真实情况，也指档案内具体事实符合客观现实。只有具体事实与整体同时真实，才符合人事档案真实性的标准。另一方面是指人事档案内容可证实，人事档案材料是文件原件或第一手资料，内容可重复检验。 （2）完整原则。人事档案的完整包括以下几个方面的完整：一是结构完整，人事档案中的每一份材料自成一体，要保证每份材料的完整性，不能出现材料信息支离破碎，残缺不全的情况。二是内容完整，包括范围、种类等多方面，从范围来说，既要包含过去的材料，也要包含近期的材料，从种类来说，既包含反映个人品行的材料，也包括工作业绩等各个方面的材料。三是观点完整，人事档案内容的完整不仅要有正面信息，还应包含负面的信息，只有两个方面的信息都完整地提供，才能全面、立体地反应个人的情况。 （3）权威原则。人事档案的权威是指：人事档案材料的提供者有较高的社会认可度，对所提供材料的真实性、可靠性等方面都有相当的保证；人事档案的管理部门能够公平公正地管理人事档案，能令人信服。这也需要人事档案管理者精通专业知识，以专业的视角鉴定所收集的档案材料。四是人事档案保管原则。 （1）系统原则。人事档案的保管环节中的系统原则与收集的关联原则相互联系，相互呼应，都要求人事档案的内容成有机联系的整体。 （2）安全原则。人事档案的安全一方面是指人事档案载体的安全，即记载人事档案内容的物质材料的安全；另一方面是指人事档案信息的安全，即人事档案内容的保密、安全，包括档案的形成时间、记录内容、公章以及人事档案信息化系统的安全。五是人事档案利用原则。人事档案的利用应把握易用性原则，这一原则在人事档案的收集环节已有明确的要求，在此不再赘述。

（二）规范人事档案管理工作。依据人事档案可信度评价十项原则规范档案材料的收集、整理和鉴定工作，及时收集和补充档案材料,对收集到的档案材料，从表达是否客观准确，手续是否完备等方面进行认真细致地整理和鉴定,对于不符合要求的及时退回,限期纠正再归档,对于不属于归档范围的材料,及时退还给相关单位，不失散、不积压，在人事档案管理过程中增加档案的可信度。

一是人事档案收集。首先，应积极扩大、完善人事档案的收集范围，增加记录工作成绩、反映各类奖励的材料，或者根据现实需要、依据实际操作性建立适应用人单位需要的特色内容，并建立信息资料库将所掌握的人事档案信息收集起来，以便后续工作的开展。其次，对人事档案的收集和补充做好登记工作，以便查证，并及时对失去价值的材料进行削减，减少内容重复，突出重点材料以增强有用性，如对流动人员的工作变动情况及工作业绩等材料、信息进行收集。再次，人事档案记载的速度要跟上人员情况变化的速度，保证档案内容的更新，保持时效性，增加动态性。组织系统信息化工作，中央组织部明确提出了建设 “三网三库一平台”的目标要求，可依据身份证号建立身份追踪系统，通过现代化、网络化的信息技术将相关信息收集并反映出来，随时收集和补充新的档案内容，加快人事档案信息更新的速度，使之与人员情况变化的速度相协调。

二是人事档案整理。人事档案整理可以将内容分为可公开和不可公开两个部分进行。可公开的内容包括姓名、出生日期、学历学位等普通常用内容。不可公开的内容包括家庭情况、评价、处分等涉及个人隐私的内容。如需要档案管理部门向第三方透露不可公开内容时，应征的本人同意，并形成书面记录。将人事档案的内容经精简浓缩，统一格式、记录项，形成档案摘要卡片，记录人事档案中常用的、有重要价值的信息以及信息更改、变动的情况，这样既能保持内容及时整理、更新，又方便统计、检索，便于提供利用。另外，可统一日期每年集中对人事档案内容进行整理更新，将已更新并记录过的、已有一定年限的材料取出，集中到档案馆保存或者处理，以减少档案体积，减少档案内容的重复率。

三是人事档案鉴定。根据人事档案统一规定的收集、归档范围，对档案内容进行鉴定，保证人事档案的完整性。如可以根据时间顺序进行鉴定，看档案材料在时间上是否具有连贯性，是否出现 “空白时期” ；还可以根据个人简历对人事档案材料进行鉴定，看每个阶段的材料是否齐全，避免材料不能及时归档或遗失的现象出现。可根据国家相关规定及认定方法对人事档案的真实性进行鉴定，如人事档案中出生日期前后记载不一致的，可根据人事档案材料中本人最先填写的出生日期进行审核确认，或以调查后新收集的早于现有档案材料、并可归档的本人所填写材料中的出生日期或原始户口底账、登记卡片、出生证等为依据，按程序报批后确认。

四是人事档案保管。人事档案的保管环节中应把握系统、安全的原则，对人事档案保管库房进行科学的日常管理，保障人事档案所处的环境和保管档案的条件，避免这些因素对档案造成破坏。了解和掌握档案损坏规律，实施有效的专门技术措施，最大限度地防止和减少人事档案的损毁，延长档案的寿命，维护人事档案的系统性和完整性。人事档案安全在人事档案管理保障措施一节有探讨，在此不赘述。

五是人事档案利用。人事档案的利用就人事档案的可信度问题来说，应把握易用原则，明确人事档案的服务方向，树立坚定的服务思想和良好的服务态度，档案管理者也应具备高度的责任感，为人事档案利用者着想，增强人事档案的易用性，提高人事档案的可信度。

（三）完善人事档案管理保障措施。

一是人事档案法律工作。人事档案法制工作，首先要贯彻落实国务院 《全面推进依法行政实施纲要》和 《国务院关于加强法治政府建设的意见》，加强人事档案法律制度建设，完善以 《档案法》为核心、符合我国国情并适应档案事业发展需要的科学、缜密、配套的档案法规体系，做好档案 “六五”普法工作，健全档案法制机构，提升档案工作人员的法治意识和法律素养，提高依法管理档案事业的水平，完善档案行政执法体制和机制，规范档案行政执法行为，加强档案行政审批制度改革的后续监管。二是人事档案人才工作。人事档案人才工作要求继续加强人事档案管理队伍建设，加大人才培养的投入，按照国家中长期人才发展规划纲要的要求，建立档案专业人才评价激励机制，营造充满活力、富有效率、更加开放的档案人才制度环境；在高等院校定向培养档案工作高级专门人才。坚持德才兼备，以德为先的用人标准，加强工作业绩考核，建立一支政治坚定、勇于创新、勤政廉洁、求真务实、善于推动档案事业科学发展的高素质档案人才队伍。同时,人事档案管理人员要增强责任意识，在人事档案收集工作中要认真校对、审核，保证档案内容的相关性、有用性、新颖性；在人事档案整理工作中要把握档案内容客观性、准确性、权威性、可证实性原则；在人事档案鉴定工作中要能够通过对比、分析、校对、核实，去伪存真，确保档案材料的真实性、完整性。另外，通过广泛地社会宣传,加强与有关媒体合作，拓宽档案宣传渠道，增强社会的档案意识，使更多人才投身于人事档案发展事业中。三是人事档案安全工作。结合目前传统档案与数字档案并存的现状，人事档案安全工作主要应从基础设施安全、网络技术安全两方面来进行。

（1）基础设施安全。人事档案基础设施安全包括档案载体的安全，档案保存环境安全，以及数字化管理的硬件设施安全。

人事档案的载体材料易发生自然变化，了解和掌握人事档案的损坏规律，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少人事档案的损毁，延长档案的寿命，维护人事档案的系统性和完整性，保证人事档案的可信度。

保证硬件设施处于良好的设备环境，定期检查设备运作状况。人事档案的技术中心或机房的建设应遵照GB50173-93《电子计算机机房设计规范》、GB2887-89《计算机站场地安全要求》及GB2887-89《计算机站场地技术条件》的规定，保障设备环境。

（2）网络技术安全。人事档案的网络技术安全主要是从网络防护方面来保障人事档案的可信度。首先应该建立防护体系，适应复杂的网络环境，提供简单易用、主动灵活的防护措施 ，防止蓄意的攻击和破坏。人事档案的数字化加大了人事档案信息在网络中的传输频率，使人事档案信息泄密的可能性增加，应采取不同的加密算法以及水印技术，保证人事档案信息的正确、完整和可用。

完善人事档案信息备份技术，对人事档案数据、基础设施、数据处理系统、网络系统、技术支持能力和运行管理能力进行备份。并且在平时的工作中定期对档案信息进行备份，并对备份信息进行校对、检验，使备份信息与档案原件信息相符合，以预防信息系统人事档案信息损坏、缺失情况的发生，保证人事档案的完整性。

三、结论

明确人事档案可信度评价原则，在档案的收集、整理、鉴定、保管、利用环节把握关联、易用、时效、客观、准确、真实、完整、权威、系统以及安全原则，用可信度十大原则来指导、规范人事档案管理工作；另外，从人事档案法律、人才、档案安全等方面来完善人事档案保障措施，整体上提高人事档案的可信度。

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