企业生产经营中综合档案管理的作用分析

文/李小红

在我国的经济体制由计划经济逐渐向市场经济转化的过程中，市场经济出现了优胜劣汰的局面。其中，档案管理在企业的生产经营中的作用和地位是不容忽视的。

一、综合档案管理在企业中的地位

（一）综合档案管理可以利用并保存企业重要的资料，以实现资料的增值与共享。一个企业家在对企业进行决策时，都要依靠大量的数据、资料以及信息，收集企业所需的各种各样的信息，所以，企业会依据具体情况，建立综合的档案管理制度，其中包括档案保管、各类文件、保密、销毁以及知识识别等内容，档案管理其实就是企业文化与智慧的集合，同时也是使企业的创新及应变能力得到提高的重要途径。

（二）综合档案管理能做到对工作程序的简化，有利于企业的管理。企业工作人员一定要有保存原始文件及凭证的习惯，还必须要有当事人的声音、字条、墨迹以及照片等，对这些信息进行归档，在这种情况下，综合档案管理就显得非常重要。

（三）综合档案管理在一个企业的生产经营中有着特殊的重要作用。在企业经营管理中，必须要重视对各类企业材料的累积与保存，同时还有根据材料类型的不同对其进行科学的整理与分类，对企业各个载体及各个部门的档案予以统一性管理，有效地利用企业档案。

二、综合档案管理在企业生产经营中的重要作用

第一，综合档案管理在企业经营中的重要作用首先表现在档案能够对企业文化及发展中的细节进行真实地记录、归纳与整理。对这些细节进行综合档案管理对于一个企业来说，并不仅仅是对其企业文化进行记录，相反，通过对这些资料进行分析，可以让企业领导及工作人员发现在企业经营中所出现的问题和成就。

第二，企业档案员通过对其档案进行认真地梳理，并对其进行正确的价值判断，取其精华部分，这样能对企业档案进行更完善地服务。

将综合档案管理同先进的信息技术进行有效地结合，利用企业的管理信息系统、供应链管理、办公自动化以及客户关系的管理等系统，使企业信息化的进程得以加快，以此发挥企业档案的重要作用。此外，在对企业进行综合档案管理中，人为干扰因素不宜过大，否则会对企业档案管理的客观性、科学性以及连续性有直接的影响，这样就会导致档案管理服务效果不明显的情况发生。

第三，在对企业档案进行系统管理时，一定要其管理意识进行全面加强。从一个企业的档案特征上看，在管理企业档案时，必须要对其管理三要素加以强调。企业档案的内容比较丰富、来源比较广泛、形式具有多样性，而且种类也比较繁多，企业档案不仅源自各个机构，也源自企业个人。对于分散的企业资料，必须要经过相关人员的收集、整理后才能归档，最后转化为综合档案。

三、企业在实行综合档案管理中必须遵循的原则

（一）对档案的分级管理。在企业中相关的档案管理机构要对其档案进行集中管理与领导，使对档案的管理体制在企业内部得以统一性的建立。

（二）综合档案要保证其标准化，保证数据的真实性。对企业进行档案管理的工作，其管理系统比较复杂，仅仅依靠企业的经验及相应的行政手段是不足以实现管理档案的目标的，标准不统一，就会导致整个管理系统的不协调。所以必须建立一个标准的、严谨的、科学的档案管理制度，企业工作人员还要做到心中有数，只有明确了档案的具体内容，才能保证企业的工作质量，进而使企业的工作效率得到提高。

（三）在对档案进行管理中要坚持以人文本的管理理念。对于一个企业来说，其归档属于一项科学性、政治性以及社会性都比较强的管理工作，由此可见，更要对以人为本的档案管理理念进行确定。所以，在综合档案管理中，要对企业档案管理中存在的结构不合理、观念滞后、知识更新缓慢以及队伍不稳等问题予以及时地解决。

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