固定资产投资项目档案工作的思考

文/胡彤琛

固定资产投资项目档案是指从项目立项、可行性研究、勘察设计、施工到竣工投产的全过程中形成的具有保存及查考价值的各种载体形式的文件材料。做好固定资产投资项目档案工作，确保本单位项目档案的完整、系统、安全、有效，顺利通过项目档案验收就显得十分必要。

一、项目档案的作用及其重要性

固定资产投资项目档案真实地记录了项目从立项、设计、监理、施工到竣工验收的整个过程，是评价工程质量的信用依据。项目档案也是今后工程、设备运行、改造、维护不可替代的重要佐证。正是由于项目档案具有原始记录性，任何人无法篡改它的原始状况，它比其它文件资料更具有锁定证据的权威作用，为企业维权提供最有力的证据。

国防科工委、国家档案局在 《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》中明确规定： “项目档案专项验收是项目竣工验收的重要组成部分和必备条件之一，未经项目档案验收或项目档案收验不合格的，不得进行或通过项目的验收。”这个要求突出了项目档案在项目建设中的重要性。

二、项目档案的特点

（一）工程建设周期长，档案收集过程复杂。固定资产投资项目投资大、内容多、建设周期长，给项目档案的收集、归档造成一定的困难。另外项目过程中人员经常变动，往往会导致材料交接不全。而且人员业务水平不一，导致在材料收集范围上、重视程度上参差不齐。

（二）档案数量大、种类多。固定资产投资项目过程中所形成的文件材料，由于数量大、种类多，一个项目往往涉及多个单位和部门。外部涉及项目的设计单位、施工单位、监理单位、上级主管部门等；内部涉及计划、基建、设备管理、财务及生产科研等多个部门。这一特点是其它类档案所不具有的，也是在工作中需要研究和处理的问题。

（三）档案整理标准多样。项目建设参建单位很多，对建设单位来说，有同系统的和外系统的。不同系统的往往有不同的收集和整理标准，在向建设单位移交时，会发现整理标准多样，给建设单位项目档案管理工作带来很多麻烦。

三、项目档案的收集、归档与整理

（一）项目档案的收集。项目档案贯穿于项目建设的全过程。工程的主管部门、管理人员、设计施工人员对项目的情况最了解，大量的档案产生于他们之手，他们也是今后利用档案的主体对象。要使项目档案达到完整、准确、系统的要求，必须发挥项目建设全体人员的作用。一是确定单位项目建设主管部门为项目档案的归档部门，明确其收集、积累、归档的职责。二是在项目招投标时期必须在合同中确定施工单位和监理单位文件材料收集及归档的责任。三是档案人员要深入基层，进行归档范围和整理立卷的业务指导，积极提供有效服务，使项目档案做到收集及时，保管安全，利用方便。

（二）项目档案的归档范围和要求。

固定资产投资项目按程序从立项、设计、施工、竣工到投产使用以及设备仪器申购、研制、安装、调试等全过程中形成的文字、图纸、图表、计算、声像等各种载体的文件材料均应归档。归档的文件材料一是应当完整、准确、系统、有效。二是应当为原件，签署手续完备。三是卷内文件材料的载体和书写应符合耐久性要求，字迹清楚，图样清晰，图表整洁。四是声像文件应保证载体的有效性，长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

（三）项目档案的整理。项目档案整理工作的主要内容是对归档的项目文件资料，按 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、 《中国电子科技集团公司科技文件材料及案卷质量规定》的要求进行科学地分类、排序、组卷、编目，实现项目档案的系统性。

四、加强固定资产投资项目档案管理工作

（一）完善项目档案管理规章制度。

强化项目档案管理，提升建设单位档案管理整体水平，需要从制度建设上进一步加强，为项目档案管理创造一个好的氛围和条件。一是建立健全项目档案工作各项规章制度，实行项目档案工作责任制，职责划分明确，制定归档制度及考核机制。二是制定项目文件材料归档范围、整理标准，指导项目相关方文件材料的收集、整理和归档工作。

（二）项目档案管理与项目建设同步。项目建设一般划分为三个阶段，即第一阶段：前期工程阶段。第二阶段：施工阶段。第三阶段：竣工阶段。从项目第一阶段开始，建设单位和参建单位就要将档案管理列入工程计划，将项目档案管理列入项目管理程序，实施档案管理与项目建设同步化。档案人员要了解项目情况，跟踪项目进展情况，把握项目进度，督促参建各方项目文件、图纸资料的归档，直到项目验收结束。

（三）提高档案人员业务水平。项目档案工作包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研等环节，每一个工作环节都影响着项目档案的整体水平，而每一项工作的质量又是由项目科技人员或项目档案管理人员的水平决定的。项目档案工作要想得到发展，就要注意充分调动档案人员的主动性、积极性、创造性，加强档案人员的教育与培训。