迎评工作对档案管理的促进作用初探

文/蔡光辉

近年来，作为国家对学校进行宏观管理的一种手段，教育教学评估工作贯穿于学校的教育教学之中，并成为档案管理与服务工作的重要组成部分。笔者所在的学校于2009年11月接受了江苏省四星级中等职业学校的检查评估。全面系统的检查评估是对档案工作的检验，为提升学校档案管理水平提供了很好的发展契机，本文就此次迎评对学校档案管理的促进作用进行分析。

一、以迎评为契机，健全制度，明确责任，提高全员档案意识

专家组在评估过程中着重查阅学校的档案资料，使档案工作得到了更多的关注。学校专门成立了材料组，投入人力、物力按照评估指标体系整理和完善各类资料。在材料准备的过程中，各部门的工作人员和教学一线教师进一步明确了档案规范化的具体要求。迎评检查的一项重要内容是教学管理，教学档案是反映学校教学管理过程的重要资料。为从根本上保障教学档案的完整性和系统性，学校将此项工作纳入学校了年度教学计划、教学管理制度，并作为部门教学质量和管理水平的考核标准之一纳入了各部门负责人的工作职责。

评估验收为档案管理提供了一个宣传平台，教职员工看到了档案资料在迎验中发挥的作用，对档案的重要性有了进一步的认识；同时，迎评使档案工作不再只是学校档案管理部门和专、兼职档案人员的工作，而是一项全校性的工作，档案工作的要求渗透到每一个教职员工的日常工作当中，这些都在无形中使全员的档案意识得到了提高。

二、按照评估要求，开展培训，提升素质，不断规范档案管理

档案工作水平的高低和档案人员的思想素质和业务素质紧密相关，因此，学校的专、兼职档案员的业务培训工作刻不容缓。教学档案是此次评估的重点检查项目，其大多产生于教学一线，收集量大、内容多、专业性强、涉及面广、归档工作量大，在管理上不仅要明确教学档案归档内容和归档要求，还要在每个阶段进行检查，发现问题及时解决，从档案材料的收集、整理到编目都力求做到统一标准、整齐划一，不可带有随意性，确保遵循标准化、规范化的原则。评估工作对教学档案资料也有细化的标准和要求，对此，学校档案管理部门有计划、有步骤地加强了对部门兼职档案员的档案专业知识培训，要求教学部门的兼职档案员将教学档案管理工作贯穿到整个教学管理工作中，按文件的重要性和保管期限等要求及时收集、整理、对教师上交的各种教学资料进行审查，把好了质量关，防止不合格的资料归档，确保档案信息规范有序，为档案的充分利用打下坚实基础。

三、收集迎评成果，充实数据，开发资源，做好档案利用工作

迎评工作中，专家组进行了随堂听课，各科教师在课堂上均采用了多媒体教学手段，其丰富多样的图片和视频展示使课堂讲解更加直观和生动。这些公开课在教学设计、资源利用、内容讲解等方面都是精打细磨的精品，是任课教师的作品，更是集体智慧的结晶。学校档案工作以此为契机，着手进行教学档案电子文件的收集和整理，内容包括教师公开课的课件、教案和部分视频。学校将这些资料保存为电子档案，使档案资料多样化，也契合了档案管理信息化的要求。

在开发档案利用资源上，学校不再局限于以往纸质材料为主的模式，而是从收集阶段就以纸质文件和电子文件并存的方式进行，尤其注重收集教学管理中专业性强、知识更新较快的教学音频和视频材料，使档案资源多样化、直观化。同时，档案人员务必要增强服务意识，对教学档案的内容进行系统地分析研究，根据职业学校的特点，进行专业的划分，从不同利用者需求的角度编制相应的编研材料，提高档案的利用率，充分发挥教学档案的功能，为学校教育教学服务，将档案的效益最大化。

四、以迎评为标尺，检验管理，充实内容，创新档案工作目标

评估验收的细则也是一把标尺，衡量着各项工作的实际水平。在迎接评估的准备阶段，学校按评估细则对现有资料进行了对照梳理，发现了一些档案管理中的薄弱环节。特别是在材料的收集环节方面，较注重结论性材料，在过程性的原始资料的收集方面存在欠缺，一个活动主题从整体上有始有终，但细查就显得材料单薄，缺乏说服力；教学档案方面，教师优秀课教案数量不足，形式也较单一。这些问题的发现给档案管理提出了新的要求和目标。作为学校的中心工作，教学工作水平方面的评估涉及的内容多、范围广，对档案资料的完整性、原始性、真实性的要求很高。为此，根据学校教学档案现状，按照评估体系指标对教学档案进行了全面补缺，内容涉及到教学工作的方方面面，涵盖了教育教学、教师业务和学生管理等多方面内容，使教学档案内容得到了充实。

检查评估在对学校办学能力、专业建设、教学水平、师资队伍等方面进行检验的同时，也从侧面验证了学校档案工作的管理水平，产生了一定的推动作用和有益的启示。通过评估，看到档案工作存在的不足，对进一步完善档案工作机制、加快档案管理的现代化进程有了更清醒的认识。