论企业档案管理

文/王巍

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，我们必须充分认识做好企业档案工作的重要意义，认真做好企业档案工作，为企业发展服务。

“自古彭城列九州，龙争虎斗几千秋。”在历史文化名城江苏省徐州市北郊，矗立着一座大型的火力发电厂，这就是徐州发电有限公司。徐州发电有限公司是国有特大型企业，于1976年正式建设，至1987年底全部建成。共安装4台125MW和4台200MW国产燃煤发电机组，总装机容量1300MW，经过现代化技术改造后，总装机容量增至1430MW，属国家特大型企业，是江苏省和华东电网的主力电厂，被誉为镶嵌在淮海大地上的一颗璀璨 “明珠”。2000年9月22日被命名为国家电力公司一流火力发电厂。2007年12月23日划归中国神华集团国华电力公司管理。目前我公司按照国家电力 “上大压小”节能减排政策，在生产运行的同时，扩建2×1000MW发电机组。两台2×1000MW 发电机组已于 2011年 12月投产发电。

建厂以来，我公司十分重视企业档案管理工作，积极探索企业档案管理的有效途径，使企业档案管理走上了制度化、标准化、规范化、现代化发展轨道，为推动企业发展进步，促进两个文明建设发挥了积极作用，先后被评为江苏省 “档案管理标兵企业”，徐州市“七五”“八五”期间 “档案管理先进单位”，江苏省电力局 “‘八五’期间档案管理先进单位”，1990年晋升江苏省档案管理先进企业，1995年获得 “国家一级企业档案管理合格证书”，1997年被国家档案局批准为 “企业档案工作目标管理国家一级”，2005年11月，我公司综合档案科顺利通过江苏省档案局档案工作 “特一级”认定，2010年12月，我公司综合档案科顺利通过 “江苏省档案工作五星级标准” （特一级）复查验收。目前，我公司综合档案科总建筑面积700平方米，库房面积280平方米，阅览室92平方米，办公用房80平方米，库藏档案23226卷，上架排列长度529.4米。

一、企业档案管理的重要性

企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。例如企业档案可以为企业经营管理决策提供必要的参考；在实施技术改造时，科技档案作为一种技术资源，它的开发利用，可以节省人力物力财力，给企业带来巨大的经济效益；在处理产权纠纷时，它可以提供历史凭证；在判明是非曲直时，它维护企业的经济效益和合法权益；在进行企业资产评估时，它是必不可少的重要依据。企业档案是企业的信息资源和知识宝库，是企业的宝贵财富。不因外部条件的影响而变化，这就为我们开发档案这一重要信息资源提供了客观依据。

二、企业档案管理原则

（一）统一领导，分级管理。企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。

（二）维护企业档案的完整与安全。

维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套，从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。维护企业档案的安全，对企业档案进行很好地管理和保护，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守企业档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。

（三）便于企业和社会对企业档案的有效利用。在社会主义市场经济中，大力开发档案信息资源，为企业发展服务，是现代企业制度中实现科学管理的一项重要内容，也是企业档案工作的中心任务和基本目的。企业要在激烈的市场竞争中求生存、求发展、求壮大，不断创造经济效益和物质财富，要求科学地管理、正确地决策和建立科学的组织管理机制，这些都离不开对企业档案的依赖。如何做好企业档案工作，大力开发利用档案信息资源，为企业各项工作和发展提供有效服务，是企业每位档案工作者都应该思考的问题。

三、加强企业档案管理建议

（一）加强企业档案管理标准化建设。企业在制定规章制度和标准时，应将档案工作纳入企业管理的各个环节，提出相应的责任要求。企业档案工作制度应包括：企业档案管理规定、分管领导责任制、部门文件材料形成、积累与归档的职责及档案考核机制，档案管理应急预案等，应明确体现 “三纳入”“四参加”“四同步”的要求。企业档案管理制度应依据国家、行业有关档案工作的法规、标准，结合本企业实际情况制定。 （1）文件材料归档制度。应明确文件材料归档范围、归档时间、归档程序、归档要求以及控制归档质量的措施。文件形成、归档责任。 （2）档案保管制度。应明确档案保管工作原则和制度、各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查、对受损档案的处置办法、库房管理职责与要求。 （3）档案鉴定销毁制度。应明确鉴定工作的组织及职责、鉴定原则、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求。档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。 （4）档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查 （借）阅档案的权限和审批手续，及查 （借）阅和归 （催）还档案的要求。 （5）档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担保密的责任。 （6）电子文件管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。（7）档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责，档案管理系统软件、硬件的操作要求。

（二）服务创新。服务是档案工作的立身之本，服务创新是档案工作创新的重中之重。只有把服务搞好了，档案工作才能获得强大的原动力，档案事业发展的路子才会越走越宽。例如国华徐州发电有限公司 （以下简称徐电公司）为了贯彻国家 “上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组，并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。关停1—6号机组的申请通过上级主管部门审批后，机组拆除出售工作已于2008年3月开始进行。在1—6号机组拆除与出售过程中，档案起到了很重要的作用。徐电公司 “上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1—6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案，并以档案为重要依据，编制机组拆除方案，使机组拆除工作顺利进行。在1—6号机组设备拆除后的出售工作中，作为购买方的山东金佰生物技术有限公司，把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案时，表示满意。正是由于1—6号机组设备档案保存得完整齐全，并可以与1—6号机组整体发电设备出售同时移交，能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据，使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1—6号机组设备。由此可见，完整齐全并管理良好的档案，在徐电公司1—6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则，1—6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥，使机组设备变废为宝，为企业赢得了可观的经济效益。

档案信息管理自动化，是多媒体计算机、光电扫描仪、光盘机通讯网络等高新技术将载体由纸张、胶片和磁性记录介质的档案转换成电子信息，建立起一个能对档案文献和档案目录中图、文、声各种形态的一、二次信息存贮、处理、检输出复制，融档案保护与信息处理于一体并能实现信息近、远程传递。在一定意义上讲，档案管理技术与设备自动化是档案工作现代化的基础标志，计算机技术是实现档案自动化管理的主要基础。利用计算机及光盘技术对档案进行存贮、处理、检索、输出，目前已由探索变成了现实。我公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统，清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统，是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件，它采用客户机/服务器方式，实现计算机对信息管理的网络化。更主要的是它能与电力系统现行的基LOTUSNOTES的档案管理系统无缝连接，避免了档案人员对现在管理系统中已有数据的再次输入。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用我公司现在使用的 “OA”办公自动化LOTUS NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活地实现档案的全息查询和检索。我公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便地利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

（三）统一规范，建立档案管理现代技术标准，加快相关法规的完善，保护知识产权、提高信息的可获取性。档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。因此档案工作部门必须要遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，都要严格按照统一的标准进行规范整理。国家相继出台了一系列相关标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范，如 《磁性载体档案管理与保护规范》 （DA/T15-1995）、 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 （GB/T17678.1-1999）、 《电子文件归档与管理规范》 （GB/T18894-2002）、 《纸质档案数字化技术规范》 （DA/T31-2005）等。并不断完善、修改 《档案法》等相关法律，进一步为档案管理信息化提供法律依据。

（四）提高企业档案管理人员的素质。企业档案专业人员素质，就是档案专业人员必须具备的品质、能力和条件。档案专业人员必备的素质包括政治素质、专业素质、知识素质以及创造力和创造性思维。

档案专业人员的政治素质包括应具备的政治品德和职业道德。政治品德包括政治态度、政治品质和思想作风，这就要求企业档案人员坚定不移地贯彻执行党的路线方针政策，在政治上同党中央保持高度一致。热爱档案事业，全心全意为人民服务，勇于开拓，大胆探索。坚持 “解放思想，实事求是”的思想路线，以科学的世界观和方法论为指导，以为企业各项工作和活动服务为宗旨，维护党和国家历史真实面貌。

档案职业道德是指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则。企业档案工作人员要热爱自己的本职工作，勤勤恳恳、任劳任怨、淡泊名利、忍辱负重、无私奉献，有为档案事业贡献毕生精力和忘我的奉献精神，满腔热情并脚踏实地干好档案工作。档案工作的性质，决定了档案专业人员必须摈弃名利观念，无私奉献。档案的价值、档案工作者的劳动都体现在社会利用档案而取得的效益中。要尊重档案，尊重历史。维护档案和历史事实的原貌既是档案专业人员的职责，又是职业的道德准则。必须忠于职守，无私无畏地维护党和国家的历史真实面貌。要遵纪守法，严守机密。树立按客观规律办事的科学态度，树立严格的保密观念，以确保档案在政治上的安全。企业档案人员要相对稳定。

企业档案工作是一项专业性很强的工作，业务内容很多，要求也相当高。企业档案工作人员的专业素质，即履行专业职责的能力、智力、成绩、学历和资历等。它是完成工作任务的保证。能力包括决策能力、口头表达能力、文字表达能力、开拓创新能力和组织能力。智力包括档案专业知识、基础知识、相关学科知识、外语和古汉语水平。成绩即工作效率、工作质量、工作成绩。学历指专业人员受教育的程度，反映获得系统专业基础理论知识、业务知识和相应技能的经历。档案人员应当具有较高的、相应的档案专业知识。资历指专业人员的实践经验和熟练程度。能力、智力和成绩是建立在学历、资历的基础上的，它们是相辅相成的。

档案专业人员的知识素质指档案专业人员除具备档案专业知识外，还应具备比较全面、系统的文化、理论、科学技术知识，才能更好地胜任自己的工作。马列主义、毛泽东思想、邓小平理论修养是档案人员必须具备的基本素质。文化知识指档案专业人员熟练掌握语言文字的能力，对于做好档案工作，具有特殊的意义和作用。现代科学技术迅猛发展，档案专业人员应掌握科学技术知识，并将有关的科学技术应用于档案工作，是实现档案工作现代化的基本途径。档案人员还应当掌握与档案学相关的学科知识，如法律、金融、外语等，以适应不断发展的形势对档案工作提出的新任务的需要。企业档案人员要求既有档案专业知识，又懂生产专业知识，又具有计算机、网络等方面的知识，成为复合型人才，档案工作者的思想水平和知识水平才能适应时代前进的需要，综合素质才能得到明显地提高。