关于加强和改进人社系统民生档案管理工作的几点建议

文/钟云

为进一步规范业务档案管理，提高档案管理工作科学化、规范化、制度化水平，我们近期对局机关及所属8个事业单位的档案管理情况进行了实地查看，重点对业务档案分类整理、库房建设、人员经费保障、制度建设等方面进行了调查，现对我局业务档案管理存在的主要问题及规范化建设提出几点建议，供决策参考。

一、档案工作存在的主要问题

一是业务档案管理标准不统一。业务档案的规范化管理关键在于实现管理标准的统一。目前我局对二级单位的档案管理没有作相应的要求，业务档案的分类方法、归档范围、保存期限等没有具体标准，导致整理的档案不规范。

二是业务档案管理基础亟待加强。

档案管理必须具备一定的保管条件，需要配备相应的人力、物力、财力。由于多方面原因部分二级单位在人员、经费、库房等方面无法给予必要保障，也存在责任不落实、目标不明确、考核不严格等问题。部分单位资料管理不规范，保存不完整，甚至丢失，由此引发上访、争议。这些问题不仅损害了参保人员的切身利益，也在很大程度上影响了档案工作的长远发展，甚至影响了人社部门的整体形象。

三是档案管理人员业务不熟。业务档案工作是一项法规性、政策性和业务性很强的工作，要求档案管理人员必须具备一定的业务知识，熟悉经办流程和操作规程；拥有较强的协调沟通能力，能够有效组织指导各业务部门开展档案管理工作。目前，局机关、二级单位专（兼）职档案管理员档案管理业务流程不熟练，对信息化管理方式接触不多，认知度不高，不能提供便捷高效的档案应用服务。

二、档案管理的对策及建议

一是由粗放型管理向精细化管理转变。重点是要坚持做到 “一确保三明确”。一确保：就是要确保档案工作必备的硬件投入有保障。落实档案库房和设备，配备齐全的档案用具，为做好档案管理工作提供坚实的物质保障。三明确：一是明确工作任务和目标，各单位领导要高度重视档案管理工作，把档案工作纳入全年工作计划，落实专项经费，进行职能部门目标和实绩考核。二是明确专人主抓，各单位、科室要明确1名以上专 （兼）职档案管理员，随时收集整理档案资料，按照文书档案年度整理，业务档案即时整理的要求，将整理的档案资料移交档案室。三是明确档案管理规范化标准，建立一系列相关制度，为档案管理规范化建设提供重要的制度保障，从而使档案管理工作从材料形成、收集、整理、归档、入库、利用等每个环节有章可循、有据可依。

二是由纸质档案到纸质档案和电子档案双运行转变。要在原有纸质档案的基础上，加强全局电子档案管理信息化建设，配备必要的现代化管理设备，建立电子档案数据库，将纸质档案整体扫描为电子档案，变 “死档案”为 “活信息”，逐步提高办公自动化水平，方便办事群众查询，提高办事效率。

三是由分散管理向集中管理转变。一是案卷集中管理。目前，由于条件所限，各二级单位办公地点分散，档案分散管理，给工作和服务带来了极大的不便。应尽快统一管理内容、标准，实行各门类档案集中统一存放、统一管理。二是人员集中管理。通过挑选业务素质高、工作责任心强的工作人员到档案管理岗位，加强档案管理队伍建设，形成一支人员相对稳定、熟悉经办业务、具备一定专业素质的档案管理工作队伍。鉴于目前现状和发展趋势，建议按照“三步走”的模式整体推进。即一年切割打基础、两年整理求规范、三年实现集中化。一年切割打基础就是在建章立制、制定档案整理标准的基础上不纠缠陈年旧账，确保2012年档案整理到位，树立标杆和样本。两年整理求规范就是在2013、2014年集中人力物力按照由近及远的顺序整理历年资料，确保本单位全部档案整理规范、完整、齐全。三年实现集中化就是在2015年集中进行管理、利用。

四是由部门管理型向社会服务型转变。为全面实行业务档案集中管理，加强社会化服务功能，通过到周边县市区学习、调研，建议设立人社系统综合性业务档案管理中心，成为全额拔款事业单位，将档案管理人员、档案实行集中管理，面向社会服务业务档案由各单位按标准整理后每年交由档案管理中心集中管理，细化档案管理收集的工作要求，使档案管理具有系统性、完整性。

[1]朱丽梅，李云生.档案管理信息化探索与研究 [J].《黑龙江教育学院学报》2011，12（30）201.

[2]邓迎珍.加强档案队伍建设 提高档案人员素质 [J].《内江科技》2009，10（10）13、17.