对档案有效利用和传播的价值分析

文/郭思彤

档案的传播价值就是档案经过媒介传播所体现出来的价值。档案利用和传播价值又有哪些关系呢？怎么样才能实现对档案的有效利用呢？下面我就这个问题来提出几点看法。

一、 档案利用的合理性

美国哲学家L.劳丹认为 “二十世纪哲学家最棘手的问题之一是合理性问题。”合理性既是评价范畴也是真理范畴，之所以说他是评价范畴是因为他的合目的性，说他是真理范畴是因为他的合规律性。只有这两种范畴合在一起，才能对档案进行有效地利用。尽管档案利用的合理性是由两部分组成的，但是二者并不是等价齐观的，他们之间的关系必须要协调处理，才能更好地加以利用。

二、 优化档案利用政策来充分利用

档案利用政策的优化一方面要定更加科学合理的档案利用政策，另一方面要改革不科学不合理的档案利用政策。首先要充分地利用和进行合理的限制。档案充分利用是档案利用合理性的一个重要方面。档案作为人类社会实践活动的产物，虽然不会造成损失，但是也是需要花费人力物力财力的。档案的充分开放作为档案有效利用的前提，是十分关键的存在。目前我国的档案开放分为三种情况：一是国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。二是经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年。三是涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜向社会开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。所以，像上面的这种规定就能使档案可以合理地被利用。但是这种规定也有一定局限性，档案既要利用又要保护，这为档案管理工作人员提供了一个难题。所以档案管理工作人员要选取正确的方法来让利用者借阅档案，更要起到监督、维护档案等职责，不容马虎。一定避免丢失和损坏的情况发生。

三、 档案利用过程的优化

档案利用过程的优化便是档案有效利用的核心。档案利用过程直接决定了档案利用的效果如何，能否被利用者吸收。因此档案利用过程的优化，十分的必要。首先可以从档案利用方式上进行优化，既要提高档案服务的质量和水平，又要防止档案信息在传播过程中失真和量的损失。所以档案的利用方式一定要选好。比如，可以用档案的原件进行传递，也可以用档案的复制品进行利用和传递，或者结合档案资料重新编写文档进行传递，再或者用网络扫描形成电子信息进行传递。每种传递方式都有自己的优缺点，要因地制宜，才能更有效地利用档案信息。利用者通过正确的利用过程，对档案中所包含的信息进行吸收和应用，最终才能实现档案的有效利用。所以档案的利用并不是单方面的事情，而是档案和利用者双方面的事情。只有双方面的调节，我们才能从根本上面改造档案的利用率。

四、档案的休闲利用是对档案的新型利用

除了传统的档案利用模式，档案还有一种新型的利用方式，那就是休闲利用。档案的休闲利用指的是人们在自由时间，根据自己的爱好去查阅档案，目的是使自己在空余时间得到休息、消遣、满足。利用者不带目的的去查阅档案，而且利用时间较长，这就是的档案在被普通的利用之后，又额外增加了一部分利用率。

档案除了被利用，还有其他传播价值。档案的休闲利用就可以看做是档案信息资源传播过程的一部分。档案的传播，首先要以大量的档案资源为依靠来进行的。所以，资源是档案传播的根本资本。档案的传播是指档案的信息资源借助一种载体或者媒介，经过一个信息专用的通道最终达到受众，并向信息源进行整个的信息反馈过程。那么在档案信息的传播过程中，它所体现出来的价值又是什么呢？是档案信息的五个要素：档案信息源、档案部门、传播渠道、档案信息受众以及信息反馈。这五个要素在档案的传播价值中有必不可少的作用。档案的传播使得档案中的信息资源得以广泛地应用，为广大的利用者提供了方便并且节省了大部分的实践，这样也提高了档案的利用效率。档案的传播就像是媒体传播，需要媒介，媒体传播也是档案传播的一种媒介。

档案的利用和传播，在本质上都是档案被利用者利用，只是途径和形式不相同而已。两种方式都能实现对档案信息的传播利用价值。档案信息的价值也就是在于被利用者吸收利用。我们要重视档案信息资源的有效利用和档案信息资源的传播，两者有着密切的联系和关系，利用这种关系，可以促进两者之间的相互发展，从而促进我国档案事业的发展，使得档案信息资源可以发挥出更大的价值。

[1]陈永生.海峡两岸档案暨缩微学术交流会议文集，2005.

[2][美]L.劳丹.《进步及其问题》， 华夏出版社2009年版，第116页.

[3]李娇.兰台世界，2010年16期.