档案部门应对突发性自然灾害风险的思考

文/刘利

突发性自然灾害不但会危及人类的生命及财产,也会在一定程度上对不可再生资源的档案造成破坏及损失。为了尽可能避免在自然灾害中档案的损失，我们必须做好灾害发生前的防范工作，防止在灾难发生时丢失、损毁档案资料。如何做好这些事前的防范工作是当今档案界面临的巨大难题，值得深入地研究。

一、档案风险管理存在的主要问题

（一）档案风险管理衔接性差。档案部门制定风险计划、风险识别、风险评估、风险监控和风险报告等环节综合起来，才能构成一个完整的风险管理工程。管理衔接性差是从三个方面阐述的，首先是从风险计划制定入手，档案风险管理计划整体性差。主要是由于现在档案馆在制定风险管理计划时，大多数不是参考其他管理相关部门的计划制定，就是按照个人多年形成经验履行，并没有实事求是地针对档案馆自身情况制定计划，所以实施起来就很盲目，缺乏针对性。其次是档案风险识别方面，风险发生前我们应当正确识别出档案所面临的风险，可对于新衍生的风险，我们不能及时地对其进行监测和识别，因此无法从产生危害的根源消除风险对档案的危害。最后在风险评估方面，由于评估方法和手段的限制，不能把不同价值的档案资料和其可能面对的灾害等级结合起来进行定性、定量的分析，不能为风险管理的下一环节提供精准的依据。

（二）档案风险管理系统性差。档案风险管理必须是完整、系统且涉及全局的管理工程，档案风险管理系统必须涉及从风险发生前到风险过后恢复档案馆工作的所有内容。然而，事实并非如此，档案风险管理普遍存在条理不清晰、制度不规范、系统性不足、缺乏层次性、主次不分明等缺点。一旦发生突发性自然灾害，由于制度的不规范和条理不清等，使得档案工作人员无法面对突如其来的灾害，不能及时采取相应有效的应对措施，从而使档案资料得不到应有的保护，遭受巨大的损害。

二、突发性自然灾害档案风险管理方法

（一）突发性自然灾害档案风险识别。档案风险识别是指通过运用各类办法对大自然潜在的、尚未发生的自然灾害可能给档案管理带来的风险和威胁进行系统识别、辨认和归类，以了解风险性质、后果及影响因素等。一般而言，我们在进行风险识别前，必须充分深入地了解档案风险管理所需要达到的预期目标。

（二）突发性自然灾害档案风险评估。突发性自然灾害对档案造成的危害进行评估就是通过对档案的检验、管理和使用过程中遭受到自然灾害后的评判，测定出在受到灾害后，档案的完整性、可用性及保密程度受损的情况，是在突发性自然灾害管理中必须采取的措施。目的是在于保证档案质量和安全性，是保管人员和档案工作者增强防范意识，制定应急措施的一种手段。

三、突发性自然灾害档案应对策略

档案风险的应对是一个跨学科、跨部门的复杂工作，需要档案管理、自然灾害研究等相关领域相互配合，共同参与，才能有效地应对档案风险。

（一）档案风险控制策略。虽然，突发性自然灾害是不可避免的，其风险因素是客观存在的，但我们可以采取应对措施防止档案风险事故的发生，比如，在档案馆的建设中，采取一些防雷、防电、防火、防水措施等等。从源头上防止风险出现，如果风险因素不存在，那么风险就会自然消失。对各种突发性自然灾害的风险后果提前做到心中有数，当灾害发生时，重点控制对档案影响最大的风险，并杜绝风险连锁、耦合现象的发生。

（二）档案风险控制手段。人在风险管理应对的整个过程中，是最难的，也是最主要的因素。首先，人为影响贯穿在风险的识别、评估、控制等环节中，每个人都可能导致档案风险事故的发生。其次，人的观念、水平、能力、态度等差异较大，专业分工也不尽相同，责任、权利、义务也各不相同。最后，随着高新技术的不断发展和日益进步，现代技术对档案风险管理的贡献将越来越大。应用先进的实时监控系统，采用安全的信息技术，逐步完善的灾害预警预报系统等正在逐渐发挥作用。

总之，在灾害发生前建立良好的预警机制，防止灾害的突然发生，对致灾因素进行风险评估，制定出相应的应对措施，警钟常鸣，未雨绸缪，对于在面临突发灾害时把档案损失减少到最低限度，具有重要的意义。

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