浅谈档案材料收集工作

文/吴勤俭

最近，我到一个单位去帮助整理档案，发现积累了十几年的好几箩筐零散文件材料。通过多日的清理，发现 “红头字”文件少些，多数是合同、介绍信、会议资料、职工个人资料、基建资料、业务工作开展和宣传的照片、录音和录像资料等有利用价值和保存价值的文件。这对在档案工作行业里工作三十几年的我来说，深有感触。这种情况不是个别的，多数单位都存在。此现状的造成，无外乎是档案材料收集和移交问题。这个问题在档案领域里看来似乎是肤浅的，不值得深研，但不可忽视，必须值得重视，并要引以为诫。

文件材料是档案之源。档案材料收集齐全问题是搞好档案工作最基础问题。没有档案之源，档案工作的整理、管理、利用、开发、拓展就无从谈起。据我三十几年的工作得知： “红头字”文件收集容易一些，它都经文书部门收发文登记的，而没经过文书部门处理的其他的一些有保存价值和利用价值的档案材料收集就艰难多了。因为，它们大多成了 “账外”资料，这些给日后的利用和保存有着相当大的影响，对造成的经济损失也是不可估量的。

在一个单位的档案工作中，造成档案材料收集不齐全的原因在于：一是领导档案意识不强，观念淡薄，轻视档案工作。因为档案产生的经济效益不直接，不明显， “看不见，摸不着”。如我在和一个单位的领导谈到档案工作的管理问题时说： “不要小看档案工作，它是一项有科技含量的工作”，领导回答说： “有什么科技含量？我在办公室搞过”。可见，由于领导的不重视，建立的规章制度自上而下执行不好，制度写在纸上，挂在墙上，做个形式。 《档案法》《档案法实施办法》颁布这么多年了，也大力宣传过、学习过，档案达标升级工作也搞过，这些一阵风过后，依然我行我素。二是一个单位自上而下没有形成网络管理体系，层层落实责任，责、权、利相结合，致使一些科室人员档案意识淡薄，不积极主动配合档案人员搞好档案收集和移交工作。档案人员即使了解到科室形成档案材料，主动去收集，费尽口舌也不一定收到手。因为科室人员为了减少所谓的利用手续繁琐，查找麻烦，方便自己利用，将自己经手形成的档案材料不移交，用后将杂七杂八的材料合并胡乱地装订一下，有的甚至用后乱丢乱放，时间久了，就丢掉了。三是档案材料交接制度执行不严，有的因工作调动或退休离开工作岗位想交就交或交一部分，不交也没人督促，一走了之。如单位的一位劳资工作人员退休多年后，我在他办公室沙发底下发现了单位职工购房的一套完整的文件资料，这是属于永久保存的档案。四是文件材料不通过文书处理程序正常运转，如参加上级和业务部门会议获取的文件材料，不交秘书部门处理，就直接交给经办科室人员，经办人员用后也不移交，这样也会无终无影地遗失掉。五是有的档案人员没有责任感，缺少工作热情，不积极主动深入实际，了解和掌握业务工作中随时会形成的档案材料。

档案材料收集不齐全造成的后果是：不能全面反映单位的主要职能活动和基本历史面貌；不能保证档案整理和管理的质量；不能全面完整准确及时地提供档案，为单位领导有效及时地掌握各项工作和经济活动情况形成决策服好务，为单位各部门各项工作服好务，极大地影响了单位各项工作的开展；不能很好地开发档案信息资源，开展编研工作，达到资源共享，为政府有关部门各项工作和经济活动的种种需要服好务；实现社会服务功能。总之，档案的利用价值难以全方位、多层次地体现，难以获取直接的或间接的经济效益。

针对档案材料收集不齐全的问题，怎样解决？依我所见：

一是单位领导要高度重视，把档案工作与经济工作等同纳入单位工作的议事日程、工作计划、工作总结中去。要网络化管理，责、权、利层层落实。要带头贯彻执行 《档案法》《档案法实施办法》及单位建立的档案工作各项规章制度，使档案工作有法可依，有章可循，执法必严。

二是坚持收发文件材料必须通过文书处理程序，正常运转。同时，行政办公室要根据形势和业务工作不断变化，随时调整和扩大归档范围，尽量将 “账外”文件资料拿入 “账内”。 行政办公室不但要带头严格执行档案工作各项规章制度，对调离的领导和职工还要严格把关，督捉执行档案工作移交制度，确保档案材料的齐全完整。

三是档案工作人员要做到如下几点：首先，在新形势下，档案工作人员已不再是过去的 “看摊者，守门人”了，要有高尚的职业修养和情操及良好的风范与素质；要有事业心和工作责任感及满腔的工作热情，彻底改变 “多一事不如少一事”，坐等收，交多少收多少的工作作风；要发挥主观能动性，积极主动深入各科室业务工作，了解和掌握职能业务活动，对业务工作进行 “跟踪追击”，及时形成，及时收集。其次，要边收集，边宣传，做好耐心细致的思想动员工作。在收集工作中不分时间，不分地点，不分集中与否，耐心细致地向领导和职工宣传、动员贯彻执行 《档案法》《档案法实施办法》，大讲特讲档案收集工作的重要性，强化领导和职工的档案意识，使其深入人心。让领导和职工明确档案是一个单位工作活动的原始记录，是宝贵史料。它作为工作稽凭，可为单位和政府有关部门的各项工作和业务活动提供必要依据和丰富的宝贵经验，创造不可估量的经济效益和社会效益，同时也给职工个人创造极大的利益（如退休、计算工龄等）。再次，在档案材料收集工作中，要消除职工对档案材料收集工作的抵触情绪，取得领导和同志们的支持和配合。档案员光宣传不够，要事实重于雄辩，在把档案管理一系列基础工作做好的前提下，要搞好档案的利用工作。

1.档案工作是一项服务性工作，它的服务性集中表现在档案的利用上。档案员要树立以人为本的服务意识，以提供服务为己任，改变服务态度，提高服务质量，变被动服务为主动服务。

2.档案员要业精于勤，孜孜不倦地学习，拥有扎实的专业知识和精湛的业务能力，把档案管理从收集、鉴定、分类、整理、立卷、归档到保管，每一个环节都要按照 《机关档案工作业务建役规范》和 《机关档案工作条例》严格操作，保证质量，达到规范、准确。以及时、完整、准确地提供利用。

3.随着科学技术迅猛发展，多媒体技术和网络技术在档案现代化管理中广泛运用，计算机已经成为辅助性工具，操作计算机成为档案现代化管理必备的技术。要适应档案现代化管理，就必须要优化知识结构，具备多种新知识和新技能，成为一专多能、复合型档案专业人才。熟练地运用计算机现代化管理档案，提高提供档案利用效率，快捷、方便提供利用。

4.在档案利用工作中，档案员要有开拓、进取、创新精神。随时了解掌握单位的工作动态、发展变化及其特点，明确档案利用的需求，不仅要编研经常性使用的参考资料，还需要编研具有单位特色的资料。大力开发档案信息资源，让经济效益和社会效益取得双丰收。同时，档案员的管理价值和物化劳动也得以充分体现。

档案收集工作和利用工作是相辅相成的，档案收集工作搞好了，档案利用工作有了保证，档案利用工作搞好了，促进档案收集工作。如果领导和同志们利用档案能信手拈来，得心应手，那一定会积极主动配合档案员齐心协力搞好单位档案收集整理和管理工作，进而促进和推动单位各项工作顺利向前发展。

[1]吴宝康.《档案学概论》， [M]中国人民出版社 （1998）[1]

[2]冯惠玲.《档案管理学》， [M]中国人民出版社 （1999）[6]

[3]马费成.《信息管理学基础》， [M]武汉大学出版社 （2002）