文书档案管理工作在信息社会的改革与创新

文/胡西春

一、企业办公室文书档案管理工作的困境

公司的发展速度使企业的文书档案逐年增多，原本隐藏的一些弊端和困境随之凸显，给企业的发展造成了诸多不便。应清醒地对待企业办公室文书档案管理工作的困境，实现公司各部门的有效沟通。办公室文书档案管理的范畴比较广泛，各部门的相关文书、信息、运营状况和所传达的信息都属于这一范畴。只有做到问题明晰，领导重视，才能有的放矢，全面提升工作质量。

（一）企业对档案管理工作重视程度不高，档案利用价值低。企业的档案管理工作所体现价值没有得到企业领导的充分重视，利用率较低，对于档案管理的资金投入和档案管理信息系统运行较为滞后，信息不匹配。要不断发展和完善企业的档案管理机制，充分利用其有效价值，建立适合公司发展的索引，真正让企业的档案价值得到充分应用，为企业的发展保驾护航。

（二）管理人员的认知水平存在差异。信息化在档案管理中的应用，要求管理人员具有较高的个人素质和业务能力。由于个体间存在差异，认知水平不一，操作能力各异，档案管理的科学化和智能化需要高认知能力，强业务水平的管理人员管理，使档案的管理走向统一化和科学化。

（三）企业档案管理整体规划缺乏统一性。电子存档系统作为信息化档案管理的重要组成部分有助于档案管理的规范化和系统化，但缺乏整体规划性，这一系统中存在协调运作模式的缺失，各部门的文书管理归档无法通过信息化自动生成，这给管理工作带来了整理方面的困难，需要整体的规划和协调。

二、办公室文书档案管理工作在信息社会的改革

顺应时代做好档案管理工作，在信息社会实现档案管理的科学和条理的发展，有效地促进企业的发展，就要充分把握信息社会的特征，按照文书档案管理工作的规律办事，促进文书档案管理的科学、系统、合理、优化、可持续发展。

（一）通过 “三全”管理，实现企业档案的全方位管理。 “三全”指的是将档案管理作为一个系统，对档案实现全过程的管理，全员管理以及档案的全方位管理。

1.全过程管理。在档案管理中，要有始有终，把握重点，从档案形成为起点，以归档为终点，整体过程中均要制定实行有效的管理方案，侧重管理的科学性。在搜集材料过程中，科学有效地整理档案相关信息，确保信息采集的准确性，防止虚假信息混淆在档案中。在归档中，要规范档案的文书写作，并对档案根据部分情况进行统一分类编号。在实际工作中，笔者通过尝试，认为可以将档案进行编码归类，用不同类型的笔记录编码，考虑电脑在输入过程中应该建立哪种系统，在输出文件时采用纸张的区分等。编码规范合理的管理，确保了在实现规范化的基础之上，提高档案的存储质量和方便程度。

2.全员管理。企业进行建档中，要涵盖企业的所有员工，标清工作性质，并对文书档案进行统一管理，管理中根据部门落实责任，积极调动员工对于档案管理的配合，人人监管，人人负责。这既是对企业员工个人的负责，也是对企业负责的行为。

县级电视台新闻报道内容多是县委、县政府给电视台所下达的硬性宣传任务，这些硬性任务束缚了记者对其他内容的采访报道，最后所报道出来的新闻基本都是正面宣传，几乎没有负面报道，阻碍了群众获取真实信息的渠道。除此以外，这种会议新闻大多都是对上级所下达文件的照搬照抄，内容平淡缺乏明显的创新意识，导致县级电视台新闻报道内容质量不高。

3.全方位管理。在全方位管理档案的过程中，安全隐秘性是关键所在。要根据部门进行统一管理，企业各部门要均衡力量，不能有所偏倚，忽视档案安全的重要性，防止信息的外漏而使企业或个人受损，甚至造成不可挽回的后果，确保档案资料的安全。

（二）通过 “三化”管理，实现企业档案的系统化管理。在档案管理过程中，办公室要根据企业的发展状况，进行标准化、流程化和精细化的 “三化”管理，企业的文书档案编制及管理要上下一致，标准统一，积极搭建信息技术化的档案管理统一的模式，与企业的发展相适应。对于电子版和文档版进行双重备份，对检索式的文档进行机读模式的管理，防止电脑因黑客或意外造成信息的缺失，既可以文档备份，也可以使用U盘为介质进行磁带、光盘的档案存储。

三、办公室文书档案管理工作在信息社会的创新

（一）构建行之有效的档案管理系统。

1.档案管理工作的制度化。要做好档案管理工作，必须要有强有力的制度作为保证，在提高工作效率的同时明确责任分工。在整理办公室档案时，要对文档进行规范化管理，使档案信息系统统一标准。一般情况下，将文书档案分为绝密、机密、秘密、一般四种等级。要将档案内容按照级别进行分类管理，内容要有针对性，明确其保密性的特点，明晰保密内容与公众内容的合理有效分离，并加强安全防护措施，防止信息的外泄。

2.建立行之有效的档案管理系统。档案管理人员要对档案进行规范化、科学化的管理，根据重要程度进行分类。公司管理层对文件的机密等级进行划分。对于绝密的文件要特别关注，严格按照收文——分文——传送——催办——立卷——归档——销毁的程序完成。文件起草要根据制度的规定完成，对文件的种类和性质明晰化严格管理，对于档案的相关内容，档案管理人员不得以任何形式外泄，及时销毁没有价值且不易外泄的文件。

3.要规范文书档案管理，职员不得公布档案的相关内容。

4.在文件起草过程中，要以单位的相关规定为基本标准，严格建档程序，根据实事求是的原则，对单位的各类文件进行性质和种类的划分，在管理时实现明细化。

（二）提升档案管理人员的素质。

在档案管理过程中，安全意识为首要任务。要按照单位的明确规定，提升档案管理人员对于安全的重要意识，加强对管理人员的培训，通过保密意识的不断加强，才能更加重视对档案管理工作的认同，从而不断提升其建档和归档的管理水平，完善管理人员的认知能力，不断规范管理人员的行为。档案管理人员自身规范明确后，要落实到具体工作中，各司其责，明确工作任务，对于档案分类、性质、权限、缓急等妥善处理，文件的轻重缓急，文件属于紧急、急件还是普通性质等，严守企业内部的各项保密制度，对于没有价值却又不能公开的档案文件要秘密、及时销毁，以免流失。

（三）提高档案管理的时效性。信息化使文书档案管理的时效性有效得到提升，管理人员通过传输功能实现部门间对信息的共享，这就扭转了传统工作中延误信息传送的弊端，有效地提高了档案管理的时效性和科学性。

（四）领导加强对档案管理工作的重视程度。文书档案大体可以分为上级组织产生的文件和本级组织产生的文件两种类型，均是单位领导开展工作的依据，从这层意义上讲，凝结着单位领导层和全体员工的共同智慧结晶，领导要充分重视该项工作。自上而下地重视，从硬件和软件两个角度确保文书档案管理的正常运转和顺利实施。从硬件上看，要加大对档案管理的设施建设，为档案管理实现现代化、与时俱进提供基本的物质条件。从软件上看，要加强管理，形成一定的氛围，关心档案文件的管理。领导要积极参与到档案管理工作中来，做好指导性工作，并反思档案管理存在的细节，关注可能出现漏洞的地方，并提出可行性意见，并将档案管理工作纳入到单位工作重要计划中来，组织专人专项负责，认真落实责任制，使档案管理工作朝良性发展。

（五）强化制度建设。制度是确保档案管理工作有效开展，规范管理人员行为，使工作有的放矢、有章可循的重要方法，能够提高工作人员的效率，明确责任分工。

1.要根据实际工作的需要，按照岗位职责设定责任分工，不同的文件内容要配备专门的力量。

2.要根据档案文件的特点进行分类保存，筛选保密内容和公众内容，由于档案大多数具备保密性的特点，因此，要实现网络平台间内网和外网的区分，以免信息泄露。

3.要保证办公室文书档案管理的保护措施。安装防火墙或者报警认证等安全软件能够在一定范围内起到信息保护作用。

（六）做好学习交流，为文书档案工作的管理提供保证。实践是检验真理的唯一标准。行业间的专业交流和沟通能够促进各单位间优势互补，取长补短，实现共同发展和共同进步。开放的社会要求档案管理也不是封闭不变的。因此，做好学习交流，能够为文书档案工作的管理提供保证。档案管理人员一方面要按照管理规定的要求加强自我学习，不断提升专业素养，将学习内容纳入到考核范围中，另一方面可以为档案管理人员开辟培训平台，通过彼此间的交流和学习提升业务能力，还可以实行对口交流，以促进档案管理人员相互激励，实现其催化功能。

四、总结

现代企业办公室文书档案管理工作对于企业有举足轻重的作用，要重视档案工作的发展，将信息技术应用其管理工作中，实现档案管理的科学、系统、方便、快捷，这对企业的发展乃至档案的价值体现都存在着重要的意义。办公室文书档案管理工作在信息社会的改革与创新，在一定程度上保证了档案以及企业信息的安全性和科学性，是企业发展的有效支撑，促进了企业的长足发展。

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