浅谈新时期的文书档案管理工作

文/王秀萍

计算机应用和网络管理，是信息时代文书档案管理标志，文书档案管理工作者必须在改变传统的管理理念的同时，改变传统的管理方式，即改变以往的纸张手工装订立卷，文件以 “份”为保管单位的编号装盒的管理方式，转变成以硬、软盘为手段，案卷全文扫描入计算机中，通过计算机实现管理和利用的方式。

一、新时期文书档案信息化管理的主要优势和特点

（一）提高办公效率，减轻了管理工作人员的劳动强度。传统的文书档案管理工作存在立卷难、管理难、效率低等缺陷。现代计算机网络系统不但为文书资料的归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快捷途径，免除了立卷归档、检索查找的繁难，减轻了文档管理人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度。文书档案管理工作实现计算机处理的管理转变后，可以把传统的按 “卷”立卷归档改为按 “份”归档，通过随机管档，就可以将过去的集中立卷，改为平时随时立卷。

（二）信息化管理有利于文档的补漏增缺。在传统的文档立卷方法中，一旦遇到文件收集不齐或遗漏归档，要补漏增缺，就必须得拆卷重做，拆卷后，卷内文件顺序被打乱，档案管理人员又不得不重新分类进行排列、编排档案页码、编抄卷内目录、装订和修改填写案卷封面等。

（三）信息化管理有利于保持文件的原始面貌。人们在进行传统的文档管理立卷时，为使案卷装订得整齐美观，就得花费一定的时间，做接边、切边等修边的工作，还经常因为切边不慎，会破坏文件的原始面貌。

（四）信息化管理有利于文档资料的保密。人们过去查阅档案资料时往往是整卷提供，利用者只是利用卷内的某一份文件或资料，却能够看到整卷档案内容，翻来翻去，暴露无遗，这很不符合文档管理的保密要求，甚至会造成工作失误。

（五）信息化管理有利于文件和文字信息得到充分交流与共享。在原始的手工操作管理中，由于不能做到信息共享，造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征 （目录）管理到内、外部特征 （目录和内容）合并管理，实现档案信息与载体分离利用，升华了档案利用工作的质量和效率，并且通过网络服务这个广域网平台，了解行业间档案的概况、工作重点和最新、最快的档案管理动态信息。

（六）实现文件档案的一体化管理。通过办公自动化可实现文档一体化，将目前档案工作现实中各相关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体，保证文件内容的完整性、元数据结构的一致性。文件档案作为统一系统工程的超前管控模式，克服了以往由于文档分离造成的具有重要价值的账外文件不能归档以及工作环节、工作程序重复雷同的弊端，也是档案部门提高工作质量，促进工作效率和档案管理现代化的一个重要方法和标志。

二、新时期文书档案管理工作存在的问题

（一）多数单位存在文书档案管理工作不受重视、文书档案管理方式落后、文书档案管理人员知识结构更新慢等问题。由于不受单位领导的重视，造成了文书档案管理工作资金人力投入的问题。加上文书档案管理人员知识结构更新慢、管理方式落后等，使得文书档案管理存在诸多的问题。

（二）电子文件保密性受限制。电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在 “原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而加大了把握其内容原貌的难度。

（三）对档案综合管理人员要求高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员提出了更高的要求。实现档案管理信息化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。

三、采取有效措施，推进文书档案信息化管理

（一）提高单位领导认识，加快本单位文书档案信息化管理投入。在现代社会快速发展的今天，企事业单位的文书档案管理也发生着变化。针对新形势下文书管理需求的变化，企事业单位领导应提高对文书档案管理工作的认识。通过企事业单位领导对文书档案管理工作的重视促进本单位文书档案管理工作相关投入、相关管理工作的加强。针对现代企事业单位文书档案的重要性、对企业发展的影响等，加强文书档案管理硬件设施与人员的投入，促进企事业单位文书档案信息化管理的开展，进而实现新形势下文书档案的科学管理。

（二）办公自动化系统内、外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之间设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。首先它对所有的IP地址和服务进行过滤和屏蔽，然后有选择地放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看都应具有以下五大基本功能：对网络攻击的检测和告警；过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；记录通过防火墙的信息内容和活动；封堵某些禁止的业务。

（三）加强文书档案管理队伍建设。一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。二是采取 “自学为主，培训为辅”模式，逐步形成终身教育机制，保障档案人员素质随时代发展而不断提高。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度，通过交流，多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源。

（四）注重文书档案基础工作的强化，促进企事业单位文书档案科学信息化管理目标的实现。通过强化文书档案管理基础工作实现文书档案管理目标。从基础工作入手促进文书档案管理人员文书档案录入、收集、整理、存档等工作的开展，避免失误、错误等情况的发生，以此保障文书档案管理质量。

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