信息化环境下电力企业信息档案管理的思考

文/王享秋

档案的数量总是与经济和社会的发展同步增长的，信息化能够确保电力企业的整个档案管理历程趋于数字化。随着企业的整合及隶属关系的调整，当前部分电力企业档案管理工作突出的矛盾是档案管理工作混乱。因此，加强电力企业信息档案工作，实行档案自动化、网络化管理，是实现电力企业档案管理现代化的必由之路，也是顺应电力企业建设数字化档案室的时代要求。

一、电力企业信息档案存在的问题

（一）信息档案保密性受限制。信息档案在内容上拥有更多的变化性而且还不同于纸质文件的固定形式，这样的特性使得档案保密性变弱。第一，信息档案极易修改，而且是不留任何痕迹的改动，目前已有一些处理技术可避免伪造电子信息和在 “原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性相较于纸质文件仍然更大，如此造成让人难以把握其内容原貌的困难。第二，信息档案不再具有纸质文件的特定字迹，使用者可以按需用各种字体、字号将电子文件输出，这样字迹的原始性无法再得到分辨。第三，不能为每一份信息档案盖印或亲自签名，也就不能从印章或签署的字迹来判断一份档案信息是否为原件。上述问题皆对电力信息档案的保密性提出了更严峻的考验，伴随网络窃密技术的日益完善，要做到对进入网络中的任何文件绝对保密就更难了。

（二）信息档案管理的规范程度不足。当前多数电力企业都存在档案管理规范程度过低的问题，这些不规范之处通常体现在文件档号、卷宗分类、案卷名称不规范等，还有很多档案文件内缺少卷内目录，一些卷宗组卷不规范等也是常常发生的现象。此外，档案检索效率不高也是普遍存在的问题之一，基层电力企业所采用的检索方式一般分为人工检索和电子检索两种类型，但人工检索的方法目前仍然被多数电力企业所选择，一些信息档案管理人员经过多年的工作实践，自己自主研制出了很多检索工具，他们错误地认为检索工具运用得多更能够提升档案管理质量，追求多而不求精。

（三）企业档案管理人员要求高。

电子信息化要求管理人员具有一定知识层次及先进技术水平，不仅仅只是满足一般电脑操作及懂得纸质档案管理理论、方法、技术就能胜任的。在信息档案管理人员中，多数还存在学历偏低、知识面窄、进修机会少、缺乏系统档案知识培训。尽管有个别电力企业引进现代化设备，但仍然难以发挥最大作用，档案管理信息化就更谈不上了。这些问题都说明企业档案管理人员技术水平、文化知识亟待提高。

二、利用办公自动化加强企业信息档案管理对策

《全国档案事业发展 “十五”计划》把信息化建设列为战略重点之一，明确了 “十五”期间档案信息化管理的主要任务是：制定档案信息化管理的有关标准，加强电子文件和电子档案的管理，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效等。为此，我们加强电力企业信息档案管理需要从以下几点入手。

（一）加强信息档案储存设备及网络信息安全性。信息档案在网络传输过程中存在一定的安全风险性，为此，要更重视这个环节，有针对性地加强档案储存设备的安全性，其方法有：检查、更新、升级、维修相关软硬件，定期检测、维护与清理相关设施与网络服务器，设立以此为职责的网络安全监督员，定期备份与更新存档的文件，特别是重要的文书文件，其次注意加强身份验证、数字签名、网络防火墙等相关措施，以此来提升设备的安全性，做到最大限度地保护电子档案在传输、储存、运用操作过程中的保密性、发展性、持续性、安全性。同时必须遵照相关的要求，应用办公自动化进行信息档案管理，不能擅自修改与下载，在使用过程中最大限度的防止其他用户对信息文件进行非法使用或者随意修改，从而更好的提高其安全性。

（二）分步推进信息档案网络化管理。在 《全国档案事业发展 “十五”计划》推出总体规划条件下，坚持从实际出发，制定符合要求的电力企业分期方案。做到重视所有档案管理的关键环节：特殊性与安全性，由此构建完善的系统平台，同时规范管理模式，达到实现电力企业内部自动化办公的要求。最后，积累信息档案数据，而且做到长期坚持这个过程。所以，只有从实际出发，根据电力企业现有的资源并加以充分利用，明确阶段性的目标，并通过现在电力企业档案信息化的现状，做到分步推进，最终才能实现电力档案信息化管理。最后加强正确的信息档案服务意识与技能，做到最好的状态。

（三）提升档案信息文件的管理力度。随着计算信息管理网的构建与办公自动化的应用发展，很多重要文件被上传到网上。上传之前，需要根据信息管理部门的标准来转换相关的文件格式，进而有效保障文件数据的准确性、可靠性以及实用性。针对部分没有输送到计算信息管理网上，且具有一定的保存价值的电子文档档案，应该通过电子文件的形式实现编目整理，可以通过网络传输到电力档案相关部门，也可以充分利用信息管理网络的优势，建立企业各部门之间档案电子文档传递的专属网络，最终形成档案归档专用的子系统。将传输与未传输到网上，并且具有保存价值的电子文件能利用这个系统做好电力档案部门传输工作。电力档案部门再经过办公自动化与信息管理部门的相互调节之后，作出对归档电子文件的格式要求标准。不管使用哪种方式进行归档，都需要经过电子文件根据相关格式标准来实现编目整理，之后再传输给档案部门。杜绝未经过档案部门实现自由下载，这是为了确保每一个档案文件数据的准确性与可靠性。另外，还应该注意的是电力档案部门所接受的文件需要存入光盘，但是尽量不使用磁盘进行储存。

（四）加强技能培训，提升电力企业管理人员的综合素质。电力企业档案管理工作的政策性使信息档案管理人员的工作任重道远。加强企业员工的档案工作，组建或打造一支专业化的档案管理队伍，这是电力企业档案办公室领导的重要任务，这就需要企业在选配相关管理人员时，有几个重要条件。首先要作风正派、责任心强、政治上可靠。其次要确实能够在实践工作中坚持原则和立场，能够迅速适应科技信息更新，这样的专业管理工作人员才能更有效的担任单位的信息档案管理工作。除此之外的另一个重要任务是着重对信息档案管理人员的专业化培训，单位要定期组织这些人员培训业务知识，提高工作人员的管理知识。另外，工作人员要充分了解管理信息档案的重要性，有较强的工作责任心，在实践中不断掌握收集、鉴别、归档材料、整理、装订档案的相关技术，切实把档案管好。在新时期担任档案管理工作，只有做到努力学习、掌握科学管理原则和方法，不断提高工作人员素质方面，才能更好地提升电力企业信息档案管理工作的整体水平。

三、结语

综上所述，搞好信息档案管理工作是一项长期、全面而又具体的工作。档案网络化、自动化、信息化的实现是需要所有档案人员的积极参与与配合，作为电力企业信息档案的管理人员，必须积极开展自学，使自己具备应有的知识存量和敏锐的信息意识、良好的信息道德和信息处理能力，使电力企业档案信息化建设工作达到质的飞跃。

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