高校人才培养档案资源体系建设探讨

文/黄文凤

一、高校人才培养档案资源体系的提出及其内涵

目前，高校在学生档案管理领域已经建立了比较完整的体系，但主要还是沿用传统的管理模式，在材料收集方面注重招生录取、学籍成绩、学历学位、奖励表彰、党团关系等原始材料。涵盖面窄，缺乏对个人的实践动手能力、人际交往能力、创新能力、组织管理能力和心理素质、诚信品质等情况的关注。

高校人才档案资源体系，是以高校为立足点，将分散在学校、企业、社会的人才培养档案整合在一起，便于向社会提供综合的、系统的档案信息服务。近年来，一些院校开始着手对人才培养的相关档案信息进行研究，深化教研教改工作，强化人才培养的针对性，并获得初步成效，但整个社会尚未形成较完善的人才培养档案利用体系。建立高校人才培养档案，是档案工作服务社会人才培养的迫切需要。

二、整合资源，构建高校人才培养档案资源共享平台

现阶段对高校人才培养档案资源的整合，可以采用实体整合与信息整合两种方式同时进行，以实体整合方式为主，两者互相补充，形成人才培养档案共享共用的基础平台。

（一）建立丰富多样、真实有效的人才培养档案。高校档案部门除了应收集学生的常规档案材料以外，更要将一些能够反映学生个性特长、知识技能、进取精神、科研能力、诚信、心理健康材料等纳入档案归档范围，尽可能地充实档案内容，摆脱学生档案千人一面的现状。

建议从以下几方面着手，扩大归档范围，充实档案材料：

1.建立电子档案收集制度。目前学生档案主要以纸质材料为主，仅有一些文字记录。事实上，个人参加重大竞赛、活动的一些声像材料，包括照片、录像等，都可以归入人才培养档案范围。同时，对于一些属于个人的成果 （如奖杯、奖状、奖旗等），如果无法留存原件，可以采取拍照等形式进行电子归档。

2.建立特长档案。以院系或班级为单位，收集学生特长信息，并分成文艺、计算机、技术、科研等类别，建立起 “特长档案”，归入人才培养档案中。

3.建立个人成果征集制度。对于学生在就读期间的一些创造性活动 （包括校内、校外），比如发明创造、科研成果、学术研究、项目等，学校应从服务人才建设工作的高度出发，主动予以收集。

（二）建立起内容全面、便捷利用的人才培养档案共享平台。为便于社会利用，应建立起人才培养档案专题数据库，将已接收归档的人才培养档案纳入系统管理。同时，针对部分重要的人才培养信息保管在个人手中或其他业务部门、难以接收存档的现状，将此类型档案以目录的形式备份汇集到综合档案馆（室），再由综合档案馆 （室）按照相应的技术规范在专题数据库进行编排整理，形成一个完善的人才培养档案目录管理和检索中心，统一提供查询和检索。

三、多方配合，建立高校人才培养档案资源管理体系

（一）高校要重视人才培养档案对高校管理的推动作用。一是依托人才培养档案，深化人才培养工作。一方面，对馆藏人才培养档案中的信息进行研究分析，对人才培养数量、结构、素质能力水平进行分析研判，调整高校学科、专业和课程，改革教学内容和方法；另一方面，结合人才培养档案中的反馈信息，请在社会上有突出贡献的优秀毕业生回校传经送宝，开阔在校学生眼界，为提高在校生的社会适应能力和综合竞争力打下基础。二是利用人才培养档案，加强师资队伍建设。通过强化档案部门对人才培养档案的归档管理工作，让新任教师、辅导员了解所任教学科过去几年的学生成绩以及知识水平、帮助年轻教师深入了解学生个性特长，制定班级发展计划、相互学习交流他人管理学生的成功方法与经验等等，大力提高师资队伍的教学、管理水平。三是利用人才培养档案，探讨对学生进行德育教育的新途径。高校可以指导档案部门把每学年国家奖学金、学校特等奖学金以及国家级 “三好学生”“优秀学生干部”、省市级 “三好学生”“优秀学生干部”、先进人物等档案材料汇编成德育教育册子，派发给学生，利用学生中的先进典型来对学生进行教育。

（二）用人单位要配备相应档案岗位，与档案部门建档、用档对接。作为用人单位乃至各个行业的组织者，应具备一定的社会责任意识，结合国家对企业档案管理的要求，在企业内部设置档案管理岗位，系统地进行人才培养档案的收集保管，与高校档案部门建档、用档进行对接。同时，用人单位也要主动向高校档案部门提出人才档案利用的需求，以及提出人才培养要求等，与高校档案部门形成良好的沟通机制。

（三）中学要以高考为推手，大力完善高中档案。目前，有相当多的高中没有建立起高中档案收集管理体系。高中学校要以高考为推手，确定一名校领导具体负责和指导资料的收集、整理归档、立卷、保管等工作,有条件的学校还可以建立档案室。

（四）政府要为人才培养档案的建立创造有利条件。在当前人才争夺日益激烈、大量人才流失海外的背景下，政府要将人才培养档案的建立提到战略高度。在高校人才培养档案的建立上，要通过制定相关法律、出台相应政策、加强业务指导等方式，明确人才培养档案体系内容、用人单位及教育部门各方责任等，为高校人才培养档案的建立提供良好的条件，让高校的各类人才都能够在人才培养档案上找到一个 “落脚点”。