煤矿企业办公室管理工作存在的问题及对策

文/王晓阳

办公室是一个单位工作运转的轴心，是领导联系各方的纽带，是上下级之间沟通的桥梁，起着平衡各方关系，协调各方工作，化解各种矛盾的作用。其管理水平直接关系到单位各项工作的正常运转。随着市场经济的建立和发展、技术的更新、管理的进步、市场竞争的激烈，企业领导越来越重视办公室所起到的作用。

一、煤矿企业办公室管理工作存在的问题

近年来，随着煤矿企业的不断完善，煤矿企业的办公室管理工作也取得了很大的进步，但是，在工作过程中仍然存在明显的问题和不足。具体表现在下面几个方面：

（一）管理制度有待进一步规范。

规范制度，提高工作效率，是办公室管理工作的根本出发点。而煤矿企业办公室的管理工作，当前依然存在着很多不规范的方面。比如，某些企业对于8小时以外紧急情况缺乏相应的措施。虽然增加了值班人员，却仍达不到及时应对突发事件的要求。这些不规范的地方，不仅加重了工作人员的工作量，影响了企业的整体形象，同时也增加了管理工作的工作量，甚至造成了不必要的时间、人力、物力的浪费。

（二）队伍建设有待提高。人对于企业管理有重要的作用，人是组织的第一要素。因此，办公室人员的素质不可忽视。但事实是许多煤矿企业办公室的工作人员，既没有参加过专业培训，又缺乏理论基础，都是凭经验办事。在思想政治方面，政治素质不达标，工作缺乏方向性；在工作态度方面，服务意识较差，时间观念较弱；在业务水平方面，对企业的运作过程了解较少，行政管理知识缺乏，距离企业管理的要求还有一段距离，有待进一步提高。

（三）工作创新有待加强。煤矿企业办公室都能够认真响应上级指示，及时地完成领导交办的各项工作，但是由于对工作习惯于敷衍，凭经验办事，缺乏同行业之间的交流学习，缺乏创新思想，以至于不能把握全局重点工作，缺乏足够的敏锐感和预见性。因此还需努力为领导决策提出新颖的意见和建议。

（四）协调的能力有待提高。协调作为办公室管理的三大职能之一，是对管理的各个层面、渠道进行正确沟通，是企业办公室的重要工作之一。然而，许多煤矿企业办公室的协调工作需要完善。一旦办公室协调工作处理不妥，便会导致工作中推卸责任，决策层被表面现象迷惑，从而增加管理成本，减弱管理效率，制造管理障碍等。

二、提高煤矿企业办公室管理工作水平的对策

（一）建立健全合理的办公室规章制度。煤矿企业要将办公室管理制度和执行力提升一个层次。办公室的管理制度应反映新时期办公室工作的规律、特点和要求，具有一定的权威性，进而要求办公室每位工作人员必须遵守规章制度，切实履行岗位职责，适当地行使自己的权利；所以要对办公室的管理工作制定全面规范的规章制度。只有建立起长久的办公室规章制度，才能将办公室的作用发挥到最大，才能提高工作效率。

（二）加强队伍建设，不断提高工作人员综合素质。提高办公室人员素质，做好办公室工作，一定要不断地提高完善人员素质。具体来说，一要不断提高政治理论素质。加强各项政策法规的学习，树立正确的政治方向，把握工作全局，为工作奠定良好的政治理论基础。二要不断提高文化素质。建立起层级性的知识储备和开放性的知识结构，为做好工作打好文化基础。三要不断提高业务素质。要善于从繁琐的工作中抽出时间来钻研业务知识，既要对自己的本职工作深钻细研，又要兼收并蓄，熟悉全面，切实掌握好综合分析、组织协调、计算机应用等各项技能，做到一专多能、融会贯通。

（三）积极推动管理工作创新。办公室的工作比较繁杂，办公室人员要在处理好日常事务的同时，也要在综合协调、服务决策、服务管理上深加钻研。要将思维创新、观念创新、内容创新体现到具体工作上，就是要全面、准确、及时地掌握企业实际运转情况，多方面收集信息，全面调查研讨，加强认识问题的科学性，争取做好可供选择的方案由领导再做定夺，做好领导助手，减轻领导负担。

（四）努力提高综合协调能力。综合协调是办公室的一项基本职能，也是确保办公室工作高效运转的重要手段。办公室的对内协调，对外沟通的能力不仅关系到各部门工作的效率，还直接影响着一个单位的对外形象。这就需要办公室具有较高的综合协调能力。办公室工作人员无论在从事什么岗位，都要以企业大局为重，坚持从企业改革、发展和稳定的大局去思考问题。工作中要将原则性和灵活性统一起来。既要按章办事，又要对那些职责不明的事，自觉担起责任来，同时还要主动协调，发挥其他部门的作用和积极性，力争圆满解决问题。

[1]杨雪冰.企业办公室工作管理探析 [J].魅力中国，2007， （6）.

[2]杨惠敏.论企业办公室管理工作 [J].科技信息，2009， （22）.