图书馆办公室人员素质的提升

文/常杰思

随着我国精神文明建设的不断发展，大众文化文明程度的显著提高，更多的社会机构以及企业，和更多的普通读者开始走进图书馆，更多的受众带来更复杂的需求，对图书馆办公室工作提出了新的挑战。在这样的背景下，图书馆管理系统的 “中枢神经”——图书馆办公室如何更好地发挥职能作用？图书馆办公室工作人员的能力素质根据需要如何提升？值得我们深思与探讨。

一、图书馆办公室的职能

（一）参与决策。图书馆办公室是馆领导的参谋助手，办公室的工作人员除了要对图书馆的基本信息、馆藏分布、规章制度、人员情况等了如指掌外，还要深入业务部门，进行广泛地调查研究，做好问题、意见的收集和信息的汇总、分析工作，为馆领导的科学决策提供真实、准确的材料和依据，并为馆领导出主意、想办法、提建议、献良策，发挥参谋、助手的作用。

（二）组织协调。图书馆各项工作得以顺利开展离不开拥有良好的内外部环境，办公室则在这一环境的创造过程中起着承上启下、协调左右、联系内外、沟通四方的核心作用。具体包括馆内各部门间、上级、同级职能部门间、兄弟图书馆间关系的协调等等。

（三）行政服务。图书馆办公室的一项基础性工作就是全馆业务工作的后勤保障，如各种办公用品的采购和发放、办公设备的维护和报修、津贴及福利待遇的发放等服务性工作。办公室要注重倾听馆员声音，关心馆员生活，了解馆员疾苦，解除馆领导和广大馆员的后顾之忧，使他们能够全身心地投入工作。

可以说，图书馆办公室是馆领导的参谋助手，是业务工作及行政事务兼容的综合部门，是领导借以指挥全馆运作、推动各部门搞好工作的重要渠道，是领导联系上下、左右的纽带和桥梁。因此，图书馆办公室人员在图书馆工作中发挥着举足轻重的作用。

二、 图书馆办公室人员的素质要求

通过对图书馆办公室职能的分析，同时对办公室人员的素质提出了要求。

（一）政治素质。办公室人员的政治素质直接决定着思想政治工作的政策性、方向性，因此，优良的政治素质成为首要素质。优良的政治素质除了坚持正确的政治方向、政治立场、政治观点外，在新形势下，它还有以下新的要求。

1.坚守政治执着性。要在政治上、思想上、行动上与党中央保持一致，始终保持政治上的清醒和坚定；要对事业满怀执着，矢志不渝，艰难前行，用忠诚和奉献诠释对思想政治工作的无限热爱。

2.增强政治预见性。当今社会生活急剧变化，既是发展的 “黄金机遇期”，又是各种 “矛盾凸显期”，还是图书馆事业发展的 “转型期”，更是到了改革的 “攻坚期”。工作人员要与时俱进，运筹帷幄、防患未然。要从政治的高度，培养战略视野，不断吸收新思想、新知识、新理论，保持前瞻性，把握工作的主动权，促进社会的和谐与稳定。

3.保持政治敏锐性。面对新情况、新规律、新特点，工作人员要具有冷静清醒的政治头脑，保持政治敏锐性。要善于把握政治大局，善于鉴别政治敏感事件，提升应对突发事件的能力，从而占领思想政治工作的制高点。尤其是对全馆各个部门出现的带有普遍性、倾向性的敏感问题时，在领导决策之前及时提供准确的信息。在熟悉全局的前提下，仔细地观察，自会形成敏锐的素质。要深入一线，做有心人，及时发现不易进入领导视线的潜在性问题，这就要求摆脱办公室工作从属性、被动性的制约，谋划在先，服务在前。

（二）专业素质。专业素质是从事图书馆工作的基础，是图书馆员在工作岗位上为读者服务，为社会作贡献的立身之本。它一方面要求馆员具有雄厚扎实的图书馆学、目录学、情报学、信息学、图书馆事业史等知识，同时应掌握图书馆工作流程与各种流程的操作方法，如图书采购、图书分类、编目工作、馆藏建设、读者工作、业务辅导、分工协作等理论。

任何工作都是在前人基础上的创新，即在广泛学习和借鉴他人知识经验的基础上创新成果。没有深厚的专业素养，就无法对本岗位工作有全面深入的了解，也就不可能在工作岗位上进行创新和发展。

（三）行政能力。图书馆办公室从事基层的行政工作，行政行为形象发挥着重要作用。行政行为实施对象 （即馆员、读者）对行为主体是否信任以及对行为本身的理解、支持度，一方面固然取决于行政行为本身正确与否，但某种程度上还依赖于行政行为形象的作用。良好的行政行为形象会促使行政行为顺利实施，并能大大降低行政管理消耗，提高行政效率。

行政管理能力是行政行为形象的重要基础。行政管理人员要想有效塑造其行政行为形象，需不断提高自身的行政管理水平，只有建立在能力基础上的形象，才是真实坚挺的，才能真正让行政行为实施对象敬服。良好的行政行为形象必然是坚持原则的形象，敢于按程序实施行政行为、坚持正义、秉公行事是其最主要的表现。同时，在行政行为形象的自我塑造过程中，塑造者的示范作用尤其重要，管理者的人格品行、率先垂范往往润物无声、春风化雨，只有在德才兼备、思想品德高尚的管理者的带领下，才能在馆内营造一个风清气正、和谐向上的氛围。

（四）协调能力。协调能力是指决策过程中的协调指挥才能。协调者应该懂得一套科学的组织设计原则，应该熟悉并善于运用各种组织形式，还应该善于用权，能够指挥自如，控制有方，协调人力、物力、财力，以获得最佳效果。协调能力包括以下几个方面。

1.有效的人际沟通能力。是指协调者通过各种语言或其他媒介向他人传达某种信息，以有效地使他人获得理解，促进行政管理活动顺利地进行。协调者在行政管理活动中必须及时向下属、同层次人员、上级或其他人员传递信息，要使对方理解其信息，促进双方的协调必须要进行有效沟通。

2.高超的员工激励能力。协调者要善于利用各种手段激励馆员，以激发馆员的积极性、主动性和创造性。对此，协调者必须把握以下几个方面：一是协调者对其下属的不同需要和价值取向必须具有敏感性。二是协调者必须努力增加馆员的 “努力工作可以产生好业绩”的期望。三是协调者必须保证馆员感到组织的公平公正。四是协调者要善于鼓励下属员工设立具体的、有挑战性的、现实合理的工作目标。

3.良好的人际交往能力。是指协调者在人际交往中以各种技能来建立良好的人际关系，即 “为我所用”的能力。譬如如何与下属或上司建立良好的同事关系等。协调能力，是化解矛盾的能力，是聚分力为合力的能力，是变负能量为正能量的能力，是动员群众、组织群众、充分调动全体人员的积极性的能力。

三、图书馆办公室人员的素质提升

（一）切实加强理想信念教育，不断强化职业道德教育。紧密联系办公室工作和人员思想实际，扎扎实实地开展理想信念教育，提高工作人员队伍的凝聚力和战斗力，采取理论与实际相结合的方法，进行职业道德教育，使其能够积极主动地履行职责，在平凡的工作岗位上不断提高、完善、丰富自己。

（二）加强和改进培训工作，着力提高理论创新能力。加强对办公室工作人员队伍的继续教育，制定专门的培训制度，建立学习考核激励机制，有组织、有步骤地定期轮训，提高工作人员的思想觉悟、文化程度和专业水平。其次，积极推进理论创新，在工作实践和提高理论创新能力上不断取得新成效。

（三）建立制度，形成良性运作机制。一是完善日常工作制度，明确权责分配。二是制定完备的工作程序，照章办事。三是强化监督与自我监督意识，灵活督察方式。四是鼓励先进，惩罚后进，调动工作积极性。

（四）创新思维，摸索新的工作思路。创新是社会进步的动力，同样创新也是提高工作效率的有力武器。对于办公室的工作，如何精简步骤、程序、方法，化繁为简，要让工作人员提建议，鼓励他们进行创新，只要能够更好地促进图书馆办公室的工作，就要敢于突破陈规戒律，放开手脚去干。所以，我们可以把提合理化建议的制度运用到办公室的管理工作中，建议一经采纳，就进行适当奖励。

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