浅析新形势下学习型办公室建设

文/冷树伟 高永军

彼得·圣吉曾说过： “学习智障对孩童来说是个悲剧，而对组织来说，学习智障却是致命的”。 办公室工作人员，要通过学习和研究，不断地充实知识、提高修养；要通过知识的积攒、内化和外显，使自身内涵更加丰富，外延更加拓展，形象更加丰满。在社会转型的背景下，任何工作都有一个重新再认识的过程，努力提升学习力，创建学习型办公室，是做好办公室工作的强力支撑，是顺利完成办公室职能和使命的有效方法。

一、知识的获取，是学习型办公室的基本常态

人常说 “活到老、学到老”。学习是我们当代人立足岗位、求得生存的一项基本技能，是更新知识、转变思想、扭转观念的良好途径。当今的时代是知识 “爆炸”的时代，知识的 “爆炸”，带来思维的创新、带来技术的革命、带来生活方式和工作模式的更新和转变。为适应时代要求，满足工作需要，我们要勤于学习，勇于质疑，善于总结。

第一，善于向书本学习。 “书籍是人类进步的阶梯”，说明书籍在人类历史和人生历程中的重要作用。打开书本，不同国籍、不同民族、不同地域的优秀传统文化；不同科目、不同门类、不同专业的科学理论知识，都会系统而翔实地呈现在我们的面前。随着年龄的增长、知识面的拓宽和实践的不断丰富，一本书或一个知识点都会给我们不同的人生感悟和启迪，使我们的思想活跃、思路开阔，让我们的观点更加科学、合理。作为办公室工作人员，不仅要学习历史人文知识，还要学习专业科学知识；不仅要了解国家的大政方针，还要掌握单位的规章规范；不仅要具备较高理论水平，还要拥有较强实践能力，争做一名科学理论与具体实践相结合的践行者。

第二，善于向实践学习。 “从实践到理论，从理论到实践”，这是我们人类认识世界、适应世界、改造世界的基本方法，是人类文明得以传承延续、发展创新的根本途径。自然界为我们的实践提供了广阔的天地和舞台，在认识自然、改造自然的过程中，我们形成了自己独特的世界观和方法论。但是，复杂多变的个体对自然界接触和认识的局限性使得我们每一个人的观点和方法又相去甚远，只有在实践中去检验和对照才能验证其合理性和科学性，只有在实践中去不断撞击和修正才能得到提高和升华。

在工作中，我们工作的环境和服务的对象是变化的，工作的内容和具体要求也是变化的，这就要求我们要加强对自身工作的再分析、再认识、再研究，进而发现新问题，分析新问题，解决新问题，将自身的工作给予新的定位、赋予新的内涵，在实践中形成新的观点和方法，在理论与实践相互作用中形成螺旋式良性循环，从而丰富自己的阅历，增长自己的能力。

第三，要善于向他人学习。 “孔子曰：三人行，必有吾师”，说明人人都有长处，人人都有他人学习的优点。有时，他人的一个举动，一个表情，即使随便的一句话，也是他人数十年功力的集成、修养的外露。一定要用心体会，择其善而从之，择其不善而改之。除此之外，听专家讲座，和人交往，尤其是和成功人士交往，都是向他人学习的绝好机会。因此，我们要善于向周围的人学习，学习他们的高尚道德、优秀品质、开拓精神、务实品格、处世方法、谋事方略、为人技巧、做事技能等等。

第四，要善于向自己学习。个人进步最大的障碍是不能主动了解自己的特点，并扬长避短。向自己学习的功效，与向客观世界学习 （含他人）的作用，可以相互媲美。因为，人的世界由主观世界和客观世界共同构成，一个人的人生能达到的境界最终由主观努力和客观验证共同支撑。人生中，能够知道自己天赋和优势的是自己，清楚自己缺点和劣势的也是自己，战胜了自己便是战胜了一切。因此，我们要认真剖析自我，正确认识自我，努力改造自我，寻求自己人生木桶中的长板和短板，进而增加长板，补救短板。补救了短板，就增加了人生这座大山的底蕴和厚重；增加了长板，就可以营造美丽的山峰，铸造人生的辉煌。

二、知识的内化，是学习型办公室的基本功能

知识内化是将新获取的知识、理念、意识方法进行交流、分析、共享，使办公室员工接受、理解、吸收新知，改变办公室和工作人员的认知模型、情感模式，有效地帮助理解创新、支持创新、开展创新。

第一，办公室成员对知识的内化。

任何知识、信息、理念的获取，都是通过每个组织成员个体作为载体进行的，在鼓励学习接收知识的同时，还要努力营造分析、研究、借鉴、运用新知识的氛围。使他们通过理性的、感性的接触，获得新知识、新技术、新方法，经过分析、消化、吸收，并结合自身原有的知识体系加以有机融合，形成新的知识体系、新的思维模式、新的思想观念、新的处世理念、新的做事能力，以敢于创新、勇于开拓的精神去迎接新的挑战，完成新任务。

第二，办公室成员之间知识的传递。由于专业的差别，岗位的不同，每个成员接收的知识和获得的感悟是不一样的。努力激发学习兴趣，烘托研究氛围，在成员个体获得新的知识、理念、方法以后，一边分析、消化、吸收，一边与其他成员进行交流和讨论，使得新理念越来越清晰，新方法越来越明了，在相互学习交流的基础上，陆续碰撞出新的火花，产生新的灵感，形成新的更大的知识体系。办公室领导要主动建立起民主式、参与式的文化氛围，倡导平等、自由的交流理念，组织开展教育培训、调查研究、经验交流、参观浏览，实行书面或口头汇报、岗位轮换，在制度建立、方案拟定、重大事情决策中广泛参与、集思广益，形成畅通的知识共享系统，促进知识在办公室内部快捷流畅地传播。

第三，办公室对知识的内化。办公室成员在对知识学习、交流、讨论、升华后，形成宽泛的知识点、知识块、知识面，若想使这些知识在办公室内发挥更大的作用，就必须有选择地与办公室工作的特点、规律、特色相结合，与办公室原来的知识体系、管理思想、领导风格相结合，形成更加先进和完善的知识体系、管理模式、工作作风。在办公室对知识内化的过程中，办公室主任要做到思维活跃、思路开阔，敢于接触新事物、接受新思想，善于形成新思路、总结新模式、制定新措施，为办公室对知识的内化树立榜样。科学制定培训计划，组织业务研讨，开展专题调研，将选先进、评优秀、晋职称与学习结果挂钩，为办公室知识的内化提供体制和机制保障。

三、知识的外显，是学习型办公室的基本要求

知识外显是将组织或组织成员的隐性知识、素质和能力通过不同媒介或方式表现出来，为完成组织任务和目标提供服务和支撑。知识的外显有别于外显知识，前者的内容更宽泛，形式更丰富，意图更明确，是自我的主动展示；后者则是被动的或无意识的外露。学习型办公室要着力通过知识外显树立自己的完美形象，树立科学理念，完善管理模式，规范管理程序，完成组织使命，在机关的工作作风建设中起到模范带动作用和标杆示范作用。

第一，办公室成员的知识外显。办公室成员作为办公室相关知识的接收者、承载者、传播者、内化者，更是对新一轮知识的外显者。在接受新的知识、理念、方法后，进行加工凝练，同原来的知识进行有机结合，形成新的知识体系，使其内化于心，在实践中展示出更高的能力、素质和水平。知识的外显表现在工作的方方面面上，表现在生活的点点滴滴中，一篇文稿、一张图片；一次交流、一次服务；一个活动的准备、一场报告的效果都体现着每个成员的能力、素质和水平，展示着每个成员的态度、学识和智慧，一定要周到缜密、精益求精。对于办公室工作成员的知识外显，一要自成体系，相对稳定，体现出其规范、庄重与成熟；二要不断纳新，敢于创新，注重接受新事物、新理论；注重使用新工具、新方法，引领办公室工作的新潮流。

第二，办公室的知识外显。办公室的知识外显是办公室工作成员知识外显的主导与方向，是办公室工作成员知识外显的综合外在表现形式。在组织内，办公室的主要职能就是内做服务，外树形象。通过定制度、建规范、严管理，为单位领导做好保障、为基层单位做好协调、为教职员工做好服务；通过展素质、显水平、树形象，提升组织地位，增强组织影响。因此，办公室工作要做到：一是建章立制要合法、全面、细致、完善，要有针对性、可操作性和与时俱进性，经得起他人的推敲和时间的检验；二是文字文稿要规范、庄重、完美，要有理论性、实践性和时效性，既对现实工作有指导性，又要对他人有借鉴性。三是接待服务要周到、及时、热情，要熟知接待礼仪、民族习惯、地方风俗、个人喜好，把握接待原则和层次，既要不失礼节，又要令客人满意；既要做到热情大方，又要注意节俭节约。四是会场设置要庄严隆重、朴素大方、规范有序，从会前的材料准备、人员就位，到会中的协调服务、秩序维护，再到会后的宣传学习、贯彻落实，都要做到条理分明、杂而不乱。会议召开的成功与否，既是办公室知识外显的综合展示场所，也是组织增强凝聚力和向心力的关键环节，更是组织对外展示形象的绝佳机会。

学习型办公室的建设是一个系统工程，是全体办公室工作人员不断获得新知，并将其内化于心、外显于行的系列活动。中共中央提出的 “八项规定”，为我们办公室工作提出了新的要求，树立了新标准。我们要认真学习，仔细研究，大胆落实，在改进文风会风、厉行勤俭节约、改进工作作风、密切联系群众等方面倡导正作为，传递正能量，营造正氛围。