规范档案管理 强化民生服务 促进新农合健康发展

文/张琛

建立新型农村合作医疗制度 （简称“新农合”），是建设社会主义新农村，提高农民健康水平所采取的一项重大举措，对于减轻农民就医的经济负担，促进农村社会协调发展具有重要意义。作为这项制度得已建立和高效运转的重要基础性文件材料的档案，正日益发挥着不可替代的重要作用。开展新农合民生档案规范工作，科学整合新农合民生档案资源，合理利用民生档案，对构建诚信政府、更好服务民生具有重要意义。

一、健全新型合作医疗档案

各相关部门应站在对历史负责，对未来着想的高度，提高大局意识、责任意识和民生服务意识，把规范新农合档案工作作为新农合工作的近期工作重点之一。新型农村合作医疗工作是个系统工程，其档案工作涉及的部门多，但主要集中在县、乡医疗卫生部门和新农合管委会办公室。各相关部门，尤其是新农合管理办公室，应根据本地区的实际，制定档案工作岗位责任制和相关的规章制度。将新农合建立和运转过程中产生的各类档案相互衔接，各自承担相应的职能。确保新农合档案的收集齐全、整理规范、保管有序、利用有效。

二、新农合档案的构成与整理

在推进新农合过程中主要产生行政组织推进方面的公务文书档案、参合及管理方面的业务档案、治疗方面的医疗文书档案和待遇兑现方面的会计档案等四类档案。在这四类档案中业务档案对确定治疗过程是否合理、待遇兑现是否符合政策规定起着重要的依据作用，因而处于核心地位。从当前运作实际情况看，新农合业务档案主要包括反映基础性和管理性两大方面信息的文字材料。基础性信息材料主要包括参合农民基本情况登记表、缴费登记表、户口簿和身份证复印件等。管理性信息材料主要包括参合人员每次住院治疗时产生的病志复印件、处方、出院证明等。这些材料是参合农民进行治疗的真实记录，是对其业务管理的基本依据，也是兑现待遇的权威依据。参合业务和医疗文书档案是新农合系统档案的主体，涵盖了参合人员进入医院大门直至出院的全部过程。

依据新农合运作实施的特点，其档案应按类别分类归档，参合业务档案以一个县的全部新农合业务档案为整体设立独立全宗，先按乡镇加以分类，在每个乡镇内按行政村分类，在每个村内按农民家庭进行分类。这种分类符合以家庭为基本参保单元，以县为单位统筹，县乡村三级负责运转体制的模式。医疗业务类可按年，再于年内按门诊、住院划分种类，住院类又可按省、市、县的定点医院分类。通过整体到局部层层分解，不但分成若干类目，且形成一个具有一定平行和隶属关系的类目体系。归档的业务文书材料按 《归档文件整理规则》 （DA/T22-2000）的规定整理。归档的会计文件材料按 《会计档案管理办法》的规定整理。业务档案以件为单位装订，以问题为主进行组合并装盒，按时间顺序排列，填写卷内文件目录，编制专题目录，每份文件上盖归档章。

三、新农合档案的管理与利用

新农合档案是新型农村合作医疗工作的重要组织部分，各单位应将其纳入主要负责人的目标管理责任制，纳入新农合管理经办机构职责范围，健全制度、规范操作，明确档案专职人员，建立新农合档案库房，配备档案装具。建档单位应加强档案库房的温湿度管理和安全卫生意识，做好档案统计、鉴定工作，尽快实现档案管理现代化，有条件的地区可将合作医疗相关档案上网公布。档案工作人员应据保管的合作医疗档案类型编制文书档案归档文件目录、合作医疗专业档案专题目录、患者目录等检索工具，编写全宗介绍、基础数字汇编、发文汇集、专题档案编研资料等。查阅档案要填写 “档案查阅登记表”和 “利用档案效果登记表”。档案工作人员要创新服务方式，搞好咨询服务，为农民和合作医疗事业提供优质服务。

推行新农合档案信息化，就要以县域为单位建立统一标准和规范，形成标准体系。在建立标准规范时，围绕服务民生要求做起，力求简约、合理、实用。农合办、医疗机构要严格按照规范标准，做好农合档案的归档、排序、装订，及时填制新农合档案管理电子登记册，完善新农合管理查询系统，便于医疗单位即时补偿，为群众提供方便快捷的优质公共卫生服务，让新农合档案成为农村居民的健康守护神。

四、建立新农合档案过程中需注意的环节

新型农村合作医疗制度涉及面广，参合人员众多，其档案工作量大繁杂，做好档案工作必须抓住以下几个环节。

（一）抓住收集整理环节。严密收集，保证档案材料齐全完整，同时科学分类整理，实现系统化、规范化，是建立完善新农合档案的基础工作。责任分解落实到具体承办人员和档案管理人员，职责分明，奖惩兑现，以确保新农合运作过程中形成的各类文件材料齐全完整地得到收集。

（二）抓住编制检索工具环节。由于参合农民数量多，编制科学的检索工具，对以后考查、档案利用至关重要。首先按基本目录分类，再按姓氏笔画或姓氏拼音字母排列法编制检索工具，便于有效便捷地检索档案。

（三）抓住鉴定销毁环节。根据新型农村合作医疗业务档案量大和保管期限不同的特点，必须定期对业务档案进行鉴定，及时将其中失去保存利用价值的加以销毁，减少空间的占用，节约管理费用成本。