基于条形码的医院科研经费管理模式的建立

南京军区福州总医院 科训科，福建福州 350025

基于条形码的医院科研经费管理模式的建立

张胜行，陈大鹏，杨小龙，凌小明

南京军区福州总医院 科训科，福建福州 350025

科研经费管理是医院科研管理的一个重要环节，文章介绍了医院根据科研管理流程研发的数字化医院科研管理信息系统，建立了基于条形码的医院科研经费管理模式，讨论了该系统的主要功能以及应用体会。

科研经费管理；科研管理信息系统；条形码；医院信息系统

近年来，医学研究投入不断增加，科研经费来源日趋多样化，其管理和使用存在的问题越来越突出[1]。在全面建设数字化医院的新形势下，信息化、网络化的医院科研管理将是在知识经济时代生存的最基本条件[2]。依托科研信息平台，提升医院科研管理水平已势在必行[3-4]。自2010年以来，我院借助于信息化建设优势，建立了基于全流程管理的交互式科研信息管理平台，采用基于条形码的网络化科研经费管理模式，有效规范了我院科研经费的管理，并带动了科研管理水平的提高。

1 科研管理信息平台的框架

该系统通过客户机/服务器（Client/Server，C/S）和浏览器/服务器（Browser/Server，B/S）模式相结合的方式实现。前台以B/S方式实现：项目申报/管理模块、成果申报/管理模块、项目评审模块、经费管理模块、重点学科和人才管理模块。后台为C/S模式，科研管理部门负责对网上申报的科研项目和科研成果进行审核并转为正式数据，实现数据维护、统计等功能。服务器操作系统采用Windows2003，Web服务器软件为微软ⅡS6.0，用户端Web浏览器采用IE5.0，数据库系统使用Microsoft SQL Server2005，开发工具是Visval Studio 2005，Web开发技术使用最新的ASP.NET。科研经费管理模块是其中最重要的模块之一，经费管理流程，见图1。

2 基于条形码的医院科研经费管理模式功能

本系统主要管理科研项目经费入账开支，通过条形码实现科研经费信息的查询、统计报表的打印等功能[4]。通过条形码还可了解各类项目的总投入、支出和结余情况，系统提供了详细的查询功能，可以通过模糊查询、浏览或打印组合条件的方法查询科研项目各明细的开支和结余情况，查询的结果[5]。

图1 经费报销流程图

2.1 项目负责人根据需求填写条码式报销单

2.1.1 系统填报功能

项目负责人以其用户名和密码登陆后，可浏览到其所有在研项目的编号、名称、起始年限、经费情况、项目状态，通过点击经费管理下拉菜单中的不同功能按钮可实现：在线填写科研经费报销申请；查询报销经费是否通过科技处的审批；查看科研经费使用情况和每笔支出科目情况。

项目负责人根据系统提示填写好报销单后，系统可自动生成带条形码的经费报销单[6]，条码上汇集了报销单上的所有信息，除了申请者的基本信息和项目信息外，还具有开支种类、开支量以及对管理部门的提示，包括经费报销的项目、项目经费结余情况。此报销单填写规范、信息完整、字迹清晰，可避免因手工书写字迹潦草、错误等问题[7]。

2.1.2 预警提示功能

本工作对GMZ07膨润土及其不同掺砂率混合物的饱和试样进行直剪试验及扫描电镜测试,研究试样用不同浓度盐溶液饱和时的强度特性,分析和总结试验结果可得到以下结论.

系统按照各级科研经费管理办法要求，对项目支出科目（包括研究经费、国际合作与交流经费、劳务费和管理费等）按照一定比例设限[8]，如按照《国家自然科学基金项目资助经费管理办法》面上项目中国际合作与交流经费≤15%、劳务费≤10%、管理费≤5%等经费支出科目的比例要求，科研经费使用只能在相应的范围内开支，当超支时系统会进行预警[9]，提示超支，且下一步操作受限。同时，项目负责人又可在系统中随时查看到项目实际开支情况、各科目经费余额、剩余可使用经费等，从而更好地安排经费使用，减少经费使用的盲目性。

2.1.3 经费查询功能

由于程序字段设置详尽，每个课题的各个细节特征均可作为查询要素，每个明细要素均可作为科研经费管理人员单独或混合查询的要素[10]。由于课题信息要素全面，管理人员查询操作灵活方便，完全可以满足平时管理和及时汇总的需要。同时，为便于课题研究人员自我查询，软件充分利用现有医院信息系统（HIS）资源，设置了数据向HIS输出功能。工作人员随时可以将科研费使用数据上传至HIS相应查询模块，研究人员通过个人ID号及密码登陆查询模块，即可查询本人各课题经费使用情况。这一功能使科研经费管理更加科学透明，同时使课题研究人员对自己的经费情况清楚明了，便于合理安排使用。

2.2 科管部门对经费登记审核

经费报销单送达科管部门后，工作人员利用管理系统对报销单条形码扫描签收，同时系统产生报销单收到时间。对合格的报销单实施登记确认，并进入审核环节，科管部门审核时主要对科研项目的进度、经费使用的合理性进行分析；对不合格的报销单注明原因退回，同时通过系统给申请者消息预警。

2.2.1 科研经费录入功能

每个科研项目经费到账后，由科技管理部门根据上级拨款通知将具体入账明细录入系统。经费到账时登记的财务科目可以根据不同的项目来源进行设置。到款登记后，可打印到款通知单，由项目负责人到财务处办理相应的经费划拨手续。

2.2.2 科研、财务经费自动对接功能

通过自主研发的全流程管理交互式科研信息管理平台，利用条形码工具，实现科研经费管理系统与医院的财务管理系统的自动对接，并在两者之间建立转换工具，保证财务科目数据与科研项目预算科目数据的对应。实现了财务管理信息的有效共享，达到管理环节的相互协调、相互依托、相互渗透，有效地解决科研经费管理各部门衔接不够和沟通不畅的问题。

2.2.3 科研经费审核功能

科研管理人员点击审核条件按钮，通过扫描报销单上的条形码，在系统界面上出现名称、申请人、审批时间、科室等内容，并出现科研项目的经费使用情况，便于科研人员对经费使用情况进行审核。科研管理部门对每项科研经费报销申请进行审核，如经费支出范围、比例是否符合医院科研经费使用管理办法，管理部门将审批修改意见及时反馈给申请人，以便他们及时作出修改后重新递交报销申请。

2.3 财务部门审核报销

2.3.1 简化录入功能

财务管理部门通过条码扫描枪直接扫描条形的识别码，可将单据的数据自动录入系统，完成医院财务系统与科研管理平台的对接。财务部门根据财务管理规定对报销单据进行检查、审核。符合规定的即自动进入登记报销程序，对不合格的报销单注明原因退回，同时通过系统给申请者消息预警。项目负责人可在系统上看到报销进程及结果。

2.3.2 自动统计功能

系统可根据需要统计项目负责人或项目等经费使用情况，实现对每个支出科目（包括研究经费、国际合作与交流经费、劳务费、管理费）经费使用累计，为今后填写各类统计报表提供方便。

3 科研经费管理应用条形码的体会

利用科研经费条形码管理系统我们构建了一整套科研经费管理体系，有效地加强了科研经费使用的监管力度，使科研经费管理更加科学化、透明化、高效化[11]。

3.1 规范了科研经费管理

经费管理系统的建立，理顺了科研、财务和各科室的关系，有利于纵向科研经费按合同管理，有利于科研经费的监督控制和及时评价，有效控制了人员费、会议费、差旅费、国际合作与交流费、协作研究费过多支出，提高科研经费使用效率，避免课题经费使用超支现象和预算与执行脱节的情况[12]。

3.2 强化了经费使用的监督

在科管部门、财务管理部门和课题负责人之间建立计算机网络化管理系统，管理部门可通过网络系统定期浏览和检查每项课题经费的使用情况，了解已出现的或可能出现的问题，及时采取相应对策，加强对经费的监督控制和评价。课题负责人也可在网络上查询自己的科研经费使用和结余情况，减少盲目开支，另一方面在合理的预算开支范围内，简化了报销流程，使项目负责人将更多的精力投入到研究中，进而提高了科研工作的效率。

3.3 方便了科研经费统计

该系统经过一年多的使用，运行稳定、可靠、方便、实用，减轻了繁琐的日常手工统计，避免了手工操作的误差，避免了以往因财务扣费滞后而造成的超支现象，大大方便了课题经费的管理，促进了科研经费管理的规范化、科学化。同时能为及时动态了解和分析科研工作状态提供客观、真实、准确的数据和科学的分析结果，有效提高了科研管理的效率。

随着科研经费管理制度的不断改革，医院科研工作与社会各界的科技合作联系将不断加强，科研经费渠道也呈多样化，科研资金管理范围不断拓展、管理内容日趋复杂,对科研经费专管人员和财务人员的管理要求也越来越高。我们将继续优化条形码管理模式，持续加强科研经费项目分类管理，以确保经费的合理使用。

[1] 李志光,杨涛,梁宁霞,等．基于WEB的医院科研管理信息系统的构建[J]．中华医学管理杂志,2009,22(20):111-112．

[2] 孙艳敏．医院计算机网络化的管理与实践[J]．中国医疗前沿, 2008,3(2):50-51．

[3] 沈昭在．知识经济时代与医学科研管理[J]．中华医学科研管理杂志,2000,13(2):67-68,92．

[4] 王燕妮,李剑,亢继科,等．我院物资管理系统的设计与实现[J]．中国医疗设备,2012,27(10):102-103．

[5] 赵锦辉．计算机软件在医院科研经费管理中的应用[J]．卫生经济研究,2010,(9):46-47．

[6] 邵文欢,魏祥昆．医院使用固定资产条形码管理的探索与实践[J]．中国医院管理,2012,32(5):79

[7] 曹剑峰．网络化科研经费管理系统的建立与应用[J]．中医药管理杂志,2011,19(10):962-963．

[8] 佘三元．我国高校科研经费管理存在的弊端及其对策[J]．海口经济学院学报,2008,7(4):25-29．

[9] 钱毅．医院科研经费管理的存在问题和解决对策[J]．科技管理研究,2007,(8):84-86．

[10] 王义明．科研项目经费预算动态管理系统初探[J]．财务与会计,2005,(4):7-8．

[11] 叶雪颜．谈医院科研经费的管理[J]．中医药管理杂志,2007, 15(9):669-670．

[12] 于新颖,陈瑛,张焕萍,等．对医院科研经费管理存在问题的几点思考[J]．中华医院科研管理杂志,2006,19(2):94-95．

Establishment of Management Mode of Scientific Research Funds Based on Barcode Technology in Hospitals

ZHANG Sheng-hang, CHEN Da-peng, YANG Xiao-long, LING Xiao-ming
Department of Technical Training, Fuzhou General Hospital of Nanjing Military Command, Fuzhou Fujian 350025, China

Research funds management is an important section in scientific research management. This paper introduced construction of digital hospital scientific research management information system on the basis of the scientific research management process and how to establish the barcode-technologybased management mode of scientific research funds in the hospital, and discusses the function and application of this system.

scientific research funds management; scientific research management information system; barcode; hospital information system

R197.324；R197.32

B

10.3969/j.issn.1674-1633.2013.07.026

1674-1633(2013)07-0073-03

2013-04-16

2012年福建省科技拥军项目（2012YJZ1606）。

本文作者：张胜行，主管技师，医学硕士，主要研究方向：医学免疫学和科研管理。

凌小明，主任医师，医学硕士，主要研究方向：医院管理。

作者邮箱：fzzyyzsh@126．com