高职院校图书馆期刊管理工作综述

唐兰华

摘 要：高职院校的期刊是图书馆馆藏的重要组成部分，也是广大师生获取信息资料的重要来源之一。如何做好期刊的管理工作，让期刊更好地为读者所用，是需要高职院校期刊管理人员高度重视和认真对待的。根据本馆的实际情况，结合本人的工作经验，从期刊的订购管理、期刊的验收记到管理、期刊的催查补缺管理和过刊的装订验收管理四个方面阐述高职院校如何做好期刊管理工作。

关键词：高职院校；图书馆；期刊管理；综述

中图分类号：G256 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）13-0167-02

高职院校的期刊是图书馆馆藏的重要组成部分，也是广大师生获取信息资料的重要来源之一。在高职院校图书馆的报刊阅览室里，读者可以阅读到当天的报纸，还可以阅读到各种最新的专业期刊和休闲娱乐期刊，所以期刊一直深受读者的喜爱。如何做好期刊的管理工作，让期刊更好地为读者所用，是需要高职院校期刊管理人员高度重视和认真对待的。根据本馆的实际情况，结合本人的工作经验，从期刊的订购管理、期刊的验收记到管理、期刊的催查补缺管理和过刊的装订验收管理四个方面谈谈如何做好期刊管理工作。

一、期刊的订购管理

期刊的订购管理是整个期刊管理工作中最重要的一步。期刊的订购质量直接影响着期刊利用率。

（一）科学合理地选择期刊品种

1.泛地征求意见。首先要征求阅览室工作人员的意见，因为阅览室的工作人员经常和读者接触，能及时地把读者的意见或者建议进行反馈；另外在图书馆的主页上提供选购建议，让广大师生参与到选购中来。

2.掌控好期刊的订购比例。尽量符合本校专业需求和读者素质提高的需要。

3.调查分析，适当地删除或增加期刊。

4.注意期刊的变化情况，以防错订或者漏订。如期刊更名，邮发代号变更等等，诸如此类期刊，如不细加分析，很容易漏订或者错订。

5.合理地配置电子期刊。电子期刊以其体积小、传递速度快、信息量大、资源共享等优势备受读者青睐。

（二）选择适合的期刊供应商

如今期刊的订购渠道日益丰富，所以应多渠道，多方面了解，熟悉期刊供应商的经营规模、信誉度、期刊品种的覆盖面、订刊的折扣率以及到刊速度、到刊率、差错处理能力等，选择适合的期刊供应商。传统的邮局订购渠道，具有报刊品种齐、发行速度快等优势，而且随着这几年期刊公司的市场竞争，邮局工作人员的服务水平、投递的完整性和投递的及时性都有了明显的提高，所以邮局订购仍是很好的选择。期刊公司订购，具有服务方式好、信息反馈能力强等优势，所以诸如人大资料、非邮发的期刊、外文原版期刊或者阅读量较少的期刊，可以采用期刊公司订购的方式。

（三）在系统里做好订购信息

与期刊供应商确定并核对好订购清单后，然后在图书馆所使用的管理系统里做好订购记录，这样方便查询期刊的订购信息。本馆目前使用的是ILASⅢ系统，进入系统后，在“连续出版物管理”里找到“订购编目”中的“订购处理”，在“订购处理”里做好每年的订购信息。对于每年连续订购的期刊，可以采用批续订的方式做好订购信息，例如：2013年续订人大复印资料，用“RD2012”检索（因为2012年人大复印资料的订购信息里的发行者码都已记录为RD2012），就把2012订购的所有人大资料检索出来了，在“设置”里进行参数设置，征订年设为2013年，然后点“批续订”——正在装入工作单数据，批续订的数据出来后，在替换发行者码里确定新的发行者码，最后确定批续订，这样2013年人大复印资料的订购信息就完成了。其他连续订购的期刊也可以采用这种批续订的方式轻松完成。做了批续订后，如果有第二年不再订购或者停刊的期刊，可以删除订购信息或者做停刊记录处理；或者出现有出版频率或者价格等变动的期刊，就需要根据相应的情况做相应的订购处理。新订购的期刊需要先做好编目数据，给出索取号，然后再做订购信息。只有做好了期刊的订购信息，才能更好地完成期刊的记到管理。

二、期刊的验收记到管理

期刊的验收记到，是指图书馆的工作人员对陆续到馆的现刊，按照到刊清单进行核对验收，然后在图书馆所使用的管理系统里进行记到处理并贴上排架号等相关工作。其中现刊记到处理是期刊管理工作中不可缺少的重要环节。在ILASⅢ系统里，一般选择“连续出版物管理”中的“现刊管理”的“普通记到”进行现刊的记到。遇到以下特殊情况，更需要仔细地记到。

第一，合刊，就是两期或者多期合为一期同册出版发行的期刊。例如：2013年的《中国经济周刊》第五、六期合刊，那么就需要在“详细记到”的“记到期”栏输入“5-6合”（也可在备注栏标注合刊），“记到总期”栏输入455、456，确定后再把本刊的第六期记到格删除即可。

第二，一刊多版，就是刊名相同，邮发代号不同的多个版本的期刊。例如：《中国作家》的ISSN号为1003-1006，现在为旬刊，包含文学（邮发代号为2-545）、纪实（邮发代号为80-526）、影视（邮发代号2-653）三个版本，本馆只做一条订购数据，那么文学第1期，就在第一个记到格的“详细记到”的“记到期”栏输入“1文学”，“记到总期”栏输入相应的总期，然后再确定记到，纪实第1期和影视第1期也分别在第二个和第三个记到格的“详细记到”的“记到期”栏输入“1纪实”和“1影视”，“记到总期”栏输入相应的总期，然后确定记到。

第三，增刊、特刊、专刊等，就是在正常的出版刊期中，又增加一期或者多期并标注有刊的类型的期刊。例如：2007年《小说月报》，第一期后有增刊，就在第一期的记到格里选“后插入记到格”或者在第二期的记到格里选“前插入记到格”，插入记到格后，在“详细记到”的“记到期”栏输入“增刊”，然后点击确定。特刊、专刊等也如此操作就可以了。

第四，附带的刊或者光盘，就是期刊里带有副刊、试刊、珍藏版、纪念册、赠别册或者赠送有光盘等。这些附带的刊或者光盘可以在“详细记到”的“备注”里记录相关信息。

第五，期刊更名、ISSN号或者邮发代号有变化的期刊。期刊的名称有所变化的，就需要著录新的数据，做出新的订购记录，然后再如实进行记到；ISSN号或者邮发代号有变化的期刊，就需要在著录数据里添加新的ISSN号或者邮发代号，在300字段说明期刊的变化，然后再如实进行记到。

由此可见，期刊在出版发行时的变化是多样，图书馆的验收记到工作人员需要认真仔细、归纳总结，对于不同的期刊要选用不同的却显而易见的方式记到，这样才能清晰准确地反映期刊到馆状态。

三、期刊的催查补缺管理

期刊服务的最终目的是使期刊资源得到最充分和最佳的利用，其连续性和完整性是首要的，也是最基本的原则，所以期刊的催查补缺工作是很重要的。

第一，邮局或期刊供应商漏发、错发或者少发的现象比较严重，图书馆的期刊工作人员需要定期地查找出所缺期刊并列出清单，及时地向邮局或期刊供应商反馈。本馆的缺刊清单在ILASⅢ系统的“连续出版物管理”中“现刊管理”的“催询处理”里完成的。在“催询处理”里，先进行“格式设计”，然后选择“催询途径”，输入“订购年”、“过期天数”、“发行者码”等相关信息，并勾上“只催询未到的期刊”，然后提取数据，并导出缺刊清单。所导出的缺刊清单中有些信息不准确，因为期刊存在合刊或者其他原因使系统无法识别，这样的话，就需要在ILAS系统的“普通记到”里进行一一核实，然后把核对好的缺刊清单及时地反馈给邮局或期刊供应商，并督促其尽快补齐所缺期刊，且能把更名、合并、停刊或休刊等有变化的期刊及时地告知图书馆。

第二，期刊在流通过程中由于读者久借不还或偷窃、损毁、丢失等原因，造成了期刊的缺少。针对上述情况，图书馆的期刊工作人员应加强现刊的借阅管理，及时地要求读者归还过期的期刊；加强技术防范和监督管理，减少期刊的流失。

四、过刊的装订验收管理

期刊为便于图书馆收藏，也方便读者加以利用，过刊的装订验收工作就十分必要，其工作流程如下：

（一）过刊整理下架

本馆期刊工作人员每年5月份左右就开始把上一年度地期刊整理下架，及时地催查补缺，以保证装订期刊的连续性和完整性。整理后的装订期刊要保证外观统一、厚度适中，并打印出装订清单，便于核对查询。

（二）过刊组织送装

过刊下架整理完成后，找到正规的合适的装订公司，签订装订合同，制定出装订要求（例如：期刊装订厚度；封面、书脊烫的内容和字体要求；中外文过刊的封皮颜色等等），然后在学校放暑假前交送给装订公司进行装订。随后期刊工作人员根据装订公司反馈的装订清单（装订清单包括：序号、刊名、年、卷、期、索取号、尺寸）逐一核对，把错误的或不完整的装订信息及时地更正或补充。装订公司再根据核对好的装订清单精装合订本。

（三）装订好的过刊检查验收

装订好的合订本由装订公司暑假过后送回馆里，期刊工作人员需进行数量和质量方面的检查验收，确定合格后方能签字接受。装订好的合订本还需要在ILASⅢ系统的“连续出版物管理”里的“过刊管理”中的“装订验收处理”做馆藏记录。在系统里，每本合订本需分配条码号，并著录年卷期、价格等，且需给每本合订本贴上相应的条码号。在做馆藏记录的同时，需再一次核对每本合订本的刊名、年卷期、索取号等是否存在装订错误或书写错误，如有错误，应返回装订公司，重新修改装订。待全部的合订本馆藏记录完成后，就可以送到相应的库室上架供读者参考阅览。

综上所述，期刊管理工作的环节较多，任务较重，期刊工作人员要有责任心、有耐心，并能细心地完成好每一项管理工作，为读者提供更好的服务。

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